培训学样档案管理制度

PAGE培训学样档案管理制度一、总则（一）目的为加强培训学校档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在学校教学、管理、科研等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各班级及全体教职员工和学员。（三）档案定义本制度所称档案是指培训学校在教学、管理、招生、财务、人事等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则学校档案工作实行集中统一管理，由学校综合档案室负责全校档案的收集、整理、保管、利用等工作，各部门指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案管理工作的规范化和系统化。2.真实性原则档案应如实反映学校各项工作的实际情况，归档的文件材料必须是原件，严禁伪造、篡改档案内容。3.完整性原则全面收集学校在各项活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要文件和资料。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及学校机密、个人隐私等敏感信息的档案，采取相应的保密措施，防止档案信息泄露。5.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高档案的使用效率，为学校各项工作提供有力支持。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善学校档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理全校各类档案，对各部门移交的档案进行整理、分类、编目、装订等工作。3.负责档案的安全保管，配备必要的档案保管设备，确保档案的实体安全和信息安全。4.建立档案检索系统，编制各类档案检索工具，方便档案的查询和利用。5.负责组织开展档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行鉴定和销毁。6.积极开展档案信息开发利用工作，为学校教学、管理、科研等工作提供档案资料服务。7.对各部门档案工作进行业务指导和监督检查，定期组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。（二）各部门档案管理人员职责1.负责本部门档案的收集、整理、分类、装订等日常工作，确保档案资料的齐全完整。2.按照学校档案管理制度的要求，定期将整理好的档案移交学校综合档案室。3.严格遵守档案管理规定，妥善保管本部门的档案资料，防止档案丢失、损坏或泄密。4.积极配合学校综合档案室开展档案管理工作，及时提供档案利用所需的信息和资料。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.教学档案包括教学计划、教学大纲、教案、教材、教学课件、考试试卷、学生成绩册、教学质量评估材料、教学研究成果及教学改革资料等。2.管理档案涵盖学校行政管理制度、工作计划与总结、会议记录、重要文件、请示报告、统计报表、印章管理、证照管理、合同协议、固定资产档案等。3.招生档案包含招生简章、招生计划、招生宣传资料、考生报名信息、录取名册、招生工作总结等。4.财务档案涉及会计凭证、会计账簿、财务报表、财务审计报告、税务资料、收费票据存根等。5.人事档案有教职工个人档案、招聘录用资料、考核评价材料、薪酬福利档案、培训记录、奖惩材料、劳动合同等。6.学生档案包括学生入学登记表、学籍档案、奖惩记录、毕业登记表、学位授予材料等。7.声像档案如学校重大活动照片、录像、录音资料、学校宣传片、教学视频等。8.实物档案学校获得的奖杯、奖牌、证书、锦旗等实物。（二）档案编号1.采用分类编号法，对每一类档案进行统一编号。编号由类别代码、年度代码、流水号组成。2.类别代码：按照档案分类设置，如教学档案用“JX”表示，管理档案用“GL”表示，招生档案用“ZS”表示，财务档案用“CW”表示，人事档案用“RS”表示，学生档案用“XS”表示，声像档案用“SX”表示，实物档案用“SW”表示。3.年度代码：采用公元纪年，取年份的后两位数字表示，如“23”表示2023年。4.流水号：按照档案形成的先后顺序依次编号，从“001”开始。5.例如，一份2023年形成的教学档案，其编号为“JX23001”。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.学校各部门在工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.教职工在教学、科研、管理等活动中产生的各类成果材料。3.学生在学习过程中形成的学籍档案、成绩记录、奖惩材料等。4.学校举办的各类会议、活动、培训等形成的相关材料。5.学校与外部单位签订的合同、协议、合作项目等文件。6.学校获得的各类荣誉证书、奖杯、奖牌等实物及相关证明材料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围及时收集本部门产生的各类档案材料，并定期移交学校综合档案室。2.档案材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全，载体应符合档案保管要求。3.对于重要文件和资料，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件存放处。4.声像档案应同时收集文字说明材料，包括拍摄时间、地点、人物、内容等详细信息，并确保声像资料的清晰、完整。5.实物档案应进行详细登记，注明名称、来源、获得时间、颁发单位等信息，并拍照留存。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。2.区分文件材料的不同价值，将具有保存价值的文件材料进行整理归档，剔除无保存价值的文件。3.便于保管和利用，按照档案分类方案进行分类整理，同一类档案应按照时间顺序或重要程度排列。（四）整理方法1.分类按照档案分类标准，将收集到的档案材料进行分类，形成不同类别的档案卷宗。2.装订对纸质档案材料进行装订，去除金属物，破损的材料应进行修复或复制，确保档案的整齐美观。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，以便于查找和利用。4.装盒将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、起止编号等信息。五、档案的保管（一）保管场所1.学校综合档案室应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案密集架、温湿度计、空调、除湿机、防虫药品、消防器材等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。（二）保管期限1.根据档案的重要性和历史价值确定保管期限，保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。如学校的重要规章制度、历史沿革、重大事件记录、重要会议文件、财务决算等。3.长期保管主要是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。如教学计划、教学大纲、学生学籍档案、教职工考核材料等。4.短期保管是指在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。如一般性的会议记录、临时性的工作计划与总结、短期培训资料等。（三）档案保管要求1.档案应按照类别、年度、保管期限等顺序排列存放，便于查找和管理。2.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、查阅、借阅等情况，做到账物相符。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全完整。4.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行数据维护和更新，防止数据丢失或损坏。5.对于实物档案，应妥善保管，避免损坏或丢失。如有损坏或丢失，应及时查明原因并进行处理。六、档案的利用（一）利用范围1.学校内部各部门因教学、管理、科研等工作需要查阅档案。2.教职工因个人工作、学习、职称评定等需要查阅本人档案或相关业务档案。3.学生因学籍管理、成绩查询、毕业申请等需要查阅本人档案。4.外部单位因工作需要，按照规定程序查阅学校相关档案。（二）利用方式1.查阅档案查阅人员可直接到学校综合档案室查阅档案，查阅时应填写《档案查阅登记表》注明查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容等信息。2.借阅因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到综合档案室办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制对于确需复制的档案材料，查阅人员应填写《档案复制申请表》，经所在部门负责人审批后，由综合档案室工作人员进行复制，并加盖档案复制专用章。（三）利用要求1.查阅和借阅档案时，查阅人员应遵守档案管理制度，爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。2.查阅和借阅档案应在综合档案室指定的地点进行，严禁将档案带出档案室。如需带出档案室，必须经综合档案室负责人批准，并办理相关手续。3.查阅和借阅档案的人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。对于涉及学校机密、个人隐私等敏感信息的档案，应按照保密要求进行查阅和使用。4.档案利用完毕后，查阅人员应及时将档案归还综合档案室，并办理归还手续。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告并承担相应责任。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案进行鉴定评估，根据档案的保管期限和现实利用价值，确定档案的存毁。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由学校分管领导担任组长，综合档案室负责人及相关部门负责人为成员。鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，组织开展档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.逐卷审查档案内容，分析档案的历史价值、现实利用价值和保管期限，确定档案是否仍具有保存意义。2.参考档案的利用情况，对于多年未被利用且预计今后也无利用价值的档案，进行重点审查。3.结合学校发展规划和工作实际，判断档案是否符合学校当前及未来工作的需要。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》，注明档案编号、题名、日期、保管期限、销毁