合同管理流程手册

合同管理流程手册一、适用业务场景本流程手册适用于企业各类合同的规范化管理，涵盖但不限于：采购类合同：原材料采购、设备采购、服务外包等；销售类合同：产品销售、技术许可、服务提供等；合作类合同：项目合作、联营协议、研发合作等；其他类合同：租赁、借款、赠与等具有法律约束力的协议。适用于企业内部各部门（如采购部、销售部、项目部、行政部等）及外部合作方在合同全生命周期中的管理需求。二、合同管理全流程操作指引（一）合同起草与需求确认操作主体：业务部门（如采购需求方、销售对接方）核心步骤：需求梳理：业务部门根据合作事项，明确合同标的、数量、质量标准、交付时间、付款方式、违约责任等核心要素，填写《合同需求审批单》（见模板1），经部门负责人经理审批。资料收集：收集合作方主体资格材料（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明等），保证合作方为合法存续的法人或其他组织。条款草拟：根据需求及企业《合同管理办法》，使用企业标准合同模板（无模板时参考行业范本）起草合同文本，重点约定：双方权利义务、履行期限与地点；验收标准与流程；金额、支付方式及开票信息；保密条款、知识产权归属；不可抗力、争议解决方式（优先约定企业所在地法院诉讼或仲裁）。内部初审：业务部门负责人审核合同文本与需求的匹配度，保证无遗漏或冲突条款。输出成果：《合同需求审批单》（初稿）、合同草案（含附件）。（二）合同审核与修订操作主体：法务部、财务部、业务部门核心步骤：法务审核：法务部重点审核以下内容：主体资格：合作方是否具备履约能力（如特殊行业资质）；条款合法性：是否存在违反法律、行政法规的无效条款；权利义务对等性：是否存在显失公平的条款；风险点：违约责任是否明确、争议解决方式是否可行。法务部在2个工作日内出具审核意见，标注“同意”“需修改”或“需补充材料”。财务审核：财务部重点审核：金额准确性、支付方式是否符合财务制度；税费承担、开票信息是否合规；涉及保函、保证金等条款的资金安全性。财务部在1个工作日内出具审核意见。业务部门修订：业务部门根据法务、财务审核意见，逐条修订合同文本，修订后再次提交审核部门确认。若存在重大分歧，由法务部牵头组织业务、财务部门召开协调会，形成统一意见。输出成果：法务审核意见表、财务审核意见表、修订版合同文本。（三）合同签订与生效操作主体：法定代表人/授权代表、行政部、业务部门核心步骤：授权审批：合同文本经最终审核无误后，由法定代表人或其授权代表（需附《授权委托书》，见模板2）签字确认。用印管理：行政部核对合同文本与审核版本一致性、签字完整性后，加盖企业合同专用章（严禁以公章代替合同章）。文本分发：签订后，行政部留存原件2份（1份归档，1份交财务部），业务部门、合作方各执1份（电子版同步存档）。生效确认：合同自双方签字盖章之日起生效；约定附条件生效的，条件成就时生效（如审批通过、支付定金后）。输出成果：正式合同文本（签字盖章版）、《授权委托书》（如需）。（四）合同履行与监控操作主体：业务部门、财务部、法务部核心步骤：履行跟踪：业务部门指定专人（如专员）作为合同履行责任人，按合同约定跟踪进度：采购类：监控供应商交付时间、质量，组织验收并签署《验收确认单》（见模板3）；销售类：跟进客户付款进度，及时催收逾期款项；服务类：确认服务成果是否符合约定标准。异常处理：履行过程中若出现对方违约（如延迟交付、质量不合格）或不可抗力事件（如自然灾害），业务部门应在24小时内书面报告法务部及分管领导，收集证据（如照片、函件）并启动应对方案（如协商变更、索赔、解除合同）。付款管理：财务部根据合同约定及验收单、发票等资料，安排付款，保证资金支付合规。输出成果：《验收确认单》、履行进度报告、异常处理方案。（五）合同变更、终止与归档操作主体：业务部门、法务部、行政部核心步骤：变更流程：若需变更合同内容（如金额、履行期限），由业务部门提出变更申请，参照“起草-审核-签订”流程签订《合同变更协议》（需明确变更条款及生效条件）。终止处理：合同到期自然终止，业务部门确认无未结款项及未履行义务后，书面通知财务部及合作方；协商解除或法定解除的，需签订《合同解除协议》，明确责任划分（如已付款项返还、损失赔偿）。归档管理：行政部在合同终止或履行完毕后10个工作日内，收集合同文本、审批单、验收单、变更/解除协议等全部材料，按“一合同一档”原则整理归档；归档材料需编写目录（见模板4），电子档备份至企业合同管理系统，保存期限不少于合同终止后10年。输出成果：《合同变更协议》（如需）、《合同解除协议》（如需）、合同档案（含电子版）。三、常用模板表格模板1：合同需求审批单合同名称需求部门提交日期合作方名称合同类型预算金额核心需求说明（可附页）部门负责人意见签名：*经理日期：法务部审核意见签名：*法务日期：财务部审核意见签名：*财务日期：模板2：授权委托书致：[合作方名称]本人（本单位）法定代表人委托被授权人（证件号码号：，职务：）作为授权代表，代表本人（本单位）就[合同名称]事宜，办理合同签订、变更、履行等相关手续，其法律后果由本人（本单位）承担。授权期限：自年月日至年月日授权人（签字/盖章）：*日期：年月日模板3：验收确认单合同名称合同编号验收日期验收内容验收标准（依据合同条款）验收结果□合格□不合格（不合格说明：）需求部门确认签名：*经办人日期：合作方确认签名：*代表日期：模板4：合同归档目录档案编号合同名称合同编号签订日期归档日期保管部门序号材料名称份数页码备注1合同文本2审批单3验收单四、关键注意事项主体资质审核：合作方为企业的，需核实营业执照（加盖公章的复印件）、经营范围、法定代表人证件号码明；涉及特殊行业的（如建筑、医疗），需查验相关资质证书，保证其具备履约资格。条款严谨性：避免使用“大概”“尽量”等模糊表述，金额、日期、数量等需明确具体；违约责任应与义务对等，避免“单方免责”条款。履行风险防控：合同履行中，业务部门需定期（如每周/每月）向法务部、财务部提交进度报告，重大风险（如对方破产、不可抗力）需立即上报，避免损失扩大。印章管理