公司关于对出境管理相关制度

公司关于对出境管理相关制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国出境入境管理法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国网络安全法》等相关法律法规，参照行业合规管理准则及集团母公司关于风险防控、内控体系建设的统一要求，结合公司业务发展实际与内部管理需求，制定。旨在明确出境管理相关工作的政策依据、适用范围、核心原则及责任体系，防范因人员出境引发的法律风险、合规风险与业务中断风险，规范出境管理流程，确保公司境内外业务稳定运行与员工合法权益。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖但不限于以下场景：（一）员工因公、因私出境；（二）外籍员工或港澳台地区员工的工作许可、居留许可办理与管理；（三）涉及境外国有资产、商业秘密或敏感信息的出境管理；（四）境外业务合作中的法律合规审查与风险防控。第三条本制度下列核心术语定义如下：（一）“XX专项管理”指公司为防范出境管理风险而建立的全流程管控体系，包括政策研究、制度设计、风险识别、合规审查、应急处置与持续改进等环节。（二）“XX风险”指因员工或业务要素（如文件、数据）出境可能引发的法律制裁、行政处罚、商业纠纷、信息泄露或业务中断等不确定性后果。（三）“XX合规”指出境管理活动严格遵循国家法律法规、行业规范及公司内部制度要求，确保行为合法性、程序合理性及责任明确性。第四条XX专项管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：确保所有出境管理活动纳入制度管控范畴，无死角、无盲区；（二）责任到人：明确各层级、各岗位的管理职责，实现“谁主管、谁负责，谁审批、谁担责”；（三）风险导向：以风险识别与评估为基础，优先防控重大风险，动态调整管控策略；（四）持续改进：通过定期评估与反馈机制，优化制度流程，提升管理效能。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司XX专项管理的第一责任人，对公司出境管理工作的合规性、安全性负总责；分管领导为公司XX专项管理的直接责任人，负责统筹组织协调与日常监督指导，确保制度有效执行。第六条公司设立XX专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由分管领导牵头，成员包括人力资源部、法务合规部、信息安全部、财务部等关键部门负责人及下属单位代表，主要履行以下职能：（一）统筹研究国家出境管理政策变化，修订完善公司相关制度；（二）审批重大出境事项的合规审查意见及风险处置方案；（三）定期听取专项管理工作报告，评估工作成效，协调跨部门问题。第七条领导小组下设专项管理办公室（设在法务合规部或人力资源部），负责日常管理，具体职责包括：（一）组织制定、修订XX专项管理制度，并监督执行；（二）统筹开展出境管理风险排查，建立风险数据库；（三）指导各部门落实XX专项管理要求，提供专业咨询支持。第八条牵头部门（法务合规部/人力资源部）职责：（一）牵头设计XX专项管理制度框架，明确业务操作标准；（二）定期组织出境管理风险识别，提出防控措施；（三）监督各部门XX专项管理落实情况，开展考核评估；（四）组织全员XX专项管理培训与合规宣贯。第九条专责部门（各业务支撑部门）职责：（一）法务合规部：负责出境行为的法律合规审查，出具审查意见；（二）信息安全部：负责境外数据、设备的安全管控，监督数据出境合规性；（三）财务部：负责出境相关费用、税务的合规管理；（四）人力资源部：负责员工出境审批、证件管理及风险提示。第十条业务部门/下属单位职责：（一）落实XX专项管理制度要求，开展本领域风险防控；（二）严格执行出境审批流程，确报人出境事由真实、完整；（三）收集、上报XX专项管理相关问题及风险事件，配合处置。第十一条基层执行岗（如项目人员、行政人员）合规操作责任：（一）签署岗位合规承诺书，熟知XX专项管理操作规范；（二）出境前主动报告，配合开展风险排查与合规审查；（三）发现XX专项管理风险或违规行为，及时上报，不得瞒报、漏报。第三章专项管理重点内容与要求第十二条员工因公出境管理：（一）合规标准：出境事由须符合公司规定，审批流程包括部门申请、人力资源部审核、领导小组审批；（二）禁止行为：严禁以劳务输出名义规避审批，严禁伪造出境申请材料；（三）风险防控：重点关注敏感岗位人员出境安全，高风险岗位需进行脱密谈话。第十三条员工因私出境管理：（一）合规标准：确报人出境事由，按规定提交申请材料，人力资源部备案；（二）禁止行为：严禁利用职务之便办理虚假出境申请，严禁在敏感时期擅自出境；（三）风险防控：重点关注短期频繁出境人员的异常行为监测。第十四条外籍员工/港澳台员工出境管理：（一）合规标准：境外人员出境需同时满足中国法律法规及公司内部要求，办理工作许可、居留许可延期或注销；（二）禁止行为：严禁聘用无合法出境资质的境外人员，严禁违规协助其办理手续；（三）风险防控：建立境外人员动态信息库，定期核验证件有效性。第十五条敏感文件/数据出境管理：（一）合规标准：采用“逐份审批、技术加密”原则，重要文件需通过公证认证或法律鉴定；（二）禁止行为：严禁携带涉密文件出境未履行审批程序，严禁非授权人员接触数据；（三）风险防控：实施电子数据出境前进行安全评估，留存操作日志。第十六条境外项目合作中的出境管理：（一）合规标准：合作方出境需提供资质证明，中方人员出境需经合作方书面同意；（二）禁止行为：严禁向无合法资质的境外方提供商业秘密，严禁违规转包项目；（三）风险防控：签订境外合作协议时嵌入合规条款，明确双方责任。第十七条出境证件管理：（一）合规标准：确报人出境证件有效期，及时更新信息，遗失证件按规定补办；（二）禁止行为：严禁冒用、转借出境证件，严禁伪造或变造证件信息；（三）风险防控：建立证件台账，定期核查有效性，异常情况及时上报。第十八条出境异常情况处置：（一）合规标准：出境遇突发事件（如证件丢失、被拒入境）需第一时间向公司报告，按规定启动应急预案；（二）禁止行为：严禁隐瞒不报或擅自处置，严禁因个人原因导致公司利益受损；（三）风险防控：制定境外紧急联系机制，储备备用证件或资金。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制：（一）法务合规部每年牵头评估制度适用性，根据国家政策调整、业务变化修订制度；（二）重大制度修订需经领导小组审议，并通报全体员工。第二十条风险识别预警机制：（一）人力资源部、信息安全部每季度开展出境管理风险排查，分级标注风险等级（高、中、低）；（二）领导小组每月审核风险清单，对高风险项发布预警通知，要求限期整改。第二十一条合规审查机制：（一）出境申请需经法务合规部合规审查，审查通过后方可执行，原则为“未经审查不得实施”；（二）审查内容包括出境事由、证件合规性、风险控制措施等，重大事项需专家论证。第二十二条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，重大风险需上报领导小组统筹协调；（二）明确应急联系人及联系方式，确保风险事件及时响应；（三）处置结果需经领导小组复核，形成闭环管理。第二十三条责任追究机制：（一）违规情形包括但不限于未审批出境、伪造材料、泄露商业秘密等，视情节轻重给予警告、降级、解聘等处罚；（二）处罚标准与绩效考核挂钩，严重者移交纪律委员会处理；（三）建立违规案例库，定期通报，以案说法。第二十四条评估改进机制：（一）每年12月开展XX专项管理有效性评估，考核指标包括制度执行率、风险防控成效等；（二）评估结果作为次年制度优化的重要依据，形成“评估—改进—再评估”循环。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障：（一）公司主要负责人每半年听取一次XX专项管理工作报告；（二）分管领导每月召开专题会议，解决跨部门协调问题。第二十六条考核激励机制：（一）将XX专项合规情况纳入部门年度考核，考核分值不低于X%；（二）对XX专项管理优秀部门/个人予以评优奖励，优秀率不超过X%。第二十七条培训宣传机制：（一）管理层每年接受合规履职培训，内容涵盖政策法规、责任体系等；（二）一线员工每月接受操作规范培训，考试合格后方可上岗；（三）制作XX专项管理手册，张贴宣传海报，营造合规氛围。第二十八条信息化支撑：（一）开发XX专项管理信息系统，实现出境申请线上化、风险实时监控；（二）系统嵌入智能审查模块，自动识别高风险项，提高审查效率。第二十九条文化建设：（一）每年X月举办XX专项管理合规月活动，发布合规承诺书；（二）设立合规意见箱，鼓励员工举报违规行为，提供匿名渠道。第三十条报告制度：（一）风险事件每月汇总上报至领导小组，内容包括事件描述、处置措施