2026年资源回收公司客户合同管理管理制度

2026年资源回收公司客户合同管理管理制度第一章总则第一条目的为规范公司客户合同管理工作，建立“流程规范、权责明晰、风险可控、全程追溯”的客户合同管理体系，防范合同签订、履行、变更等环节的法律风险、经营风险，保障公司与客户的合法权益，确保合同履约合规，符合《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国合同法》等相关法律法规及资源回收行业规范，结合公司客户合作实际（含原料供应、成品采购、服务合作等合同类型），特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司与各类客户签订的所有业务合同（原料供应合同、成品采购合同、合作服务合同、补充协议等），涵盖合同起草、审核、签订、履行、变更、解除、归档、纠纷处理及监督考核全流程；涉及公司销售部、采购部、法务部、财务部、客户管理岗、档案管理岗等相关部门及全体岗位人员，任何参与合同管理的行为均需遵守本制度。第三条基本原则合规合法原则：合同签订、履行、变更等全流程严格遵守法律法规及行业规范，确保合同内容合法有效，杜绝违法违规条款。平等自愿原则：合同签订基于双方平等协商、自愿一致，不得存在欺诈、胁迫等情形，保障合同双方权利义务对等。风险可控原则：强化合同全流程风险排查，重点管控客户资质、履约能力、条款漏洞等风险，提前防范合同纠纷。权责对等原则：明确各部门、各岗位合同管理责任，做到“谁起草、谁负责，谁审核、谁担责”，确保责任落实到人。全程追溯原则：合同各环节资料完整留存，做好记录归档，确保合同管理全程可核查、可追溯。高效履约原则：推动合同双方严格按约定履行义务，及时跟踪履约进度，保障合同目的实现，提升合作效率。第四条管理职责销售部/采购部：作为合同牵头部门（销售部负责成品采购、服务合作合同，采购部负责原料供应合同），负责合同起草、客户对接、履约跟踪；发起合同审核、签订、变更申请；收集客户履约反馈，配合纠纷处理。法务部：负责合同法律审核，核查条款合法性、完整性、严谨性；提供法律意见，修改完善合同条款；协助处理合同纠纷，参与纠纷调解、仲裁及诉讼；审核合同变更、解除的合规性。财务部：负责审核合同价款、结算方式、付款期限等财务相关条款；跟踪合同款项收付情况，核查履约财务合规性；提供财务风险预警。客户管理岗：负责核实客户资质、履约能力；配合合同起草与审核，提供客户信用信息；跟踪客户履约进度，及时上报履约异常情况。档案管理岗：负责合同档案的集中保管、归档与检索；落实合同档案安全管控措施；定期盘点合同档案，确保档案完整无缺失。公司管理层：审批重大合同（单笔金额超规定标准）、合同纠纷处理方案；监督合同管理制度落实；协调解决合同管理中的重大问题。第二章合同起草与审核第五条合同起草规范起草主体：由销售部/采购部业务对接人根据合作需求起草合同，优先使用公司标准合同模板；无标准模板的，需结合合作实际起草，确保条款全面、表述准确。核心条款：合同需包含以下核心内容：双方基本信息（名称、统一社会信用代码、联系方式等）、合作标的（原料/成品规格、数量、质量标准等）、价款与结算方式、交付要求（时间、地点、运输方式等）、履约期限、双方权利义务、违约责任、争议解决方式、合同生效与终止条件等。起草要求：条款表述需简洁严谨，无歧义；内容需符合法律法规及行业规范，明确环保、安全等特殊要求（资源回收行业专属）；不得约定违法违规、不公平条款；核实客户信息，确保双方基本信息准确无误。资料附件：合同需附客户资质文件（营业执照、行业许可证等）、标的质量标准、报价单等附件，附件与合同正文具有同等法律效力。第六条合同审核流程初审：销售部/采购部起草合同后，由部门负责人进行初审，核查条款完整性、与合作需求的一致性、客户信息准确性，初审通过后提交法务部审核。法律审核：法务部在2个工作日内完成审核，重点核查条款合法性、严谨性，识别法律风险，提出修改意见；审核通过后提交财务部审核，审核未通过的退回销售部/采购部修改，修改后重新提交审核。财务审核：财务部在1个工作日内审核财务相关条款，核查价款合理性、结算方式合规性、付款风险等，提出审核意见；审核通过后按权限提交审批，审核未通过的退回修改。最终审批：普通合同（单笔金额低于规定标准）由分管领导审批；重大合同（单笔金额超规定标准）报公司管理层审批；审批通过后方可进入签订环节，审批未通过的退回修改完善。审核记录：各审核环节需留存审核意见，明确审核人、审核时间、修改内容，确保审核过程可追溯。第三章合同签订与履行第七条合同签订规范签订前核实：签订前由客户管理岗再次核实客户资质、履约能力，确认客户信息与合同一致，无重大信用风险；法务部核查合同最终版本条款，确保修改意见落实到位。签订流程：合同采用书面形式签订（纸质合同为主，电子合同需符合法定要求）；由销售部/采购部对接客户签订合同，确保双方签字盖章齐全（公章或合同专用章），签字人需具备合法授权；签订完成后，留存双方签字盖章的完整合同文本（原件至少2份，公司与客户各执1份）。签订时限：审核通过后的合同，需在3个工作日内完成签订，避免因拖延导致合作风险；特殊情况需延期签订的，需经部门负责人审批并说明理由。禁止情形：严禁无审核、无审批签订合同；严禁签订空白合同、条款不全合同；严禁擅自修改已审核通过的合同条款。第八条合同履行管控履约跟踪：销售部/采购部指定专人负责跟踪合同履行进度，每日核查履约情况（交付、付款、质量等），做好《合同履约跟踪记录表》，记录履约节点、存在问题及处理情况。质量管控：针对资源回收类合同，需按约定核查标的质量，留存质量检测报告；发现质量不符合约定的，及时与客户沟通，要求整改或承担违约责任，并做好记录。款项管控：财务部按合同约定跟踪款项收付情况，及时提醒相关部门催收欠款或支付款项；对逾期未付款项，销售部/采购部需及时催收，做好催收记录，必要时由法务部协助催收。异常处理：发现履约异常（逾期交付、质量不达标、款项拖欠等），需在1个工作日内上报部门负责人及法务部，共同制定处理方案，及时与客户沟通协商，避免纠纷扩大；重大履约异常需上报管理层。履约完成：合同履行完毕后，销售部/采购部核查履约情况，确认双方义务全部履行、无遗留问题后，形成《合同履约完成报告》，提交财务部、法务部备案。第四章合同变更、解除与终止第九条合同变更变更条件：合同履行过程中，因合作需求调整、客观情况变化等需变更条款的，需经双方协商一致，方可变更；变更内容需符合法律法规要求。变更流程：由销售部/采购部发起变更申请，附变更说明、双方协商记录，按原合同审核审批流程提交审核审批；审核审批通过后，与客户签订《合同补充协议》，明确变更内容、生效时间，补充协议与原合同具有同等法律效力。变更要求：严禁擅自变更合同条款；变更内容需以书面形式确认，签字盖章齐全；变更后的合同及补充协议需及时归档。第十条合同解除解除条件：符合以下情形可解除合同：双方协商一致；一方违约导致合同目的无法实现；因不可抗力导致合同无法履行；法律法规规定的其他可解除情形。解除流程：由销售部/采购部发起解除申请，附解除理由、相关证明材料，按原合同审批流程提交审核审批；审核审批通过后，与客户签订《合同解除协议》，明确解除时间、善后事宜（款项结算、货物返还等）、违约责任承担等。善后处理：合同解除后，销售部/采购部需配合客户做好善后工作，财务部做好款项结算，法务部审核善后事宜合规性，确保无遗留纠纷。第十一条合同终止终止情形：合同履行完毕、合同解除、履约期限届满且无后续合作，或出现法律法规规定的其他终止情形，合同自动终止。终止后管理：合同终止后，销售部/采购部整理履约全过程资料，提交档案管理岗归档；客户管理岗更新客户档案，标注合同终止状态；财务部核实款项结算情况，确保无未结清款项。第五章合同归档与纠纷处理第十二条合同归档规范归档资料：归档资料包括合同原件、补充协议、审核审批记录、履约跟踪记录、质量检测报告、款项结算凭证、解除/终止协议等全套资料，确保资料完整。归档流程：合同签订或终止后3个工作日内，销售部/采购部将全套归档资料提交档案管理岗；档案管理岗审核资料完整性，按合同类型、合作客户、签订时间分类归档，建立电子档案与纸质档案，生成唯一档案编号，做好归档记录。保管要求：电子档案存储于加密服务器，设置访问权限；纸质档案存放于专用档案柜，加锁保管，存放环境符合防火、防潮、防盗要求；保管期限自合同终止之日起不少于5年，重大合同、存在纠纷的合同保管期限延长至纠纷解决后不少于3年。检索与借阅：电子档案建立检索目录，纸质档案编制索引，便于检索；借阅合同档案需按权限申请，填写《合同档案借阅申请表》，经审核同意后现场借阅，严禁带出档案管理区域，借阅后及时归还，做好借阅记录。第十三条合同纠纷处理纠纷上报：发生合同纠纷后，销售部/采购部需在24小时内上报部门负责人及法务部，提交纠纷情况说明、合同文本、相关证据材料，严禁瞒报、迟报。协商调解：优先采用协商调解方式解决纠纷，由销售部/采购部对接客户协商，法务部提供法律支持，明确协商方案，做好协商记录；协商一致的，签订调解协议，按协议执行。仲裁诉讼：协商调解无果的，由法务部牵头，收集整理证据材料，按合同约定的争议解决方式（仲裁或诉讼）处理；相关部门配合提供证据、协助处理，及时跟踪纠纷进展，最大限度维护公司合法权益。纠纷复盘：纠纷处理完成后，法务部组织相关部门开展复盘，分析纠纷成因、管理漏洞，提出改进措施，避免同类纠纷再次发生，形成复盘报告归档留存。第六章监督考核与奖惩第十四条监督检查日常监督：法务部、档案管理岗每日监督合同审核、签订、归档等流程执行情况，发现管理不规范、条款漏洞等问题，立即责令整改，做好监督记录。定期检查：每月开展一次合同管理专项检查，核查合同条款合规性、履约跟踪完整性、归档资料完整性、纠纷处理及时性等，形成专项检查报告，上报管理层。专项核查：针对重大合同、纠纷频发的合作项目，开展专项核查，排查风险隐患，提出整改要求，跟踪整改落实情况。第十五条考核与奖惩奖励措施：（1）年度合同管理先进部门：全年无合同纠纷、合同履约率100%、归档规范的部门，授予“合同管理先进部门”称号，给予部门绩效奖金上浮10%-15%。（2）年度合同管理先进个人：严格执行制度、合同起草审核规范、及时防范合同风险的个人，授予“合同管理先进个人”称号，给予一次性奖金500-2000元，年度评优优先。（3）纠纷处理贡献奖励：成功调解重大合同纠纷、为公司挽回经济损失的个人，给予一次性奖金1000-5000元，按损失挽回金额分级奖励。处罚措施：（1）轻微违规：合同条款遗漏、审核流程缺失但未造成损失的，扣除责任人当期绩效奖金100-300元，给予口头警告，限期整改。（2）一般违规：擅自修改合同条款、签订不合规合同，或履约跟踪不到位导致轻微纠纷的，扣除责任人当期绩效奖金300-800元，给予书面警告，部门负责人承担连带责任。（3）严重违规：签订违法违规合同、隐瞒合同纠纷导致损失扩大，或泄露合同机密、档案丢失的，扣除全年绩效奖金，给予降职、撤职或解除劳动合同处分；造成公司经济损失的，依法追究赔偿责任；情节严重的，移交司法机关处理。第七章附则第十六条制度解释本制度由公司法务部、销售部、采购部联合负责解释，若条款存在歧义，以三部门联合出具的官方解释为准。第十七条制度修订本制度根据国家法律法规、行业规