2026年资源回收公司采购申请审批流程管理制度

2026年资源回收公司采购申请审批流程管理制度第一章总则第一条目的为规范公司采购申请审批全流程管理，明确采购申请、审核、审批的权限、流程及要求，提升采购效率，管控采购成本，防范采购风险，确保采购物资（含再生原料、生产设备、检测仪器、耗材、服务等）满足生产经营需求，严格遵守《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国政府采购法》等法律法规，杜绝违规采购、虚假申请等行为，维护公司资产安全与正常运营秩序，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有采购业务的申请审批工作，涵盖再生原料、生产设备、检测仪器、办公耗材、环保设备、维修配件、劳务服务等各类采购事项，涉及生产部、采购部、财务部、仓储部、安环部等所有提出采购需求的部门及审批相关岗位人员。无论采购金额大小，均需按本制度规范履行申请审批流程。第三条基本原则合规合法原则：采购申请审批流程、采购事项及合同条款均符合国家法律法规及行业规范，杜绝违规审批、违法采购行为。预算管控原则：采购申请需严格遵循公司年度采购预算，无预算不审批，超预算需履行预算调整手续后再申请，确保采购资金可控。权责明晰原则：明确各部门、各岗位在采购申请审批中的职责，按权限分级审批，确保申请真实、审核严格、审批规范，责任可追溯。流程规范原则：建立标准化采购申请审批流程，明确各环节时限及要求，确保流程顺畅、高效，避免流程冗余或遗漏。需求匹配原则：采购申请需基于实际生产经营需求，确保采购物资的规格、数量、质量等与需求一致，杜绝盲目采购、重复采购。第二章组织机构与职责第四条采购申请审批领导小组成立由公司总经理任组长，分管采购、财务副总任副组长，采购部、财务部、生产部、仓储部等部门负责人为成员的采购申请审批领导小组。主要职责：统筹规划采购申请审批工作，审批年度采购预算、大额采购申请、预算调整及采购相关重大事项，监督审批流程执行，决策审批争议事项，组织制度优化与人员培训。第五条采购部职责负责采购申请审批流程的日常管理工作，牵头制定采购申请规范、审批权限及流程细则，报领导小组审批后执行。负责审核各部门提交的采购申请，核查申请内容的完整性、真实性、合规性，确认需求合理性、规格清晰度及预算匹配度。跟踪采购申请审批进度，协调解决审批过程中的疑问，及时将审批结果反馈至申请部门，推动审批流程高效落地。汇总采购申请信息，结合库存情况、市场行情，优化采购计划，避免重复采购，提升采购性价比。负责采购申请审批档案的整理、归档，建立采购申请台账，确保申请、审批记录可追溯。第六条各业务部门职责申请部门：作为采购申请发起主体，负责根据生产经营需求，如实填写采购申请表，明确采购物资名称、规格、数量、质量标准、预算金额、交货周期、用途等信息；提交申请前需经部门负责人审核，确保申请真实、准确、合规。财务部：负责审核采购申请的预算匹配性，核查是否在年度预算范围内、预算金额是否合理；审批大额采购申请的资金安排，确保采购资金来源合规、可控；跟踪采购资金支付情况，监督预算执行。仓储部：配合审核采购申请，核查申请采购物资的库存情况，出具库存核查意见，避免重复采购；对库存充足的物资，及时反馈申请部门，建议优先使用库存。生产部/安环部等：针对生产类、环保类采购申请，审核物资规格、技术参数等是否符合生产工艺、环保要求，确保采购物资适配实际生产运营需求。第七条审批岗位职责部门负责人：作为采购申请第一审核人，审核本部门采购申请的真实性、需求合理性，确认申请内容无误后签字提交，对本部门采购申请负责。采购部负责人：审核采购申请的合规性、完整性，确认需求与公司整体采购计划匹配，提出采购优化建议，审核通过后按权限提交上级审批或直接审批（小额采购）。财务负责人：审核采购申请的预算执行情况、资金合理性，确认无预算超支风险，审核通过后按权限提交上级审批。分管副总：审批中额采购申请，核查申请、审核环节的规范性，决策采购申请中的专业疑问，审批通过后按权限提交总经理审批（大额采购）。总经理：审批大额采购申请、预算调整申请及重大采购事项，监督采购申请审批流程的合规执行，决策审批过程中的重大争议。第三章采购申请管理第八条采购申请条件符合公司年度采购预算，无预算的采购申请需先履行预算调整审批手续，经领导小组审批通过后方可提交。基于实际生产经营需求，确需采购的物资或服务，且无法通过现有库存、内部调配等方式解决。采购申请内容完整、清晰，明确采购物资名称、规格型号、技术参数、数量、质量标准、预算金额、交货周期、交货地点、用途等核心信息。紧急采购（如设备故障维修、应急物资等）需附加紧急情况说明，明确紧急原因及最晚交货时间，按紧急审批流程提交。第九条采购申请提交申请部门指定专人作为采购申请负责人，按要求填写统一格式的《采购申请表》，确保信息真实、准确、无遗漏；涉及技术参数的，需附加技术要求说明。《采购申请表》经本部门负责人签字审核后，提交至采购部；同时同步提交预算匹配说明、库存核查需求（如需）等相关材料。常规采购申请需提前3-5个工作日提交，预留审批及采购时间；大额采购申请（5万元及以上）需提前7-10个工作日提交，便于采购部开展市场调研、供应商筛选等前期工作。同一部门同一类物资的采购需求，需集中汇总后提交申请，避免频繁提交零散申请，提升审批效率。第十条采购申请审核采购部收到采购申请后，1个工作日内完成初步审核，重点核查申请内容完整性、格式规范性，对信息缺失的申请，及时退回申请部门补充完善，注明补充要求及时限。初步审核通过后，采购部联合仓储部开展库存核查，1个工作日内出具库存核查意见；对库存充足的，退回申请部门并说明理由，建议优先使用库存；对库存不足的，确认需采购数量。采购部结合生产部、安环部等相关部门意见，审核采购物资规格、技术参数的合理性，确认是否符合生产工艺、环保等要求；对参数不清晰或不合理的，与申请部门沟通调整后再审核。采购部审核预算金额的合理性，结合市场行情核查预算是否充足，对预算偏差较大的，与申请部门、财务部沟通调整，确保预算与市场价格匹配。审核通过的采购申请，按采购金额分级提交对应审批人审批；审核未通过的，详细说明未通过原因，退回申请部门修改后重新提交。第四章采购申请审批流程第十一条审批权限分级小额采购申请（单笔金额5000元及以下）：申请部门负责人审核→采购部负责人审批→财务部备案；涉及生产、环保类物资的，需经生产部/安环部负责人辅助审核。中额采购申请（单笔金额5001元-50000元）：申请部门负责人审核→采购部负责人审核→财务部负责人审核→分管采购副总审批；大额原料、设备采购需经生产部负责人辅助审核。大额采购申请（单笔金额50001元及以上）：申请部门负责人审核→采购部负责人审核→财务部负责人审核→分管采购/财务副总审核→总经理审批；重大采购项目（如核心设备、年度原料框架采购）需经采购申请审批领导小组审议通过后，再由总经理审批。预算调整及紧急采购申请：无论金额大小，均需经财务部负责人审核→分管财务副总审核→总经理审批，紧急采购需附加紧急情况说明。第十二条审批流程时限各审批环节需在规定时限内完成审批，小额采购申请审批总时限不超过2个工作日，中额采购申请不超过3个工作日，大额采购申请不超过5个工作日。审批人因出差、休假等无法及时审批的，需提前指定授权代理人，代为履行审批职责，确保审批流程不中断；授权代理需对审批结果负责。审批过程中需补充材料或沟通调整的，补充、沟通时间不计入审批时限，采购部需及时跟踪协调，推动流程进展。紧急采购申请审批总时限不超过1个工作日，各审批环节优先处理，确保应急需求及时满足。第十三条审批结果反馈与执行采购申请审批通过后，采购部1个工作日内将审批结果反馈至申请部门，同时下达采购指令，启动采购流程，按审批要求对接供应商开展采购工作。审批未通过的，采购部书面说明未通过原因（如预算不足、需求不合理、信息缺失等），退回申请部门，申请部门修改完善后可重新提交申请。采购过程中需调整采购规格、数量、预算等核心信息的，需由申请部门重新提交采购申请，按原审批流程履行审批手续，审批通过后方可调整，严禁擅自变更采购内容。采购完成后，采购部将采购合同、验收单等相关材料归档，同步更新采购申请台账，确保申请、审批、采购、验收全流程可追溯。第十四条紧急采购申请审批特殊流程因设备突发故障、应急抢险、生产紧急需求等情况，需立即采购的，申请部门可启动紧急采购申请流程，提交《紧急采购申请表》及紧急情况说明。紧急采购申请可通过线上办公软件、电话等方式先行沟通，各审批环节优先审批，审批通过后1个工作日内补全书面审批材料，确保流程合规。紧急采购需在满足应急需求的前提下，严控采购成本，优先选择合格供应商，采购完成后及时办理验收、付款等手续，补充完善相关档案。第五章采购申请审批管控要求第十五条预算管控要求所有采购申请必须纳入年度采购预算管理，无预算的采购申请一律不予审批（紧急采购除外，需事后补全预算调整手续）。采购申请预算金额需真实、合理，基于市场调研结果编制，严禁虚增预算或低报预算；财务部定期核查预算执行情况，对超预算采购行为严肃追责。因生产经营需求变化需调整采购预算的，申请部门需提交《预算调整申请表》，说明调整原因、调整金额及用途，按审批权限履行审批手续，审批通过后方可执行。第十六条需求真实性管控严禁提交虚假采购申请，杜绝以采购名义套取公司资金、谋取私利等行为；采购部、财务部定期核查采购申请的真实性，对虚假申请严肃查处。申请部门需对采购需求的真实性、合理性负责，采购物资需与生产经营实际需求一致，避免盲目采购、重复采购导致物资积压。采购部结合生产计划、库存情况，对采购申请需求进行复核，对不合理需求提出调整建议，报审批人决策后执行。第十七条档案与台账管控采购部建立采购申请审批档案，详细留存《采购申请表》、审批意见、预算说明、库存核查表、采购合同、验收单等相关材料，归档期限不低于3年，确保可追溯。建立采购申请审批台账，记录申请部门、采购内容、预算金额、审批流程、审批结果、采购进度等信息，每月汇总上报采购申请审批领导小组。档案与台账管理需规范，实行专人负责、分类存放，确保资料完整、清晰，便于查询与核查。第十八条供应商资质管控采购申请审批过程中，采购部需同步核查供应商资质，确保供应商具备营业执照、相关行业资质（如再生资源回收资质、环保资质等），无不良履约记录。大额采购申请需明确供应商筛选标准，采购部牵头开展供应商调研、比价，提交供应商评估报告，作为审批决策的参考依据。严禁与无资质、信誉差的供应商合作，审批人需对供应商资质审核情况进行复核，确保采购合作合规、可控。第六章监督检查与持续改进第十九条监督检查机制日常监督：采购部、财务部每日核查采购申请审批流程执行情况，重点检查申请真实性、审批合规性、预算执行情况及流程时限，发现问题及时督促整改。专项检查：采购申请审批领导小组每季度开展一次采购申请审批专项检查，抽查采购申请档案、台账，核查审批权限执行、流程合规性等，对违规行为进行通报查处。投诉举报：建立采购申请审批投诉举报机制，鼓励员工举报虚假申请、违规审批、滥用职权等行为，对举报线索及时核查，核查属实的按规定处理。第二十条持续改进机制采购部每月汇总采购申请审批数据，分析审批流程效率、申请合格率、预算执行率等指标，梳理流程冗余、审批延迟等问题，提出优化建议，形成分析报告上报领导小组。建立意见征集机制，鼓励各部门及岗位人员结合工作实际，提出采购申请审批流程、规范优化建议，采购部汇总评审后，将可行建议纳入改进计划，明确落实措施及时限。结合国家法律法规更新、公司生产经营发展及市场变化，每年度对本制度、审批权限、流程细则进行全面优化，提升采购申请审批管理的规范化、高效化水平。第七章考核与奖惩第二十一条考核指标公司将采购申请审批工作纳入各部门及相关岗位绩效考核，核心考核指标包括：采购申请准确率、审批及时率、预算执行率、流程合规率、档案完整性等。考核周期分为月度考核及年度考核，考核结果与薪酬调整、评优评先直接挂钩。第二十二条奖励条款月度、年度采购申请审批工作中，考核指标全部达标、表现突出的部门及个人，给予200-500元现金奖励或通报表扬。及时发现虚假采购申请、违规审批等行为，避免公司资产损失的，给予相关责任人300-800元现金奖励，优先推荐年度优秀员工。提出采购申请审批流程、规范优化建议并被采纳，显著提升审批效率或降低采购成本的，给予建议人200-600元现金奖励。紧急采购申请审批中，高效配合、确保应急需求及时满足的团队及个人，给予200-400元现金奖励。第二十三条处罚条款申请部门提交虚假采购申请、重复采购申请，或申请信息严重失实的，给予部门负责人及申请负责人100-300元罚款；造成公司损失的，加倍处罚，情节严重的予以解聘。审批人未按权限、流程审批，或擅自审批无预算、不合规采购申请的，给予200-500元罚款；因违规审批导致公司损失的，追究赔偿责任，情节严重的予以调岗或解聘。采购部未按规定审核采购申请、跟踪审批进度，