事业单位行政管理工作流程手册

事业单位行政管理工作流程手册一、手册概述（一）编制目的为规范事业单位行政管理工作流程，明确各环节操作标准，提升行政服务效能，保障单位各项工作有序运转，特编制本手册。本手册旨在为行政管理人员提供清晰的工作指引，减少流程冗余，强化责任落实，助力单位实现规范化、精细化管理。（二）适用范围本手册适用于本事业单位及所属分支机构的行政管理工作，涵盖公文处理、会议组织、办公用品管理、人事行政、后勤保障、档案管理及应急管理等核心业务模块。各部门需结合自身职责，参照本手册开展相关工作，确保流程统一、执行到位。（三）编制依据本手册依据《党政机关公文处理工作条例》《事业单位人事管理条例》等国家法规，结合本单位实际规章制度、管理需求及行业规范编制，确保流程合规性与实操性相统一。二、公文处理工作流程公文处理是事业单位传递决策、部署工作、沟通信息的核心载体，需严格遵循“精准、高效、规范”原则，分为收文处理与发文处理两大模块。（一）收文处理流程1.签收与登记行政办公室（以下简称“办公室”）收到外部来文（含纸质、电子公文）后，需当场检查公文份数、文号、密级、格式完整性，确认无误后在《收文登记簿》中登记，记录要素包括来文单位、文号、标题、收文日期、份数、密级等。若发现公文破损、缺页或文号不符，应及时向来文单位反馈核实。2.拟办与批办办公室根据公文内容（如请示、通知、函件等），结合单位职责分工，提出初步办理意见（如“请某部门牵头办理，办公室协办”“请分管领导阅示后转某部门落实”等），形成《公文拟办单》，呈送单位主要负责人或分管领导批办。领导批办时需明确办理部门、时限及具体要求，无明确意见的，由办公室按常规分工转办。3.承办与催办承办部门收到批办后的公文，需指定专人负责，按批办要求制定办理计划（如调研、协调、起草回复等）。办公室需对承办进度进行跟踪，对超期未办结的公文，以书面或口头形式向承办部门催办，记录催办时间、方式及反馈结果，确保事项“事事有回音、件件有着落”。4.办结与归档承办部门完成办理后，需将办理结果（如批复文件、报告、会议纪要等）反馈至办公室，经审核确认符合要求后，由办公室将公文及办理材料一并移交档案管理部门，按《档案管理办法》进行归档。归档前需检查公文完整性，确保“一文一档”，电子公文同步上传至单位档案管理系统。（二）发文处理流程1.拟稿与核稿发文部门根据工作需求起草公文（含请示、报告、通知、函等），内容需逻辑清晰、表述准确、格式规范（参照《党政机关公文格式》）。拟稿完成后，由部门负责人审核（重点检查内容合规性、数据准确性、表述严谨性），签署意见后提交办公室核稿。办公室核稿时需核对公文格式、文号使用、会签要求等，提出修改建议并反馈拟稿部门完善。2.会签与签发涉及多部门协作的公文，需由相关部门会签（会签部门需在2个工作日内反馈意见，逾期未反馈视为无异议）。会签完成后，公文呈送单位主要负责人或授权领导签发。签发人需对公文内容、效力负责，签署姓名、日期及明确意见（如“同意印发”“请某部门再核某事项后印发”等）。3.编号与印制办公室根据单位公文编号规则（如“XX〔年份〕XX号”）为签发后的公文编号，确保文号唯一、连续。编号后，办公室按签发稿印制公文，纸质公文需使用单位制式用纸，电子公文需转换为PDF格式并加盖电子签章，确保公文权威性。4.分发与归档办公室按发文范围（如主送单位、抄送单位、内部留存等）分发公文，纸质公文通过机要、邮政特快或专人送达，电子公文通过OA系统、邮箱等渠道发送。分发完成后，办公室需留存发文底稿、会签单、签发稿等材料，与电子文件一并移交档案管理部门归档。三、会议管理工作流程会议是凝聚共识、部署任务、解决问题的重要载体，需遵循“精简、高效、务实”原则，分为会前准备、会中组织、会后落实三个阶段。（一）会前准备1.议题收集与审核各部门需在会议召开前3个工作日，将拟提交会议讨论的议题（含背景材料、需决策事项、建议方案等）报办公室汇总。办公室对议题进行审核，筛选出符合会议定位（如党组会、办公会、专题会等）、必要性高的议题，形成《会议议题清单》，报会议主持人审定。非紧急议题原则上不予临时追加，确保会议聚焦核心事务。2.会议通知与材料准备议题审定后，办公室需在会议召开前1个工作日发布会议通知，明确会议时间、地点、参会人员、议题及材料要求（如提前阅读、准备意见等）。同时，办公室需将议题材料整理成册（或上传至会议系统），确保参会人员提前熟悉内容，提高会议效率。3.会场布置与设备调试办公室根据会议规模、形式（如现场会、视频会）布置会场，包括桌椅摆放、座签制作、投影/音响设备调试、网络连通性测试等。重要会议需安排专人负责设备保障，提前模拟会议流程，确保无技术故障。（二）会中组织1.签到与资料发放会议开始前15分钟，工作人员需组织参会人员签到，记录出勤情况（含请假、迟到、缺席人员），并发放会议材料（或引导使用电子材料）。对未按时参会的人员，需及时联系确认原因，必要时向会议主持人汇报。2.会议主持与记录会议由主持人按议程推进，引导参会人员围绕议题发言、讨论，确保发言聚焦、时间可控（一般每人发言不超过5分钟）。会议记录人员需全程记录，内容需准确反映讨论过程、决策结果、任务分工及时限要求，会后24小时内形成《会议记录初稿》，交主持人审核。（三）会后落实1.纪要拟定与签发会议记录审核通过后，办公室需在2个工作日内拟定《会议纪要》，内容包括会议时间、地点、参会人员、决议事项、责任部门及完成时限等。纪要经参会部门核对无误后，呈送会议主持人签发，确保决议表述准确、责任清晰。2.任务分解与跟踪督办办公室根据会议纪要，将任务分解至相关部门，明确“任务清单+时间节点”，并通过OA系统、工作群等渠道发布。同时，办公室需定期跟踪任务进展，对逾期未完成的任务，向责任部门发《督办通知单》，督促整改并反馈结果，确保会议决策落地见效。四、办公用品管理工作流程办公用品管理需遵循“按需采购、节约高效、账实相符”原则，涵盖需求申报、采购发放、库存盘点三个环节。（一）需求申报各部门需在每月5日前，结合工作实际填报《办公用品需求表》，明确物品名称、规格、数量、用途（如日常办公、项目支撑等）。部门负责人需对需求的合理性进行审核（如避免重复采购、超标准配置），审核通过后提交办公室汇总。办公室需对各部门需求进行统筹，结合库存情况形成《月度采购计划》，报分管领导审批。（二）采购与发放1.采购实施办公室根据审批后的采购计划，通过“货比三家”选定供应商（优先选择长期合作、资质合规的供应商），签订采购合同（明确质量标准、交货时限、售后服务等）。采购过程需留存询价记录、合同文本，确保可追溯。紧急需求可启动“临时采购流程”，但需事后补全审批手续。2.验收入库办公用品到货后，办公室需当场验收，核对物品数量、规格、质量是否与采购计划一致，确认无误后办理入库，登记《办公用品台账》（含名称、型号、数量、入库时间、供应商等）。若发现质量问题或数量短缺，需及时与供应商协商退换货。3.领用与发放各部门凭《办公用品需求表》到办公室领用物品，办公室需在台账中登记领用时间、领用人、数量，确保“按需发放、以旧换新（如打印机、计算器等耐用设备）”。领用后，部门需指定专人管理本部门办公用品，避免浪费或私用。（三）库存盘点办公室需每月末对办公用品库存进行盘点，核对台账与实物数量，形成《库存盘点表》。若发现账实不符，需立即查明原因（如漏登、错发、损耗等），并调整台账。每季度末，办公室需向分管领导提交《办公用品使用分析报告》，分析消耗趋势、节约建议，优化采购计划。五、人事行政管理流程人事行政围绕“选、育、用、留”全周期开展，涵盖人员招聘、考勤管理、培训管理等核心环节，需严格遵循《事业单位人事管理条例》及单位人事制度。（一）人员招聘流程1.需求申报与审批各部门根据岗位空缺、业务需求，填报《人员招聘需求表》，明确招聘岗位、人数、任职要求（学历、专业、经验等）、招聘方式（公开招聘、内部调剂等）。需求表经部门负责人、分管领导审核后，报单位人事管理部门（或办公室）汇总，提交单位领导班子审议。审议通过后，人事部门启动招聘程序。2.招聘实施与考核人事部门根据审批后的需求，发布招聘公告（含岗位信息、报名方式、考核形式等），组织报名、资格审查。考核分为笔试（专业测试）、面试（结构化/半结构化）、实操考核（如需）等环节，确保选拔出“德才兼备、人岗相适”的人员。考核过程需全程记录，接受纪检部门监督。3.录用与入职考核结束后，人事部门根据综合成绩确定拟录用人员，公示5个工作日（无异议后），办理录用手续（如签订聘用合同、档案转接、工资核定等）。新入职人员需参加岗前培训，熟悉单位规章制度、岗位职责，培训合格后方可正式上岗。（二）考勤管理流程1.日常考勤单位实行“打卡制+部门考勤”双轨管理，工作人员需按规定时间（如上午8:30、下午17:30）打卡，部门考勤员需每日记录本部门人员出勤情况（含迟到、早退、旷工、请假等），于次日9:00前提交至人事部门。考勤数据需与打卡记录核对，确保准确无误。2.请假与审批工作人员因事、因病需请假的，需提前填写《请假申请表》，注明请假类型（病假、事假、年假等）、时间、事由，按权限审批：病假：提供医院证明，1天内由部门负责人审批，3天内由分管领导审批，超过3天由单位主要负责人审批；事假：1天内由部门负责人审批，2天内由分管领导审批，超过2天由单位主要负责人审批；年假：按国家规定执行，由部门负责人统筹安排，报人事部门备案。请假获批后，需将申请表交人事部门备案，逾期未归或未办手续的，按旷工处理。3.考勤统计与公示人事部门每月5日前汇总上月考勤数据，形成《月度考勤报表》，经部门负责人审核后公示3个工作日。公示期间，工作人员可对考勤结果提出异议，人事部门需重新核查并反馈结果。考勤结果作为绩效考核、奖金发放的重要依据。（三）培训管理流程1.需求调研与计划制定人事部门每年末组织各部门开展培训需求调研，结合单位发展战略、岗位能力要求，汇总形成《年度培训需求清单》。在此基础上，制定《年度培训计划》，明确培训主题、对象、时间、方式（线上/线下）、预算等，报单位领导班子审批后实施。2.培训组织与实施培训分为内部培训（如业务讲座、经验分享）、外部培训（如行业研讨会、专业课程）。人事部门需提前对接培训机构、讲师，确定培训方案，通知参训人员。培训过程需做好签到、课件留存、考核记录（如笔试、实操、心得报告等），确保培训效果可评估。3.效果评估与优化培训结束后，人事部门需通过问卷调查、座谈会、岗位绩效变化等方式，评估培训效果（如知识掌握度、技能提升度、工作改进度）。根据评估结果，优化下一年度培训计划，重点强化“学用结合”的培训项目，提升队伍整体素质。六、后勤保障管理流程后勤保障是单位正常运转的“生命线”，涵盖固定资产管理、办公环境维护、车辆管理等模块，需遵循“安全、高效、节约”原则。（一）固定资产管理1.登记与建档办公室（或指定部门）对单位固定资产（如办公设备、家具、车辆等）进行全面登记，建立《固定资产台账》，记录资产名称、型号、购置时间、价值、使用部门、保管人等信息。同时，为每件固定资产粘贴唯一标识标签（含编号、部门、保管人），确保“一物一码”可追溯。2.调拨与报废固定资产需调拨至其他部门的，由调出部门提出申请，经办公室审核、分管领导审批后，办理调拨手续（更新台账、移交资产）。固定资产达到报废年限或无法正常使用的，由使用部门提出报废申请，附资产现状说明、报废原因，经技术鉴定（如设备需专业机构检测）、办公室审核、单位领导班子审批后，按规定处置（如拍卖、拆解），处置收入上缴单位财务。（二）办公环境维护1.日常清洁与巡查办公室委托专业保洁公司或安排专人负责办公区域日常清洁（如地面、门窗、卫生间等），制定《清洁排班表》，确保环境整洁。同时，办公室需每周开展办公环境巡查，检查水电设施、消防器材、办公设备运行情况，发现问题及时报修。2.维修申报与处置工作人员发现办公设施（如桌椅、电器、网络）损坏，需填写《维修申请表》，注明损坏情况、报修部门、联系人，提交办公室。办公室需在1个工作日内安排维修（内部维修或委托第三方），维修完成后验收签字，留存维修记录（含费用、耗材、维修商信息），作为成本核算依据。3.安全检查与整改办公室每季度联合安全管理部门开展办公区域安全检查，重点检查消防通道、用电安全、防盗设施等，形成《安全检查报告》，列出隐患清单及时限要求。责任部门需在规定时间内完成整改，办公室跟踪复查，确保隐患“闭环管理”。（三）车辆管理1.调度与使用单位车辆由办公室统一调度，工作人员需用车时，需提前填写《车辆使用申请表》，注明用车事由、时间、起止地点、随行人员，经部门负责人审批后提交办公室。办公室根据用车需求、车辆状态（如维修、保养、空闲），统筹安排车辆及驾驶员，确保“先审批、后使用”。2.保养与维修驾驶员需按车辆保养手册定期对车辆进行保养（如换油、检修），填写《车辆保养记录》，报办公室备案。车辆出现故障需维修时，驾驶员需报办公室审批，选择定点维修厂维修，维修后凭发票、维修清单报销，办公室需核对维修项目与故障描述是否一致，避免不合理支出。3.使用登记与考核驾驶员每次出车需填写《车辆使用登记表》，记录出车时间、