商务合同管理标准模板合同审查与执行

一、适用范围与典型应用场景二、合同全生命周期管理操作流程（一）合同起草阶段操作目标：明确合作双方权利义务，形成条款清晰、内容完整的合同初稿。操作步骤：需求对接：由业务部门（如采购部、项目部）与合作方沟通，明确合作标的、数量、质量标准、价格、履行期限等核心要素，形成《业务需求确认单》（作为合同附件）。模板选用：根据合同类型（如采购、服务），从企业标准合同模板库中选择对应基础模板，避免“一稿多改”导致的条款遗漏。条款填充：将需求确认信息填入模板，重点细化以下条款：主体信息：双方全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址（需与营业执照一致）；标的描述：具体名称、规格型号、技术参数（如为服务类，需明确服务范围、交付标准）；权利义务：双方核心责任（如供货方的质量保证，采购方的付款节点）；违约责任：明确违约情形及对应的赔偿标准（如逾期交货的违约金比例，服务质量不达标的处理方式）；争议解决：约定管辖法院（建议选择己方所在地法院）或仲裁机构。内部审核：业务部门负责人对初稿的完整性、业务合理性进行审核，签字确认后提交法务/合规部门。（二）合同审查阶段操作目标：识别法律风险、条款漏洞，保证合同合规性及可执行性。操作步骤：法务审查：法务部门重点审查以下内容：主体合法性：核查合作方营业执照、法定代表人证件号码明（如为授权代表，需提供授权委托书及代理人证件号码明），保证签约主体有权签署合同；条款合规性：排除法律禁止性条款（如“合同签订后不可撤销”），保证格式条款符合《民法典》及行业监管规定；风险点排查：检查违约责任是否对等、知识产权归属是否明确、保密条款是否覆盖合作全程等。业务复核：法务出具《合同审查意见表》后，业务部门根据意见调整条款，重点确认技术参数、交付时间等业务内容是否满足需求，避免“法务改完业务错”。会签确认：对于重大合同（如金额超过50万元或涉及核心业务），需组织财务、审计等部门会签，重点审核付款方式、税务处理、成本预算等内容。（三）合同审批阶段操作目标：履行企业内部审批权限，保证合同签署的合规性。操作步骤：权限划分：根据合同金额、类型及重要性，按《合同审批权限表》分级审批（示例：10万元以下由部门经理审批；10万-100万元由分管副总审批；100万元以上由总经理审批）。材料提交：业务部门提交完整审批材料，包括：合同终稿、审查意见表、业务需求确认单、合作方资质文件复印件等。审批执行：审批人在权限范围内签署审批意见，对审批通过的合同，标注“同意签署”及签署日期；对未通过的，明确修改意见并退回业务部门。（四）合同签署阶段操作目标：完成合同生效法定程序，明确合同法律效力。操作步骤：文本核对：签署前，业务部门与法务部门共同核对合同文本与审批版本是否一致，保证页码完整、无修改（如有修改需双方盖章确认）。签署方式：根据合作方要求及企业规定，选择签署方式：线下签署：双方加盖合同专用章或公章（需预留公章使用登记记录），法定代表人或授权代表签字（签字需清晰可辨）；线上签署：通过企业指定的电子签约平台（如e签宝、法大大）完成签署，保证电子签名合法有效。文本分发：签署后，业务部门留存原件至少2份（企业留存1份，合作方1份），同步将扫描件归档至合同管理系统，抄送财务、法务等部门。（五）合同履行阶段操作目标：跟踪合同执行进度，及时处理履行中的问题，保证合同目标达成。操作步骤：履行交底：业务部门向履行团队（如采购执行岗、项目组）传达合同核心条款（如交付时间、验收标准、付款节点），明确责任人及时间节点。进度跟踪：建立《合同履行跟踪表》，定期记录履行情况（如供货进度、服务完成阶段），对关键节点（如发货、验收）提前7天提醒合作方。问题处理：履行中出现变更（如交付时间调整、标的物增减），需与合作方签订《合同变更协议》，明确变更内容、责任及费用调整，经审批后履行；如对方违约，及时收集证据（如逾期交付的物流记录），发函催告并保留追偿权利。验收确认：按合同约定组织验收（如货物验收需质检部门出具报告，服务验收需用户部门确认），签署《验收合格证明》作为付款及履约完成的依据。（六）合同归档阶段操作目标：规范合同档案管理，保证后续可追溯、可审计。操作步骤：材料整理：将合同正本、审批文件、审查意见表、变更协议、验收证明、往来函件等资料统一整理，按“一合同一档”原则编号。归档移交：业务部门在合同履行完毕后30日内，将档案移交至档案管理部门，填写《档案移交登记表》，双方签字确认。保管期限：根据档案管理规定明保证管期限（如采购合同保管期限不少于10年，战略合作协议不少于15年），到期后按流程销毁并记录。三、标准化工具表格模板（一）合同审查清单表审查项目审查标准审查结果（通过/不通过）处理意见主体信息双方全称、信用代码、地址与营业执照一致，法定代表人或授权代表身份有效标的条款标的名称、规格、数量、质量标准描述清晰，无歧义权利义务双方责任明确，对等（如供货方质保期、采购方付款节点）违约责任违约情形具体，赔偿标准合理（不超过实际损失的30%）争议解决约定明确管辖地（法院/仲裁），无“由双方协商解决”等模糊表述保密条款保密范围、期限、违约责任明确，覆盖合作期间及合作结束后一定年限签署形式加盖公章或合同专用章，法定代表人或授权代表签字（需附授权委托书）（二）合同履行跟踪表合同编号合同名称合作方履行阶段计划节点实际完成情况责任人备注（如延迟原因）CG-2024-001办公设备采购合同A科技公司供货2024-03-152024-03-18*经理物流延迟2天CG-2024-002系统开发服务合同B软件公司需求调研阶段2024-02-282024-02-28*主管按时完成CG-2024-003市场推广合作协议C传媒公司推广方案执行2024-04-30待完成*专员需确认媒体排期（三）合同变更申请表原合同编号原合同名称变更类型（□内容□期限□金额）变更原因说明CG-2024-001办公设备采购合同内容因生产需求增加，采购打印机数量从10台增至15台拟变更条款原条款拟修改为采购数量采购10台采购15台变更后金额原合同金额：5万元变更后金额：7.5万元合作方意见□同意□不同意（如同意，需盖章确认）内部审批意见业务部门：*经理法务部门：*主管财务部门：*总监最终审批结果□批准□不批准审批人：*总经理日期：2024-XX-XX四、关键风险控制与管理要点主体资质审查：签约前务必核查合作方营业执照、行业资质（如食品经营许可证、安全生产许可证）及履约能力（如过往业绩、财务状况），避免与无资质主体合作导致合同无效。条款表述清晰：避免使用“尽可能”“大概”等模糊词汇，技术参数、交付时间、质量标准等需量化（如“30日内交付”“产品合格率≥99%”），防止履行时产生争议。履行过程留痕：重要沟通（如变更需求、催告履约）建议采用书面形式（邮件、函件），并保留发送记录；验收环节需多方签字确认，避免“口头