校本培训档案管理制度

PAGE校本培训档案管理制度一、总则（一）目的为加强校本培训档案管理，规范培训档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保培训档案的完整性、准确性和安全性，为校本培训工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校开展的各类校本培训活动所形成的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则校本培训档案由学校指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映校本培训活动的全过程，数据准确无误。3.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案丢失、损坏和泄密。4.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和使用。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善校本培训档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各培训部门做好培训档案的收集、整理、归档工作。3.集中保管校本培训档案，建立档案目录和检索系统，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行检查、鉴定和统计，确保档案的质量和安全。5.按照规定向有关部门和人员提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。6.负责档案的信息化建设，逐步实现档案管理的数字化、网络化。（二）培训部门职责1.负责本部门培训活动档案的收集、整理和初步归档工作。2.明确专人负责档案管理，确保档案资料的及时、准确收集，并按照档案管理部门的要求进行整理和移交。3.配合档案管理部门做好档案的查询、借阅等工作，提供必要的协助。（三）档案管理人员职责1.认真学习和执行档案管理的法律法规和学校的档案管理制度。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。3.严格遵守档案管理的操作规程，保证档案的安全和完整，防止档案损坏、丢失和泄密。4.积极开展档案的开发利用工作，为学校的教学、科研和管理提供优质服务。5.定期对档案管理工作进行总结和反思，不断提高档案管理水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围校本培训档案的收集范围包括但不限于以下内容：1.培训计划、方案、大纲、教材等培训文件资料。2.培训通知、报名登记表、学员名单等培训组织管理资料。3.培训课程表、教学课件、讲义、教案等教学资料。4.培训教师的基本信息、授课记录、教学评价等教师资料。5.学员的学习记录、考核成绩、结业证书等学员资料。6.培训活动的照片、视频、音频等多媒体资料。7.培训总结、评估报告、反馈意见等培训总结与评估资料。8.与校本培训相关的其他文件、资料。（二）收集要求及时间1.各培训部门应在培训活动结束后[X]个工作日内，将本部门形成的档案资料收集齐全，并按照档案管理部门的要求进行初步整理。2.收集的档案资料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份存储。（三）整理方法1.分类校本培训档案按照培训项目、培训阶段、资料类型等进行分类。具体分类如下：培训项目类：按照不同的培训主题或课程设置进行分类，如教师专业技能培训、班主任培训、新教师入职培训等。培训阶段类：分为培训筹备阶段、培训实施阶段、培训总结阶段等。资料类型类：包括文件资料、教学资料、学员资料、多媒体资料、总结评估资料等。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查询。编号格式可采用“培训项目编号培训阶段编号资料类型编号顺序号”。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。档案目录应一式两份，一份随档案装订成册，一份单独保存。4.装订对纸质档案进行装订，保持档案的整齐和牢固。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式，确保档案的完整性和可读性。四、档案的保管（一）保管期限校本培训档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案培训活动的重要文件、决议、决定等。培训工作的长期规划、总结等。具有重要历史价值和查考利用价值的档案。2.长期保管的档案培训计划、方案、大纲等培训文件资料。培训教师的基本信息、授课记录等。学员的学习记录、考核成绩等。保管期限为[X]年。3.短期保管的档案培训通知、报名登记表等培训组织管理资料。培训活动的照片、视频等多媒体资料。保管期限为[X]年。（二）保管方式1.纸质档案设立专门的档案库房，配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，对纸质档案进行分类存放。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.电子档案建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类存储。电子档案应定期进行备份，备份存储介质应妥善保管，防止数据丢失。同时，应采取有效的安全防护措施，防止电子档案被篡改、删除或泄露。（三）档案库房管理1.档案库房应专人负责管理，无关人员不得擅自进入。2.定期对档案库房进行检查，确保档案的安全和完整。如发现档案有损坏、霉变、虫蛀等情况，应及时采取措施进行处理。3.保持档案库房的整洁卫生，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作。4.配备必要的消防器材和安全设施，并定期进行检查和维护，确保其正常使用。五、档案的利用（一）查阅与借阅1.本校教职工因工作需要查阅校本培训档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅校本培训档案，需持有单位介绍信，并填写《档案查阅申请表》，经学校分管领导签字同意后，方可查阅。3.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取档案内容。如需复印档案资料，应经档案管理部门负责人批准，并登记复印内容。4.因工作需要借阅档案的，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限和用途，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。5.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等。借阅期满后，应及时归还档案。如发现档案有损坏或丢失情况，借阅人员应承担相应的责任。（二）档案的统计与分析1.档案管理部门应定期对校本培训档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，建立档案统计台账。2.对档案利用情况进行分析，了解档案的利用需求和利用效果，为档案管理工作的改进提供依据。3.根据档案统计和分析结果，及时调整档案管理策略，提高档案管理的效率和质量。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关档案保管期限的规定为依据，结合校本培训档案的实际情况，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的价值。3.确保鉴定工作的客观性、公正性和准确性，防止随意销毁档案。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关培训部门负责人、档案管理人员等组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，并提出销毁意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对档案逐件进行审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，判断其价值和保管期限。2.分析比较法将档案与同类档案进行比较分析，了解其在培训工作中的作用和地位，从而确定其价值和保管期限。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组对到期档案进行鉴定后，编制《档案销毁清册》，注明档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。2.《档案销毁清册》经学校分管领导审核批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负