行政办公文件归档管理规范

行政办公文件归档管理规范一、规范目的与适用范围为规范企业行政办公文件的归档流程，保证文件资料的完整性、安全性及可追溯性，提高档案管理效率，特制定本规范。本规范适用于公司内部各类行政办公文件（包括但不限于请示报告、会议纪要、合同协议、规章制度、人事资料、财务凭证、外来函件等）的收集、分类、整理、归档、保管及利用等全流程管理，各部门及全体员工均需严格遵守。二、文件归档全流程操作指引（一）文件收集：明确范围，责任到人收集范围公司内部形成的行政文件：如年度工作计划、总结、请示、批复、会议纪要、岗位职责说明书、培训记录、员工档案等；外部单位收发的行政文件：如部门通知、合作单位函件、客户投诉处理记录、审计报告等；具有保存价值的电子文件：如邮件往来、电子表格、扫描件、审批流程记录等（需同步打印纸质版或按电子档案规范管理）。收集责任与时限各部门指定专人（如“部门档案管理员*某某”）负责本部门文件收集，每月25日前完成当月文件初步整理；涉及跨部门协作的文件，由主办部门牵头收集，协办部门配合提供相关材料；年度总结、年度审计报告等专项文件，需在次年1月10日前完成收集并移交行政部。（二）文件分类：科学划分，逻辑清晰按“年度-部门-文件类型”三级分类法进行划分，保证分类标准统一、无交叉重叠。一级分类（年度）二级分类（部门）三级分类（文件类型）2024年行政部会议纪要、规章制度、办公用品台账财务部报销单、发票、财务报表、审计报告人事部入职登记表、劳动合同、培训记录、离职证明市场部合作协议、活动方案、客户资料（三）文件整理：规范格式，去除冗余检查文件完整性：核对文件是否齐全，如有缺失需及时补充（如会议纪要需附参会人员签到表，合同需附双方盖章页）；去除金属装订物：去除文件中的订书钉、回形针等金属物品，避免氧化损坏纸张；破损修复：对撕裂、字迹模糊的文件进行修补，可采用透明胶带粘贴边缘或复印后替换；排序与编页：按文件形成时间顺序排序，使用铅笔在右上角编写页码（如“1-5”表示共5页，第1页）；电子文件整理：电子文件需按分类建立文件夹，命名格式为“2024-行政部-会议纪要-20240315”，重要文件需刻录光盘或存储至公司指定服务器备份。（四）文件编号与登记：唯一标识，可追溯编号规则：采用“部门简称-年度-文件类型代码-流水号”格式，例如：“XZB-2024-HYJY-001”（行政部-2024-会议纪要-001）；部门简称：行政部（XZB）、财务部（CWB）、人事部（RSB）、市场部（SCB）；文件类型代码：会议纪要（HYJY）、规章制度（GZZD）、合同协议（HTXY）、人事资料（RSZL）、财务凭证（CWZP）。登记造册：填写《文件归档登记表》（详见模板一），一式两份，行政部留存一份，移交部门留存一份，登记内容包括文件编号、名称、形成日期、页数、密级、归档人、归档日期等。（五）文件装订与入库：规范存放，便于检索装订要求：采用左侧装订法，使用无酸纸档案盒或文件夹封装，每盒厚度不超过3cm，避免过厚导致文件变形；标签标注：档案盒正面需贴标签，标注“部门-年度-文件类型-起止编号”（如“行政部-2024-会议纪要-XZB-2024-HYJY-001至015”）；入库上架：按分类顺序将档案盒存入档案柜，档案柜张贴“年度-部门”索引标签，如“2024年-行政部”，并建立《档案存放位置索引表》（详见模板二），保证快速定位。（六）文件借阅与利用：严格审批，及时归还借阅流程：借阅人填写《文件借阅申请表》（详见模板三），注明文件名称、编号、借阅事由、归还期限，经部门负责人签字后交行政部审批；涉密文件需经总经理签字同意，借阅时由行政部专人陪同，现场查阅不得带出；借阅期限一般不超过3个工作日，到期需归还，如需续借需提前1天办理续借手续。借阅登记：行政部在《文件借阅登记表》（详见模板四）中记录借阅人、借阅日期、文件信息、归还日期等，借阅人需签字确认。（七）文件保管与保密：定期检查，防范风险保管环境：档案室需保持干燥、通风、避光，温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%，配备消防器材（如灭火器、烟雾报警器）和防虫防霉用品；定期检查：每季度由行政部组织对档案进行清点，检查是否有损坏、丢失、受潮等情况，发觉问题及时处理并记录；保密管理：涉密文件需单独存放于带锁保密柜，借阅需严格执行“谁借阅、谁负责”原则，严禁复制、摘抄或外传，违者将按公司规定追究责任。（八）文件鉴定与销毁：合规处置，杜绝浪费鉴定周期：每年12月由行政部牵头，会同各部门负责人对到期档案进行鉴定，确定是否继续保存或销毁；销毁流程：对无保存价值的档案，填写《文件销毁审批表》（详见模板五），经部门负责人、行政部经理、总经理签字审批；销毁时需由两人以上共同监督，采用碎纸机销毁或焚烧方式，保证信息无法恢复；销毁后在《文件销毁登记表》（详见模板六）中记录销毁文件名称、编号、数量、销毁日期、监销人等信息，相关审批表存档备查。三、常用管理模板示例模板一：文件归档登记表序号文件编号文件名称形成部门形成日期页数密级归档人归档日期存放位置备注1XZB-2024-HYJY-0012024年第一季度行政例会纪要行政部2024-03-205普通张*2024-03-25A3-01-01无2RSB-2024-RSZL-005李*劳动合同人事部2024-02-153普通王*2024-02-28B2-03-02无模板二：档案存放位置索引表年度部门文件类型档案柜编号起止编号2024行政部会议纪要A3-01XZB-2024-HYJY-001至0152024财务部财务报表C2-05CWB-2024-CWBB-001至008模板三：文件借阅申请表借阅人部门借阅日期归还期限赵*市场部2024-05-202024-05-22文件名称文件编号借阅事由2024年Q1市场活动方案SCB-2024-HDFA-003参考活动流程部门负责人签字：行政部审批：（签字）（签字）模板四：文件借阅登记表借阅日期借阅人部门文件名称文件编号借阅事由归还日期经办人签字2024-05-20赵*市场部2024年Q1市场活动方案SCB-2024-HDFA-003参考活动流程2024-05-21李*模板五：文件销毁审批表文件名称文件编号数量销毁原因部门意见行政部意见总经理审批2022年办公用品领用存根XZB-2022-YYPY-016-03015份超过保存期限，无保存价值同意销毁同意销毁同意销毁备注：经鉴定，该批文件无继续保存价值，按程序销毁。部门负责人签字：行政部经理签字：总经理签字：（签字）（签字）（签字）模板六：文件销毁登记表销毁日期监销人文件名称文件编号数量销毁方式备注2024-05-25张、王2022年办公用品领用存根XZB-2022-YYPY-016-03015份碎纸机销毁无四、关键风险点与注意事项文件及时性：各部门需在文件形成后1个月内完成归档，严禁拖延积压，避免因时间过长导致文件丢失或损坏；编号唯一性：文件编号不得重复，若需新增编号，需在流水号后连续递增，不得跳号或空号；电子文件管理：电子文件需定期备份（每季度至少1次），备份介质需标注“备份时间-文件类型”，并存放在安全位置，防止数据丢失；人员变动交接：部门档案管理员离职或岗位变动时，需办理档案交接手续，填写《档案交接清单》（含文件数量、编号、存放位置等），由部门负责人和行政部监交签字确认；档案安全：档案室严禁吸烟、存放易燃易爆物品，非档案管理人员未经许可不得随意进入，每日下班前需检查门窗、电源是否锁闭；合规性：文件