公司采购及开票制度

公司采购及开票制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》《企业内部控制基本规范》等法律法规，结合《[集团母公司名称]关于进一步规范采购及开票业务管理的指导意见》及公司实际情况制定。旨在规范公司采购及开票业务流程，防范舞弊风险、操作风险及合规风险，提升资源配置效率，保障公司资产安全与财务秩序。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在采购活动及开票管理中的全部行为，覆盖商品采购、服务采购、工程项目采购、固定资产采购等各类采购场景，以及发票申请、开具、认证、归档等全流程开票管理。第三条本制度涉及的核心术语定义如下：（一）“XX专项管理”指公司针对采购及开票业务制定的系统性管控措施，包括流程设计、风险识别、审批监督、合规审查等环节，旨在实现业务规范与风险防控的闭环管理。（二）“XX风险”指在采购及开票活动中可能引发经济损失、法律纠纷或声誉损害的潜在风险，如供应商资质风险、价格异常风险、发票欺诈风险等。（三）“XX合规”指公司业务行为严格遵循国家法律法规、行业准则及内部制度要求，确保采购决策、合同签订、发票管理各环节合法合规。第四条公司采购及开票专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则：管控范围覆盖所有采购类型、所有业务环节及所有责任主体，不留管理盲区。（二）责任到人原则：明确各层级、各部门、各岗位的职责权限，建立可追溯的责任体系。（三）风险导向原则：聚焦高发风险点与关键风险环节，实施差异化管控措施。（四）持续改进原则：通过动态评估与优化，不断完善专项管理体系。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司采购及开票专项管理负总责，对重大风险事件承担领导责任；分管采购、财务的领导为直接责任人，负责组织制度落实与风险处置。第六条公司设立“XX专项管理领导小组”，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括采购部、财务部、法务部、内审部及下属单位负责人。领导小组负责统筹专项管理制度建设，协调跨部门重大风险处置，审批重大采购决策，并定期审议管理成效。第七条XX专项管理领导小组下设“XX专项管理办公室”，挂靠采购部，承担日常管理职能，包括制度修订、风险排查、培训宣贯、投诉处理等，并定期向领导小组汇报工作。第八条牵头部门（采购部）职责：（一）牵头制定、修订专项管理制度，并组织宣贯培训；（二）统筹开展供应商资质审核、招标文件评审、采购合同签订等关键环节的合规性审查；（三）建立供应商黑名单制度，定期更新供应商准入标准；（四）监控采购价格异常，分析价格偏离原因，防范利益输送风险。第九条专责部门（财务部）职责：（一）审核采购发票的合规性，包括发票要素完整性、税率准确性、认证时效性等；（二）监督发票开具流程，防止虚开、错开、重复开票行为；（三）建立发票风险监控模型，对高风险供应商进行重点核查；（四）参与采购资金支付审核，确保资金审批权限符合制度要求。第十条业务部门/下属单位职责：（一）落实本领域采购需求，提交采购申请时提供完整业务背景及预算依据；（二）参与供应商比选，但不得干预比选过程或指定供应商；（三）负责采购资料归档，确保档案完整、可追溯；（四）对本单位采购及开票业务合规性负首要责任。第十一条基层执行岗（采购专员、出纳等）职责：（一）签署岗位合规承诺书，明确违规后果；（二）发现采购及开票异常时，及时向专责部门或XX专项管理办公室报告；（三）严格执行审批权限，不得擅自越权操作；（四）参与常态化合规自查，确保操作符合制度要求。第三章专项管理重点内容与要求第十二条供应商准入管理：供应商应具备合法经营资质、良好商业信誉及行业认证，新供应商需通过资质审核、业绩验证、背景调查后方可准入。禁止引入存在关联交易、失信记录或重大法律纠纷的供应商。第十三条招标采购管理：采购金额达到X万元的标的，必须通过公开招标或邀请招标程序，招标文件应明确评审标准、定价方式及违约责任。禁止泄露招标信息或操纵评审结果。第十四条采购合同管理：采购合同应包含价格条款、付款方式、交付标准、违约责任等核心要素，并由法务部门进行合规性审核。禁止签订附赠回扣条款的合同。第十五条价格管理：采购价格应通过比价、询价、招标等竞争性方式确定，并建立价格台账，记录比价过程与结果。禁止未经比价直接采购或高价采购。第十六条发票开具管理：发票开具必须符合税法规定，内容真实、要素齐全，并及时提交认证。禁止虚构业务开票或开具未经审批的发票。第十七条发票认证管理：发票认证必须在认证期限内完成，认证结果需与采购合同、入库单等资料核对一致。禁止认证过期或认证金额与实际采购金额不符。第十八条付款管理：采购付款必须依据合同约定执行，支付前需核对发票、合同、验收单等资料。禁止无合同、无发票支付采购款项。第十九条异常处置：发现采购价格异常、供应商资质不符、发票信息错误等情况时，应立即暂停交易并启动复核程序，重大问题及时上报XX专项管理办公室。第四章专项管理运行机制第十二条制度动态更新机制：每年X月，牵头部门组织各专责部门评估制度有效性，根据法规变化、业务调整及风险事件修订制度，并于X日前发布新版制度。第十三条风险识别预警机制：每季度开展采购及开票风险排查，对发现的问题进行分级（一般/重大），发布预警通知，并要求相关部门限期整改。第十四条合规审查机制：将专项审查嵌入业务流程，采购申请需经业务部门自审、专责部门审核、领导小组审批三级审查，未经审查不得实施。第十五条风险应对机制：一般风险由专责部门牵头处置，重大风险由XX专项管理领导小组成立专项工作组，明确牵头领导、责任部门及整改时限。第十六条责任追究机制：对违规行为实施分级处罚，包括通报批评、绩效考核扣分、纪律处分等，涉嫌犯罪的移交司法机关处理。具体处罚标准见附件《XX违规行为处罚清单》。第十七条评估改进机制：每年X月开展专项管理体系有效性评估，从制度执行率、风险发生率、整改完成率等维度衡量成效，并形成评估报告报领导小组审议。第五章专项管理保障措施第十八条组织保障：各层级领导应定期听取专项管理汇报，协调解决重大问题，并将专项管理纳入部门年度工作计划。第十九条考核激励机制：将专项合规情况纳入部门绩效考核，合规表现突出的部门给予奖励，违规行为取消评优资格。个人考核与岗位履职挂钩，连续X次违规的员工调离岗位。第二十条培训宣传机制：每年X月开展全员合规培训，管理层重点学习制度设计理念，一线员工重点学习操作规范，并组织考核。第二十一条信息化支撑：建设采购及开票管理系统，实现供应商资质电子化审核、发票智能校验、审批流程自动化等功能，提升管理效率。第二十二条文化建设：定期发布《XX合规手册》，要求员工签订合规承诺书，在办公区域张贴合规标语，营造“人人讲合规”的氛围。第二十三条报告制度：风险事件需在X小时内上报XX专项管理办公室，每年X月提交年度管理报