2026年生物科技服务公司员工培训档案管理制度

2026年生物科技服务公司员工培训档案管理制度第一章总则第一条为规范公司员工培训档案管理工作，保障培训档案的真实性、完整性、安全性与可追溯性，充分发挥培训档案在员工发展、岗位适配及企业人才梯队建设中的支撑作用，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国劳动合同法》等相关法律法规，结合公司生物科技服务业务实际情况，制定本制度。第二条本制度所称员工培训档案，是指公司在组织员工开展各类培训活动过程中，形成的能够客观反映员工培训经历、培训成果、技能提升等情况的各类文字、电子资料的总称。第三条本制度适用于公司各部门、各业务单元及与公司建立劳动关系的全体员工，包括正式员工、试用期员工、劳务派遣员工的培训档案管理工作。第四条培训档案管理遵循合法合规、客观真实、统一规范、安全保密、便捷高效的原则，确保培训档案管理工作有序开展，为公司人力资源管理、员工绩效考核、岗位调整及职业发展提供可靠依据。第五条公司培训档案实行“一人一档、动态更新、集中管理”的管理模式。人力资源部是培训档案管理的归口管理部门，负责统筹培训档案的建立、收集、整理、归档、保管、查阅、使用及销毁等全流程管理工作；各业务部门配合人力资源部开展本部门员工培训档案相关资料的收集与提交工作；员工有权了解个人培训档案的相关内容，并有义务配合公司完成培训档案资料的补充完善工作。第二章管理职责分工第六条人力资源部主要职责：（一）牵头制定、修订公司培训档案管理制度及相关操作细则，明确培训档案管理的标准、流程及要求；（二）负责全公司员工培训档案的统一建立、集中保管与动态更新，确保培训档案资料的完整性与时效性；（三）组织开展培训档案资料的收集、整理、分类、归档工作，规范培训档案的管理流程；（四）负责培训档案的日常管理与维护，落实档案保管的安全防护措施，防范档案丢失、损毁或泄露；（五）负责培训档案查阅、借阅、复制等事项的审核与管理，严格执行档案使用权限规定；（六）负责培训档案的转移、销毁等相关工作，严格按照规定流程办理相关手续；（七）定期对公司培训档案管理工作进行自查与梳理，及时发现并纠正管理过程中存在的问题；（八）组织开展培训档案管理制度的宣贯与培训工作，提升相关人员的档案管理意识与操作规范度。第七条各业务部门主要职责：（一）配合人力资源部开展本部门员工培训档案资料的收集与提交工作，及时将本部门组织的内部培训、业务技能培训等相关资料报送人力资源部归档；（二）协助人力资源部核实本部门员工培训信息的真实性与准确性，确保培训档案资料能够客观反映员工的培训情况；（三）根据本部门业务发展需求及员工岗位提升需要，协助人力资源部完善员工培训档案相关内容；（四）严格遵守公司培训档案管理规定，配合人力资源部做好培训档案查阅、使用等相关工作。第八条培训档案管理员主要职责：（一）具体负责培训档案的日常收集、整理、归档、保管及更新工作，建立培训档案管理台账，详细记录档案的相关信息；（二）严格落实档案保管的安全防护措施，定期对档案资料进行检查与维护，确保档案资料的安全完整；（三）负责培训档案查阅、借阅的登记与管理工作，及时办理相关手续，确保档案使用规范有序；（四）及时发现培训档案管理过程中存在的问题，主动向人力资源部负责人汇报并协助解决；（五）严格遵守档案保密规定，不得擅自泄露培训档案中的相关信息。第九条员工主要职责：（一）配合公司完成个人培训档案资料的提供与补充工作，确保所提供资料的真实性与完整性；（二）主动了解个人培训档案的相关内容，对培训档案中记载的信息有异议的，可按规定向人力资源部提出核查申请；（三）严格遵守公司培训档案管理规定，不得擅自查阅、复制或泄露他人的培训档案信息；（四）离职时，配合人力资源部完成个人培训档案相关手续的办理工作。第三章培训档案的建立与资料收集第十条培训档案的建立时机：（一）新入职员工自办理入职手续之日起，人力资源部应当在3个工作日内为其建立个人培训档案；（二）在职员工因岗位调整、技能提升等需要补充培训档案资料的，人力资源部应当及时更新完善其培训档案；（三）培训档案分为电子档案与纸质档案两类，电子档案与纸质档案具有同等法律效力，人力资源部应当同步建立并维护。第十一条培训档案资料的收集范围：（一）员工基础培训信息资料：包括员工姓名、性别、身份证号、入职时间、岗位名称、部门归属、联系方式等基本信息；员工入职前的学历证明、职业资格证书、技能等级证书、培训经历证明等相关资料复印件；（二）公司组织培训相关资料：包括员工参加公司内部培训（如新员工入职培训、岗位技能培训、管理能力培训、合规培训、生物安全培训等）的培训通知、报名申请表、签到表、培训课件、培训笔记、考核试卷、考核成绩、培训合格证明等资料；员工参加公司外部培训（如行业技术研讨会、专业技能培训、资格认证培训等）的培训通知、报名审批表、培训协议、培训费用报销凭证、培训结业证书、培训总结报告等资料；（三）培训成果与技能提升资料：包括员工培训后的技能测评报告、岗位适配性评估报告、培训效果跟踪反馈表、因培训获得的荣誉证书、技术成果证明等相关资料；（四）其他相关资料：包括员工培训计划、培训需求申请表、培训心得、合理化建议等与培训相关的资料。第十二条培训档案资料的收集要求：（一）资料收集的及时性：公司组织的内部培训结束后，人力资源部应当在5个工作日内完成相关培训资料的收集工作；员工参加外部培训结束后，应当在返回公司后7个工作日内将相关培训资料提交至人力资源部；（二）资料收集的真实性：人力资源部及各业务部门应当对收集的培训档案资料进行核实，确保资料内容真实、准确，不得提供虚假资料或篡改资料信息；（三）资料收集的完整性：收集的培训档案资料应当完整齐全，能够全面反映员工的培训过程与培训成果，避免资料缺失或遗漏；（四）资料收集的规范性：收集的纸质资料应当字迹清晰、页面整洁，复印件应当注明“与原件一致”并加盖相关部门公章或由员工本人签字确认；电子资料应当格式规范、内容完整，便于查阅与保存。第十三条培训档案资料的收集流程：（一）内部培训资料收集：培训组织部门在培训结束后3个工作日内，将培训通知、签到表、考核成绩等资料提交至人力资源部；人力资源部对资料进行审核整理后，归入相应员工的培训档案；（二）外部培训资料收集：员工参加外部培训前，需提交培训报名审批表，经部门负责人及人力资源部审批同意后，方可参加培训；培训结束后，员工将培训结业证书、培训总结等资料提交至人力资源部，人力资源部审核后归入其个人培训档案；（三）员工自主提供资料收集：员工自主获得的职业资格证书、技能等级证书等与培训相关的资料，可主动提交至人力资源部，人力资源部审核后归入其个人培训档案。第四章培训档案的整理与归档第十四条培训档案资料的整理：（一）分类整理：人力资源部按照“一人一档”的原则，将收集的培训档案资料按员工个人进行分类；每个员工的培训档案资料再按培训类型（如入职培训、岗位技能培训、外部培训等）、时间顺序进行细分整理；（二）编号标识：对整理后的纸质培训档案进行统一编号，编号规则为“部门代码-员工编号-档案类型代码”，并在档案袋或档案盒上注明员工姓名、部门、档案编号、档案起止时间等信息；电子培训档案按相同编号规则进行命名，建立规范的电子档案目录；（三）资料排序：每个员工的培训档案资料按时间顺序排序，先存入早期的培训资料，再依次存入后续的培训资料；同一培训活动的相关资料按“通知-申请表-签到表-课件-考核资料-总结报告”的顺序整理归档。第十五条培训档案的归档：（一）归档时限：培训档案资料整理完毕后，人力资源部应当在3个工作日内完成归档工作；电子档案与纸质档案同步归档，确保两者内容一致；（二）归档方式：纸质培训档案存入专门的档案柜，档案柜应当放置在干燥、通风、避光、防盗、防火、防潮、防蛀的专用档案室内；电子培训档案存入公司指定的服务器或云存储系统，设置访问权限，确保电子档案的安全存储；（三）归档登记：人力资源部建立培训档案归档登记台账，详细记录每个员工培训档案的归档时间、档案编号、资料数量、归档人等信息，便于后续查阅与管理。第十六条培训档案的更新：（一）动态更新：人力资源部应当定期对员工培训档案进行更新，及时将员工新的培训资料归入档案；对于员工岗位调整、离职等情况，应当在相关手续办理完毕后及时更新档案信息；（二）更新频率：人力资源部每季度对全公司员工培训档案进行一次全面梳理与更新，确保培训档案资料的时效性；（三）更新登记：培训档案更新后，应当在档案管理台账中注明更新时间、更新内容、更新人等信息，确保更新过程可追溯。第五章培训档案的保管与保密第十七条培训档案的保管期限：（一）在职员工的培训档案：自员工入职之日起至离职后5年内，公司予以妥善保管；（二）离职员工的培训档案：保管期限为离职后5年；对于涉及劳动争议、法律纠纷的离职员工培训档案，保管期限延长至争议或纠纷解决后3年；（三）具有重要保存价值的培训档案（如公司重大培训项目资料、核心技术人员培训资料等），经公司管理层批准后，可长期保管。第十八条培训档案的保管要求：（一）档案保管环境：纸质培训档案保管场所应当符合安全防护要求，配备防火、防盗、防潮、防蛀、防虫、防鼠、防尘、防光等设施设备，定期对保管环境进行检查与维护，确保档案资料不受损坏；（二）档案保管责任：培训档案管理员应当严格履行保管职责，定期对档案资料进行检查，发现档案破损、变质、丢失等情况的，应当及时报告并采取相应的补救措施；（三）电子档案保管：电子培训档案应当定期进行备份，备份介质应当妥善保管，做好标识；同时，加强电子档案存储系统的安全防护，设置访问密码与权限，防范病毒感染、数据泄露或丢失；（四）档案移交：培训档案管理员岗位变动时，应当办理培训档案移交手续，填写《培训档案移交清单》，明确移交的档案数量、编号、保管情况等信息，由移交人、接收人及监交人共同签字确认后，方可完成移交。第十九条培训档案的保密规定：（一）培训档案涉及员工个人隐私、公司商业秘密及核心技术信息的，相关管理人员应当严格遵守保密规定，不得擅自泄露、传播或用于其他目的；（二）未经批准，任何部门或个人不得擅自查阅、复制、摘抄他人的培训档案资料；（三）外部单位或个人因法定事由需要查阅公司培训档案的，应当提供相关证明材料，经公司管理层批准后，由人力资源部指定人员陪同查阅，严禁外部单位或个人自行查阅或复制档案资料；（四）违反培训档案保密规定，泄露相关信息给公司或员工造成损失的，应当依法承担赔偿责任；情节严重的，给予相应的纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。第六章培训档案的查阅与使用第二十条培训档案的查阅范围与权限：（一）人力资源部工作人员：因工作需要，可查阅全公司员工的培训档案，但不得用于与工作无关的目的；（二）各业务部门负责人：可查阅本部门员工的培训档案，用于员工绩效考核、岗位调整、培训需求分析等工作；（三）员工本人：可查阅本人的培训档案，了解个人培训经历、培训成果等信息；（四）其他部门或人员：因工作需要查阅培训档案的，需经人力资源部负责人批准后，方可查阅相关范围的档案资料。第二十一条培训档案的查阅流程：（一）内部查阅：查阅人填写《培训档案查阅申请表》，注明查阅人姓名、部门、查阅事由、查阅范围、查阅时间等信息，经所在部门负责人及人力资源部负责人批准后，到培训档案管理员处办理查阅手续；培训档案管理员核实相关手续后，提供查阅服务，并做好查阅登记；（二）员工本人查阅：员工本人凭有效身份证件填写《培训档案查阅申请表》，经人力资源部负责人批准后，可查阅本人培训档案；查阅过程中，不得擅自复制、摘抄档案资料；（三）外部查阅：外部单位或个人查阅培训档案的，需提交书面申请及相关证明材料，经公司管理层批准后，由人力资源部指定人员陪同查阅；查阅过程中，严禁拍照、复制、摘抄档案资料；确需复制的，需经公司管理层批准，并由人力资源部对复制资料进行审核盖章后，方可提供。第二十二条培训档案的使用要求：（一）查阅人应当爱护档案资料，不得在档案资料上涂改、勾画、批注或损坏；查阅完毕后，应当及时将档案资料归还培训档案管理员，由管理员核查无误后归档；（二）培训档案的使用应当严格遵守相关法律法规及公司规定，不得利用档案资料从事违法违规或损害公司、员工利益的活动；（三）培训档案资料的复制、摘抄应当经批准后进行，复制、摘抄的资料应当妥善保管，不得擅自传播或用于其他目的；使用完毕后，应当及时销毁或归还人力资源部；（四）人力资源部应当建立培训档案查阅、使用登记台账，详细记录查阅人、查阅时间、查阅事由、查阅范围、使用情况等信息，确保档案使用过程可追溯。第二十三条培训档案的使用场景：（一）员工绩效考核：将培训档案中的培训成果、技能提升情况作为员工绩效考核的重要参考依据；（二）岗位调整与晋升：根据培训档案反映的员工技能水平、培训经历等情况，为员工岗位调整、晋升提供决策依据；（三）培训需求分析：通过分析培训档案，了解员工现有技能水平与岗位要求的差距，制定针对性的培训计划；（四）人才梯队建设：依托培训档案，识别具有发展潜力的核心人才，为公司人才梯队建设提供支撑；（五）劳动争议处理：培训档案可作为处理劳动争议、确认员工培训相关权利义务的重要证据；（六）其他合法合规的使用场景。第七章培训档案的转移与销毁第二十四条培训档案的转移：（一）员工在公司内部调动岗位的，其培训档案由人力资源部直接调整归属部门信息，档案资料继续保留在公司，无需办理转移手续；（二）员工离职后，因新用人单位需要或其他法定事由，要求转移培训档案的，需提交书面申请及相关证明材料，经公司人力资源部负责人批准后，由培训档案管理员将相关培训档案资料复印件（注明“与原件一致”并加盖公司公章）提供给申请人；原件由公司按规定保管，不予以转移；（三）档案转移过程中，应当做好登记记录，确保档案资料的安全与完整。第二十五条培训档案的销毁：（一）销毁条件：培训档案达到规定的保管期限，且无继续保存价值的，经审核批准后，可予以销毁；涉及劳动争议、法律纠纷未解决的培训档案，即使达到保管期限，也不得销毁，需待争议或纠纷解决后，再按规定处理；（二）销毁流程：人力资源部对达到销毁条件的培训档案进行梳理，填写《培训档案销毁申请表》，注明档案编号、数量、保管期限、销毁原因等信息，经人力资源部负责人审核、公司管理层批准后，方可组织销毁；（三）销毁方式：纸质培训档案的销毁应当采用粉碎、焚烧等不可逆的方式进行，确保档案资料无法恢复；电子培训档案的销毁应当彻底删除，同时删除所有备份文件，确保数据无法恢复；（四）销毁监督：档案销毁过程应当有两名及以上工作人员在场监督，监督人员需对销毁过程进行全程记录，填写《培训档案销毁记录表》，注明销毁时间、地点、方式、销毁档案数量、监督人员等信息，由销毁人、监督人共同签字确认后，归入档案管理台账；（五）严禁擅自销毁：未经批准，任何部门或个人不得擅自销毁培训档案资料；违反规定擅自销毁档案的，将追究相关人员的责任。第八章监督考核与奖惩第二十六条监督检查机制：（一）公司建立培训档案管理监督检查机制，人力资源部每季度对培训档案管理工作进行一次专项检查，重点核查档案资料的完整性、归档的及时性、保管的安全性、查阅使用的规范性等内容；（二）公司管理层不定期对培训档案管理工作进行抽查，确保制度得到有效执行；（三）监督检查结果应当形成书面报告，对存在的问题提出整改意见，明确整改期限与责任人；被检查部门及人员应当按要求及时整改。第二十七条考核管理：（一）公司将培训档案管理工作纳入人力资源部及各业务部门的绩效考核体系，考核指标包括档案资料完整率、归档及时率、查阅使用合规率、档案保管安全性等；（二）培训档案管理员的工作绩效直接与档案管理质量挂钩，考核结果作为薪酬调整、评优评先的重要依据；（三）各业务部门配合培训档案管理工作的情况，纳入部门年度绩效考核，对未按要求提交培训资料、配合核查工作的部门，扣除相应的绩效分数。第二十八条奖励机制：对在培训档案管理工作中表现突出的部门及个人，公司给予表彰奖励：（一）培训档案管理工作规范有序，档案资料完整率、归档及时率均达到100%，无任何违规情况的部门，给予部门年度绩效奖金5%的额外奖励；（二）培训档案管理员认真履行职责，严格遵守制度规定，档案管理质量高、无差错的，授予“优秀档案管理员”称号，给予现金奖