5.2 品牌活动管理

品牌活动管理中教畅享科技股份有限公司活动成本管理活动实施管理0102CONTENTS目录活动成本管理活动成本管理的意义成本产生的多环节从宣传物料的准备到奖品的准备再到场地的租借，许多环节都会产生费用。可以说，品牌推广活动的成本来自方方面面成本管理的核心价值通过活动成本管理，品牌可以合理规划活动的预算，控制各项成本支出，避免浪费，从而提高品牌推广活动的经济效益活动预算制定：成本来源确定接待费用物料费用设施器材费用人员与费用场地费用营销费用一般而言，线上活动几乎不需要场地费用，场地费用是线下活动中重要的费用来源。不同的场地，由于地理位置、场地面积、基础设施不同，所需的费用也不尽相同。设施器材费用涉及活动中可能使用到的大屏幕、音响设备、灯光设备等的费用。根据活动需求，可以采取购买或租赁的形式如果品牌方需要接待活动嘉宾、专家、合作伙伴、媒体，则会产生一定的接待费用，包括餐饮费、交通费、住宿费物料费用包括制作宣传海报、展架、传单、手册、礼品、奖品等物料产生的费用。对于宣传物料而言，需要根据活动参与人数估算出所需宣传物料的数量。人员费用是指活动中聘请专业主持人、摄影、摄像、礼仪等工作人员产生的费用在对活动进行宣传时，可能会产生一定的营销费用，比如搜索引擎广告、社交媒体广告、线下广告等广告的营销费用支出活动预算制定：活动预算表编制

编制要求与细项分类预算表需按费用项目分列，细项分类至二级甚至三级，避免漏算错算，确保汇总统计便捷。开支项目数量单位单价（元）总价（元）备注媒体宣传费用媒体发稿12家6007200

媒体专访2家1

5003000

广告投放3家200600

招待费用午宴5桌1

5007500

晚宴2桌1

6003

200

往返机票15人200030

000

专车租赁0辆4000

嘉宾费用演讲嘉宾8人200016

000

主持人2人15003000

专家10人1

00010

000

场地布置费用气球200个0.5100

工作牌50个2100

横幅2条50100

易拉宝6个50300

宣传册100本303000

音响1套1

0001

000

总计85

100某项会议活动的预算表活动成本控制：设置合理的预算缓冲7

活动中可能会出现一些突发情况，造成预算超支，比如物料的损耗等。因此需要在总预算中设置一个合理的缓冲范围，这样一定范围内的超支也是可以接受的。根据往届活动预算与真实支出对比估算超支比例，如总预算5万元，超支比例8%，则缓冲金额为50000×8%=4000元。活动成本控制：明确报销规范8在活动筹备及举办过程中，工作人员往往需要自己先垫钱支付，取得发票等支付凭证，之后再由企业统一报销。所以要明确报销规范，界定哪些费用是合理的、可报销的，哪些费用是不应报销的，规定诸如餐饮费、住宿费、交通费等费用上限，告知报销所需的材料（如发票、行程单等），有助于避免工作人员的浪费行为，同时提高报销审批效率。活动成本控制：成本跟踪成本跟踪是指通过实时监控和记录成本数据，及时发现并解决成本问题，从而实现成本的有效节约和控制。在活动实施过程中，支出情况需要及时记录，并和预算表进行对比，确定是否超出预算某品牌推广活动费用使用情况活动实施管理活动实施管理的核心要点进度计划与节点细化需将活动任务和时间节点细化到每周甚至每日，明确负责人与完成时间，确保执行有序推进。资源分配与任务统筹合理分配人力、物力、财力等资源，明确各环节任务分工，保障资源高效利用与任务协同完成。执行监控与动态调整对活动执行过程实时监控，及时评估效果，根据实际情况优化活动方案，确保达成预期目标。甘特图，又称横道图，是一种常见的活动进度管理工具，横轴代表时间，纵轴代表活动步骤或项目任务，线条则表示整个期间内计划和实际的完成情况。01确定活动步骤活动步骤可以是大的活动节点，如预热期、引爆期和长尾期，也可以是每个阶段的具体任务02确定步骤顺序确定每个步骤之间的依赖关系。有些步骤可能需要等到某项步骤完成后才能开始，有些步骤则可以同时进行03估计步骤所需时间尽可能准确估计完成每个步骤所需的时间，这可能需要参考过往经验。注意，应预留一些缓冲时间以应对可能的延误04绘制甘特图在水平轴上列出时间，若项目跨度较大，可以以周为单位，但一般情况下以天为单位活动进度管理：甘特图法燃尽图是用于表示剩余工作量的图表，横轴表示时间，纵轴表示工作量。

燃尽图需要在活动实施过程中定期计算剩余工作量，以帮助活动负责人直观了解活动当前的进度完成情况。01准备数据明确活动的总工作量，然后预测完成所有步骤所需要的总天数02绘制图表以横轴表示时间，纵轴表示工作量（完成进度）。横轴的总天数即为完成所有步骤需要的天数，第0天进度为100%，最后一天进度为0%。03绘制实际完成程度曲线每天按时统计剩余工作量，与总工作量做对比，计算出完成程度的百分比，标在燃尽图上，将每一天的点连成折线04解读图表如果实际曲线在预计曲线下方，则说明进展顺利；否则，说明有可能会延期完成，应注意加快进度。活动进度管理：燃尽图法PERT图是任务管理中常用的网络图，可直观展示出活动中各个任务的时序和依赖关系，以及每个任务所需的时间。

PERT图主要用于复杂的、大型的且不确定性较高的活动管理和分析。01确定任务关系明确任务之间的逻辑关系，哪些任务必须依赖先后顺序，哪些任务可以并行进行02估计任务时间准确估计完成每个任务所需的时间，并从第一个任务开始确定每个任务的开始时间（最早时刻）和结束时间（最迟时刻）。03绘制PERT图使用专业的项目管理软件或绘图工具来绘制PERT图，在图中为每个事件创建节点，并根据任务关系连接起来，标出每个事件的事件号、最早时刻和最迟时刻，在箭头上标出任务持续时间活动进度管理：PERT图法05计算松弛时间根据公式计算每个任务的松弛时间，松弛时间大的任务有较大的调度灵活性04识别关键路径从项目开始到结束，计算所有可能路径的总预期时间，总时间最长的路径就是关键路径。活动执行管理：场地考察场地规模根据活动预期参与人数，选择能容纳足够人数的场地。场地风格保证场地风格和品牌风格一致。比如，对于高端品牌而言，活动场地的灯光、装饰、色彩等应营造出高端精致的氛围场地位置确保场地周边交通便利，方便参与者到达场地设备确认场地是否支持投影仪、大屏幕、印象、灯光、无线网络的使用场地价格场地价格直接关系到活动的预算制定和成本管理，应明确场地的收费方式与具体价格场地周边确认场地周边是否方便吃饭、停车，如果是涉及数日的活动，还要保证场地周边方便住宿对于线下活动而言，场地的选择至关重要。可以与场地管理人员沟通，了解场地的细节，如使用限制、租赁费用、设备支持等。如果有条件，可亲自前往场地进行实地考察，直观了解场地的真实情况

活动执行管理：物料设计及制作宣传类物料管理主要包括海报、宣传册、宣传视频、展架等。此类物料的设计和制作往往都需要一定周期，因此，应预留出足够的时间。

场地布置类物料管理常见的场地布置类物料包括横幅、指示牌、广告牌、灯光、话筒、音响、大屏幕、笔记本电脑、桌椅、纸笔、瓶装水、零食、礼品、桌牌、座次表、签到表、气球、彩带等

流程相关类物料管理为了保证活动的顺利进行，往往需要制作多种图表或表单，如预算明细表、活动进度甘特图、活动现场人员联系表、活动物料购买清单、活动分工现场执行表、嘉宾行程安排表、节目单、活动彩排安排表等

活动执行管理：场地布置使用品牌元素在场地布置中巧妙融入品牌名称、标志、主色调等元素。如在现场放置品牌吉祥物立牌或人偶；装饰物一律使用品牌的主色调，或印有品牌标志。

增强互动性在场地中设置互动体验区、游戏区等，让参与者能够亲身体验品牌产品或服务。通过互动环节，增加参与者的参与感和满意度，进而提升品牌知名度和美誉度。

注重创意采用新颖、独特的设计元素和布局方式，使场地布置在众多活动中脱颖而出。活动执行管理：活动彩排

对于大型活动而言，彩排是确保活动顺利进行的重要环节。彩排的主要目的是检查流程、协调人员、测试设备、调整时间。彩排应按照正式活动的流程顺序，逐一模拟各个环节。注意时间控制，确保每个环节都能在预定时间内完成。在模拟过程中，注意观察并记录需要改进的地方，如流程衔接不畅、人员配合不默契、设备故障等。针对可能出现的问题，制定应急预案并在彩排中模拟应对，确保活动当天能够迅速有效地解决问题活动彩排活动执行管理：媒体管理1拟邀请媒体清单需要根据活动的性质、目标受众、预算以及品牌特点，精心挑选合适的媒体进行邀请。清单应涵盖传统媒体与新媒体，确保信息能够覆盖更广泛的受众群体2确认媒体事务需要落实邀约到场的媒体所做的具体工作内容，如是仅拍照还是需要录像；是否需要采访嘉宾或品牌负责人3提供媒体邀请函确认媒体事务后，需要向邀约到场媒体发送邀请函，纸质版更正式，电子版更方便，邀请函内需要注明媒体到场的时间和地点。如果媒体是从异地赶到现场的，需要再注明出行方案，是否会有专车接送及住宿接待4媒体到场接待活动当天，需要安排专人负责媒体的接待工作，包括签到、引导至指定区域、提供必要的资料包（如活动流程、品牌信息等）、协助安排采访等5后续跟进活动结束后，应及时向参与报道的媒体表示感谢，向媒体提供相关