培训学院档案管理制度

PAGE培训学院档案管理制度一、总则（一）目的为加强培训学院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学院教学、管理、科研等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于培训学院各部门、各教学班级以及与学院有业务往来的相关单位和个人形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学院档案工作实行集中统一管理，由学院综合档案室负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映学院各项工作的历史过程和实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集学院在教学、管理、科研等活动中形成的各种门类和载体的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及学院机密和个人隐私的档案信息予以保密，防止档案信息泄露。5.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高档案的服务效能。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学院档案管理制度并组织实施。2.集中统一管理学院各类档案，对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。3.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全完整。4.开展档案信息资源的开发利用工作，为学院教学、管理、科研等工作提供档案资料查询、借阅等服务，编制档案检索工具和参考资料，积极主动地为学院各项工作服务。5.负责组织学院档案工作人员的业务培训，提高档案工作人员的业务素质和工作能力。6.参与学院重大活动和重要项目的档案管理工作，对档案的形成、积累和整理进行指导和监督。7.负责与上级档案行政管理部门和其他相关单位的档案业务联系，及时报送档案工作情况和统计报表。（二）各部门档案管理人员1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保本部门档案的齐全完整，并定期向综合档案室移交。2.指导本部门工作人员做好文件材料的收集、整理和归档工作，提高本部门人员档案意识。3.负责本部门档案的日常管理和利用工作，按照规定为学院内部人员提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和归还工作。4.协助综合档案室做好档案的鉴定、销毁等工作，配合综合档案室开展档案管理的各项业务工作。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.党群工作类：主要包括学院党组织建设、党员管理、思想政治工作、工会工作、共青团工作等方面形成的档案材料。2.行政管理类：主要包括学院行政事务管理、人事管理、财务管理、后勤管理、安全保卫等方面形成的档案材料。3.教学管理类：主要包括学院教学计划、教学大纲、课程安排、教学质量监控、学生学籍管理、考试管理等方面形成的档案材料。4.学生工作类：主要包括学生招生、就业、奖助学金评定、学生社团活动、学生日常管理等方面形成的档案材料。5.科研工作类：主要包括学院科研项目申报、立项、研究过程、成果鉴定、奖励等方面形成的档案材料。6.培训业务类：主要包括培训项目策划、招生宣传材料、培训课程设置、培训师资管理、培训学员管理、培训证书发放等方面形成的档案材料。7.声像档案类：主要包括学院在教学、管理、科研等活动中形成的照片、录音、录像等声像资料。8.实物档案类：主要包括学院获得的各类奖杯、奖牌、证书、锦旗等实物。（二）档案编号1.档案编号采用“年度类别流水号”的结构。2.年度：采用公元纪年，用四位数字表示，如“2023”。3.类别：按照上述档案分类，用两位大写字母表示，如“DQ”表示党群工作类，“XZ”表示行政管理类。4.流水号：按照档案形成的先后顺序，用四位数字表示，如“0001”。5.例如，2023年党群工作类的第一份档案编号为“2023DQ0001”。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.学院各部门在履行职能过程中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等各种载体的材料。2.学院举办的各类培训项目、教学活动、科研项目等形成的相关材料。3.学院教职工在教学、科研、管理等工作中形成的个人业务档案材料。4.学院学生在学习、生活、社会实践等方面形成并应归档保存的材料。5.学院与上级主管部门、其他单位及社会组织之间往来的文件、函件、协议、合同等材料。6.学院获得的各类荣誉证书、奖励文件、宣传报道等材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，载体应符合耐久性要求，能够长期保存。3.对于电子文件，应按照国家有关电子文件管理的规定进行收集和整理，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案分类方案，对收集到的档案材料进行分类整理，确保同一类档案材料集中在一起。3.对每份档案材料进行编号、编目，填写卷内目录、备考表等，制作档案盒封面和脊背标签，注明档案类别、年度、保管期限等信息。（四）整理方法1.文书档案：按照文件的形成时间顺序，结合文件的来源、内容等因素进行分类整理，一般以“件”为单位进行装订、编目。2.教学档案：按照教学管理的流程和类别，分别对教学计划、教学大纲、课程教案、学生成绩等进行整理归档。3.科研档案：按照科研项目的立项、研究、结题等阶段，对科研项目申请书、研究报告、成果鉴定材料等进行整理归档。4.声像档案：按照拍摄时间、内容等进行分类整理，对照片、录音、录像等进行编号、标注说明，并制作相应的文字说明材料。5.实物档案：对实物进行登记造册，注明实物名称、来源、日期、颁发单位等信息，并拍照留存。五、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防虫、防潮、防光、防尘等条件良好的房间，面积应满足学院档案存储的需要。2.库房内应配备必要的档案保管设备，如档案密集架、档案柜、防虫药品、除湿设备、消防器材等，确保档案的安全保管。3.档案库房应设置专门的整理区、查阅区和办公区，保持库房内整洁、有序，便于档案的管理和利用。（二）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限一般分为30年、10年。2.确定档案保管期限的原则：根据档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素进行综合判断。对于反映学院主要职能活动和基本历史面貌的，对学院发展有长远利用价值的档案，列为永久保管；对于在一定时期内对学院工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。（三）档案保管措施1.建立健全档案库房管理制度，严格控制库房人员出入，非档案管理人员未经允许不得进入库房。2.定期对档案进行清点、核对，确保档案数量准确、存放有序。发现档案损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施进行处理。3.做好档案库房的温湿度记录，根据温湿度变化情况及时采取调控措施，保持库房温湿度适宜。一般库房温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。4.加强对档案保管设备的维护和管理，定期检查档案密集架、档案柜等设备的运行情况，及时进行维修和保养，确保设备正常使用。5.对档案库房进行定期清扫，保持库房清洁卫生，防止灰尘、杂物等对档案造成损害。6.做好档案的防火、防盗、防虫、防潮、防光、防尘等工作，配备必要的消防器材和安全设施，定期进行检查和维护，确保档案库房的安全。六、档案的利用（一）利用范围1.学院内部各部门因教学、管理、科研等工作需要查阅档案的。2.学院教职工因个人工作需要查阅本人业务档案的。3.学生因学籍管理、成绩查询、毕业审核等需要查阅本人档案的。4.外单位因工作需要查阅学院档案，且符合档案查阅规定的。（二）利用方式1.查阅：学院内部人员可直接到综合档案室查阅档案，填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅内容等信息。外单位查阅档案需提前提交查阅申请，经学院相关领导批准后，方可到综合档案室查阅，并按照规定办理查阅手续。2.借阅：因工作需要短期使用档案的，可办理档案借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期使用，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损，确保档案的安全完整。借阅期满后，应及时归还档案。3.复制：根据利用者的需求，可为其提供档案复印件。复制档案应经综合档案室负责人批准，并注明复制日期、复制人姓名、复制用途等信息。复制的档案材料应与原件核对无误，并加盖“与原件核对无误”章。（三）利用审批1.学院内部人员查阅档案，由所在部门负责人签字批准。2.学院教职工查阅本人业务档案，可直接到综合档案室查阅。3.学生查阅本人档案，由辅导员签字批准。4.外单位查阅学院档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅单位名称、查阅内容、查阅目的、查阅时间等信息，经学院分管领导签字批准后，方可到综合档案室查阅。（四）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记。登记内容包括利用日期、利用者姓名、所在单位或部门、利用目的、查阅或借阅档案名称及数量、归还日期等信息。2.档案利用登记册应妥善保管，以备查询和统计档案利用情况。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由学院分管领导担任组长，综合档案室负责人及相关部门档案管理人员为成员。档案鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定原则1.以国家有关档案鉴定的规定和标准为依据，结合学院档案管理的实际情况，对档案的价值进行全面、客观、准确的评估。2.充分考虑档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，确保鉴定结果的科学性和合理性。（三）鉴定方法1.逐卷逐件审查档案内容，分析档案的形成背景、来源、记录的主要事项、反映的问题等，判断档案的价值。2.参考档案保管期限表，结合档案的实际情况，确定档案是否到期。3.征求档案形成部门和相关业务部门的意见，了解档案在当前和今后工作中的利用需求。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见，编制《档案销毁清册》，注明档案名称、年度、类别、保管期限、数量等信息。2.《档案销毁清册》经学院分管领导批准后，方可进行档案销毁工作。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁。销毁过程中应确保档案信息无法恢复，销毁后应在《档案销毁清册》上注明销毁日期、销毁人姓名等信息，并由监销人签字确认。4.档案销毁清册应永久保存，作为档案鉴定和销毁工作的重要依据。八、档案的统计与移交（一）档案统计1.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计工作由综合档案室负责，定期编制档案统计报表，报送学院领导和上级档案行政管理部门。3.档案统计数据应真实、准确、完整，统计报表应及时、规范填报。（二）档案移交1.学院