办公文档归档及管理制度文档

办公文档归档及管理制度文档一、总则为规范企业办公文档的系统性管理，保障文档信息的完整性、安全性与可追溯性，提升信息检索效率，降低运营风险，依据国家相关档案管理法规及企业内部管理要求，特制定本制度。本制度适用于公司各部门、全体员工在办公活动中形成的各类纸质与电子文档的全生命周期管理。二、适用范围与常见应用场景本制度涵盖企业日常运营、项目管理、合规审计、人事管理、财务管理等场景中产生的各类文档，具体包括但不限于：日常运营类：会议纪要、工作计划与总结、内部通知、请示报告、合同协议（非涉密）等；项目管理类：项目立项文件、可行性研究报告、进度计划、验收报告、成果交付物等；人事管理类：员工入职档案、劳动合同、绩效考核记录、培训资料、离职交接清单等；财务管理类：费用报销单据、预算表、财务报表（非涉密）、审计材料等；其他需长期保存的重要文档：如资质证书、客户资料（非涉密）、知识产权文件等。三、标准化操作流程指引（一）文档分类与编号分类标准按“部门-一级分类-二级分类-三级分类”逐级划分，例如：“行政部-综合管理-会议纪要-2024年度”；一级分类按部门划分（如行政部、财务部、项目部等），二级分类按业务类型划分（如综合管理、财务管理、项目实施等），三级分类按文档具体用途划分（如会议纪要、费用报销、立项文件等）。编号规则纸质文档编号格式：部门缩写-年份-一级分类代码-二级分类代码-流水号，例如：“XZB-2024-ZH-01-001”（行政部-2024-综合管理-会议纪要-001）；电子文档编号格式：部门缩写-年份-一级分类代码-二级分类代码-流水号.文件后缀，例如：“XZB-2024-ZH-01-001.docx”。分类与编号责任各部门指定专人（如文档管理员*）负责本部门文档的分类与编号，保证编号唯一、准确；新文档形成后1个工作日内完成分类编号，并在文档封面或电子文件名中明确标注。（二）归档前审核审核内容完整性：文档是否包含必要要素（如合同需包含双方签字、盖章页，会议纪要需包含参会人员、决议事项）；准确性：数据、信息是否与实际一致，有无错别字、遗漏；合规性：文档是否符合法律法规及公司内部管理要求（如报销单需附合规票据，合同需经法务审核）。审核流程文档形成人自审无误后，提交部门负责人*审核；涉及跨部门协作的文档，需由协作部门负责人*会签；重要文档（如合同、项目验收报告）需报请分管领导*最终审批。审核结果处理审核通过：进入归档流程；审核不通过：退回文档形成人修改，修改后重新提交审核。（三）正式归档与登记归档时间纸质文档：在完成审核后3个工作日内，交至部门文档管理员*集中整理；电子文档：在完成审核后1个工作日内，至公司指定文档管理系统（如OA系统、共享服务器），并按编号规则命名；项目类文档：在项目结题后5个工作日内，完成全部项目文档的归档。归档要求纸质文档：使用公司统一规格的档案盒（如A4纸尺寸），盒面标注“部门名称-文档分类-归档年份-文档数量”，并附《文档归档清单》（模板见附件1）；电子文档：按部门分类建立文件夹，文件夹名称与分类一致，重要电子文档需同时刻录光盘备份（一式两份，一份自存，一份交行政部*）。登记备案部门文档管理员填写《部门文档归档总表》（模板见附件2），记录归档文档的编号、名称、归档日期、保管期限等信息，每月25日前提交行政部备案；行政部*汇总各部门归档信息，更新《公司文档总目录》，保证文档可追溯。（四）日常保管与维护存放管理纸质文档：存放于专用档案柜，档案柜需上锁，存放环境应干燥、通风、避光，远离易燃、易腐蚀物品；电子文档：文档管理系统需设置访问权限（仅授权人员可查看/编辑），定期进行病毒查杀，重要服务器需配备UPS电源，防止数据丢失。定期检查部门文档管理员*每季度对本部门纸质文档进行一次清点，检查有无损坏、丢失，并填写《文档保管检查表》（模板见附件3）；行政部*每半年组织一次全公司文档抽查，重点检查电子文档备份完整性、纸质文档存放环境，发觉问题及时整改。动态更新文档内容变更（如合同补充协议、制度修订版）时，需重新履行审核、归档流程，原文档注明“作废”并单独存放，新文档替代原文档位置。（五）借阅与复制管理借阅范围仅因工作需要可借阅文档，原则上不得借阅涉密文档（具体涉密范围另行规定）；借阅本部门文档需经部门负责人审批；借阅跨部门文档需文档所属部门负责人审批，重要文档需报请分管领导*审批。借阅流程借阅人填写《文档借阅申请表》（模板见附件4），注明借阅文档名称、编号、用途、借阅期限（最长不超过15个工作日）；审批通过后，由文档管理员*办理借阅手续，纸质文档需登记借阅人、借阅日期、预计归还日期；电子文档需在系统中开通临时访问权限。借阅要求借阅人需妥善保管文档，不得涂改、勾画、抽取、剪裁；不得转借、复制（未经批准）；借阅期限届满需及时归还，如需续借，需提前3个工作日重新申请；归还时，文档管理员*需检查文档完整性，确认无误后注销借阅记录。（六）到期鉴定与销毁保管期限确定根据文档价值及法规要求，明保证管期限，例如：会议纪要（10年）、合同协议（保管至合同终止后10年）、员工入职档案（永久保存）、财务报表（30年）等；保管期限届满前3个月，由行政部组织鉴定小组（由行政部、法务部、使用部门负责人组成）对文档进行价值鉴定。销毁流程鉴定结果：无保存价值的文档，填写《文档销毁审批表》（模板见附件5），经行政部、分管领导审批；仍有保存价值的，延长保管期限；销毁执行：纸质文档由行政部监督，采用粉碎方式销毁，销毁过程需拍照记录；电子文档由IT部彻底删除（低级格式化），并删除备份文件；销毁登记：销毁完成后，填写《文档销毁记录表》（模板见附件6），记录销毁文档名称、编号、数量、销毁日期、监销人等信息，由监销人签字确认。四、配套工具模板清单附件1：文档归档清单文档编号文档名称页数归档日期保管期限存放位置备注XZB-2024-ZH-01-0012024年第一次行政办公会议纪要52024-01-1510年行政部档案柜-01含参会人员签字…附件2：部门文档归档总表部门名称归档月份归档文档数量纸质归档盒数电子文档数量归档人备案日期行政部2024-0120350张三*2024-01-25…附件3：文档保管检查表检查部门检查日期检查项目（完好/损坏/丢失）问题说明整改措施责任人完成日期行政部2024-03-20纸质档案完好，无损坏丢失无无李四*/…附件4：文档借阅申请表借阅人所属部门联系方式王五*项目部借阅文档信息文档编号文档名称————————–———-———-PM-2024-LC-01-002项目立项可行性研究报告项目进度汇报审批意见部门负责人*分管领导*————————–—————-—————-同意借阅赵六*钱七*附件5：文档销毁审批表文档编号文档名称数量保管期限应销毁日期销毁原因XZB-2023-ZH-01-0052023年第三次行政办公会议纪要1份10年2024-01-15保管期限届满，无保存价值鉴定意见行政部*法务部*分管领导*————————–—————-—————-—————-建议销毁孙八*周九*吴十*附件6：文档销毁记录表销毁日期销毁文档名称文档编号数量销毁方式监销人备注2024-01-202023年第三次行政办公会议纪要XZB-2023-ZH-01-0051份纸质粉碎郑十一*拍照留存…五、执行要点与风险提示责任到人：各部门负责人为本部门文档管理第一责任人，需指定专人（文档管理员*）负责日常分类、归档、借阅等工作，保证责任明确；保密要求：涉密文档需按《公司保密管理制度》单独管理，借阅、复制需经总经理*审批，严禁私自外传；电子安全：电子文档需定期备份（每月至少1次），重要服务器需异地容灾，防止数据丢失或被篡改；合规追溯：所有文档操作（归档、借阅、销毁）需保留完整记录，保证可追溯，以应对审计、检查等需求；培训宣贯：行政部*每年组织一次文档管理制度培训，保证员工熟悉流程、标准，新员