报销制度基础规范

PAGE报销制度基础规范一、总则（一）目的本报销制度旨在规范公司/组织的费用报销流程，确保费用支出的合理性、真实性和合规性，加强财务管理，提高资金使用效率，保障公司/组织的正常运营。（二）适用范围本制度适用于公司/组织全体员工，包括正式员工、试用期员工、兼职人员等。（三）基本原则1.真实性原则：报销费用必须是实际发生的，相关票据和凭证应真实、合法、有效。2.合理性原则：费用支出应符合公司/组织的业务需要和相关规定，不得铺张浪费。3.合规性原则：报销行为必须遵守国家法律法规、财务制度以及公司/组织的各项规定。4.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延。二、报销范围（一）差旅费1.交通费用：包括飞机票、火车票、汽车票、轮船票等公共交通工具的票款，以及因出差产生的市内交通费，如出租车费、公交车费、地铁费等。2.住宿费用：员工因出差需要在外住宿的，按照公司/组织规定的标准报销住宿费。3.餐饮补贴：根据出差地区的不同，给予相应的餐饮补贴，用于补贴员工在出差期间的餐饮支出。（二）业务招待费1.招待客户的餐饮费用：因业务需要招待客户而发生的餐饮费用。2.招待客户的礼品费用：为招待客户而购买的礼品费用。3.招待客户的娱乐费用：经公司/组织批准，因招待客户而发生的娱乐费用，如KTV、高尔夫球等。（三）办公用品费1.办公文具：如纸张、笔、笔记本、文件夹等。2.办公设备：如电脑、打印机、复印机、传真机等办公设备的购置、维修、保养费用。3.办公耗材：如墨盒、硒鼓、纸张、油墨等办公设备的耗材费用。（四）通讯费1.手机话费：员工因工作需要使用手机产生的话费，按照公司/组织规定的标准报销。2.固定电话费：公司/组织办公场所的固定电话费。（五）培训费1.参加外部培训课程的费用：员工因工作需要参加外部专业培训课程的学费、教材费、住宿费等。2.内部培训费用：公司/组织内部组织培训所发生的培训讲师费用、培训场地租赁费用、培训教材费用等。（六）会议费1.会议场地租赁费用：召开会议所需的场地租赁费用。2.会议设备租赁费用：如投影仪、音响设备等会议设备的租赁费用。3.会议资料印刷费用：会议所需的资料印刷费用。4.参会人员的餐饮、住宿费用：因会议需要安排参会人员的餐饮、住宿费用。（七）其他费用1.因工作需要发生的邮寄费、快递费。2.经公司/组织批准的其他合理费用支出。三、报销标准（一）差旅费标准1.交通费用标准飞机票：根据出差的紧急程度和实际需要，按照经济舱标准报销。特殊情况需要乘坐商务舱或头等舱的，需提前经上级领导批准。火车票：按照实际票价报销，但原则上应选择硬座或硬卧。如因特殊情况需要乘坐软卧或高铁一等座的，需提前经上级领导批准。汽车票、轮船票：按照实际票价报销。市内交通费：根据出差地区的不同，按照以下标准报销：一线城市每天[X]元，二线城市每天[X]元，三线及以下城市每天[X]元。出差期间如有特殊情况需要乘坐出租车的，需注明原因并经上级领导批准。2.住宿费用标准一线城市：每人每天最高报销[X]元。二线城市：每人每天最高报销[X]元。三线及以下城市：每人每天最高报销[X]元。两人及以上同行出差，原则上应合住标准间，按照上述标准报销住宿费。如因特殊情况需要单独住宿的，需注明原因并经上级领导批准。3.餐饮补贴标准一线城市：每人每天补贴[X]元。二线城市：每人每天补贴[X]元。三线及以下城市：每人每天补贴[X]元。（二）业务招待费标准1.招待客户的餐饮费用：单次招待费用不得超过[X]元，每月累计招待费用不得超过[X]元。特殊情况需要超过标准的，需提前经上级领导批准。2.招待客户的礼品费用：单次礼品费用不得超过[X]元，每月累计礼品费用不得超过[X]元。礼品应选择与公司/组织业务相关且具有一定纪念意义的物品。3.招待客户的娱乐费用：原则上不得发生招待客户的娱乐费用。如因业务需要确需发生的，需提前经上级领导批准，并详细说明娱乐活动的内容、目的、参与人员等情况。（三）办公用品费标准1.办公文具：根据实际工作需要，合理购置办公文具，不得铺张浪费。2.办公设备：办公设备的购置应按照公司/组织的固定资产管理制度进行审批，符合公司/组织的业务需求和预算安排。3.办公耗材：办公耗材的采购应选择质量可靠、价格合理的供应商，建立采购台账，记录采购数量、金额、使用情况等信息。（四）通讯费标准1.手机话费：根据员工的岗位性质和工作需要，按照以下标准报销：管理人员每月最高报销[X]元，销售人员每月最高报销[X]元，其他员工每月最高报销[X]元。2.固定电话费：按照实际发生的费用报销。（五）培训费标准1.参加外部培训课程的费用：参加外部培训课程的费用需提前经上级领导批准，培训内容应与员工的工作岗位相关，具有一定的实用性和针对性。培训费用按照实际发生额报销，但不得超过公司/组织规定的预算标准。2.内部培训费用：内部培训费用由公司/组织统一安排和管理，按照实际发生额报销。（六）会议费标准1.会议场地租赁费用：根据会议的规模和需求，选择合适的会议场地，会议场地租赁费用不得超过公司/组织规定的标准。2.会议设备租赁费用：根据会议的需要，合理租赁会议设备，会议设备租赁费用不得超过公司/组织规定的标准。3.会议资料印刷费用：会议资料印刷应注重节约成本，保证资料的质量和数量满足会议需要，会议资料印刷费用不得超过公司/组织规定的标准。4.参会人员的餐饮、住宿费用：参会人员的餐饮、住宿费用按照差旅费标准报销。（七）其他费用标准1.因工作需要发生的邮寄费、快递费：按照实际发生额报销，但应选择正规的快递公司，并保留快递单据作为报销凭证。2.经公司/组织批准的其他合理费用支出：按照实际发生额报销，但需提前经上级领导批准，并详细说明费用支出的原因、用途等情况。四、报销流程（一）费用申请1.员工因工作需要发生费用支出的，应提前填写费用申请表，详细说明费用支出的项目、金额、用途、预计发生时间等信息。2.费用申请表应经部门负责人审核签字，确认费用支出的合理性和必要性。如涉及预算外费用支出的，还需经财务部门审核和公司/组织领导批准。（二）费用发生1.员工应按照费用申请表中填写的信息，实际发生费用支出，并取得合法、有效的票据和凭证。2.票据和凭证应包括发票、收据、清单、合同等，票据上应注明费用支出的项目、金额、日期等信息，且必须加盖开票单位的公章或财务专用章。（三）报销凭证整理1.员工应将取得的票据和凭证按照费用申请表中的项目进行分类整理，粘贴在报销粘贴单上，并在粘贴单上注明票据的张数、金额等信息。2.报销凭证应保持整洁、完整，不得随意涂改、折叠。如有票据丢失或损坏的，应及时向开票单位索取相应的证明，并说明原因。（四）报销申请1.员工应在费用发生后[X]个工作日内，将整理好的报销凭证和费用申请表一并提交给财务部门。2.财务部门收到报销申请后，应及时对报销凭证的真实性、合法性、完整性进行审核。如发现报销凭证不符合要求的，应及时通知员工补充或更正。（五）报销审批1.财务部门审核通过的报销申请，应按照公司/组织的审批流程进行审批。2.一般费用报销由部门负责人、财务负责人审批；金额较大的费用报销还需经公司/组织领导审批。3.审批人应认真审核报销申请，确认费用支出的合理性、真实性和合规性，并在审批意见栏中签署审批意见和姓名、日期。（六）报销支付1.经审批通过的报销申请，财务部门应及时安排报销支付。2.报销支付方式包括现金支付、银行转账等。如员工需要通过银行转账方式领取报销款的，应提供本人的银行账号信息。3.财务部门应在报销支付完成后，及时登记报销台账，记录报销日期、报销金额、报销人员、报销项目等信息。五、报销凭证要求（一）真实性报销凭证必须是真实发生的费用支出，不得虚构、伪造。（二）合法性报销凭证必须符合国家法律法规的规定，如发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，收据必须是由财政部门统一监制的正规收据等。（三）完整性报销凭证应具备以下基本要素：发票或收据的名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额、发票专用章等。（四）关联性报销凭证应与费用申请表中填写的费用支出项目、金额、用途等信息相关联，能够证明费用支出的真实性和合理性。（五）时效性报销凭证应在规定的时间内取得，如发票应在费用发生后[X]个工作日内取得。逾期取得的发票，财务部门有权不予报销。六、报销审批权限（一）一般费用报销1.单次报销金额在[X]元以下的，由部门负责人审批。2.单次报销金额在[X]元至[X]元之间的，由部门负责人、财务负责人审批。3.单次报销金额在[X]元以上的，由部门负责人、财务负责人、公司/组织领导审批。（二）特殊费用报销1.业务招待费、差旅费等特殊费用报销，无论金额大小，均需经部门负责人、财务负责人、公司/组织领导审批。2.涉及预算外费用支出的报销，需经财务部门审核和公司/组织领导批准。七、报销违规处理（一）违规行为1.虚构、伪造报销凭证，骗取报销款项的。2.报销与公司/组织业务无关的费用的。3.超标准、超范围报销费用的。4.未经审批擅自报销费用的。5.其他违反报销制度的行为。（二）处理措施1.对于发现的报销违规行为，财务部门应及时进行调查核实