会议管理制度

会议管理制度会议管理制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》及相关行业监管要求，参照集团母公司《全面风险管理指引》及《公司章程》关于会议管理的相关条款，结合本公司实际运营需求，旨在规范会议组织与决策行为，防控会议管理过程中的各类风险，提升决策效率与合规性，特制定本制度。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属全资及控股子公司、分公司及全体员工。公司各类会议，包括但不限于董事会、监事会、经营决策会、专题研讨会、部门例会、外部协调会等，均须遵守本制度规定。第三条本制度涉及的核心术语定义如下：（一）“XX专项管理”：指公司针对特定领域（如安全生产、数据安全、采购招标等）制定的专项管理规范，包括会议决策、流程审批、风险防控等全流程管理。（二）“XX风险”：指在会议组织与决策过程中可能引发的管理失效、决策失误、合规瑕疵或资产损失等潜在威胁，如会议记录缺失、决策权限越位、供应商尽职调查不足等。（三）“XX合规”：指会议管理活动必须符合国家法律法规、监管规定、行业准则及公司内部规章制度的要求，确保决策过程合法、程序正当、责任明晰。第四条公司会议管理的核心原则包括：（一）全面覆盖：所有会议类型均须纳入制度管理，确保无死角、无盲区。（二）责任到人：明确会议发起人、组织者、参会者及决策者的职责边界，确保权责对应。（三）风险导向：重点关注重大决策、敏感议题、外部资源引入等环节的风险防控。（四）持续改进：定期复盘会议管理效能，优化流程设计，适应内外部环境变化。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司会议管理负总责，对重大决策会议的合规性、安全性承担最终责任；分管领导作为直接责任人，负责分管领域会议的日常监督与决策支持。第六条设立公司会议管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括办公室、财务部、法务合规部、内审部及各核心业务部门负责人。领导小组负责统筹协调全公司会议管理工作，审议重大会议决策，监督制度执行，并定期向董事会汇报工作。第七条领导小组主要职责包括：（一）审议公司级会议管理制度及重大会议议题；（二）统筹协调跨部门会议资源，优化会议组织效率；（三）监督会议决策的落地执行，开展专项评估；（四）对违反会议管理规定的行为进行问责。第八条明确三类主体的会议管理职责：（一）牵头部门（办公室）：负责会议管理制度的制定与修订，统筹公司级会议安排，规范会议记录与存档，组织会议系统运维。（二）专责部门（法务合规部、内审部等）：负责重大决策会议的法律合规审核，对会议议题的风险进行前置评估，监督决策流程的合法性。（三）业务部门/下属单位：负责本领域专业会议的组织与落实，确保议题的准确性、决策的合理性，落实会议决议的具体措施。第九条规定业务部门/下属单位的会议管理义务：（一）制定本领域会议管理办法，报公司领导小组备案；（二）开展会议需求评估，控制会议规模与频次；（三）落实会议决议的闭环管理，定期报告执行情况；（四）配合领导小组的检查与审计工作。第十条基层执行岗位的合规操作责任包括：（一）会议记录人员须确保记录内容完整、准确，并签字确认；（二）参会人员须按授权范围参与讨论，不得擅自代为决策；（三）涉及敏感信息传递时，须履行保密义务；（四）发现会议流程或决策存在疑点时，及时向专责部门报告。第三章专项管理重点内容与要求第十一条会议计划管理：所有会议须提前制定计划，明确议题、时间、地点、参会人员及预期目标。公司级会议计划需经分管领导审批，部门级会议计划报办公室备案。第十二条会议组织规范：会议组织者须提前发布会议通知，明确议程、材料预审要求及参会方式。重大决策会议须准备决策预案，供领导小组审议。第十三条决策权限控制：明确各类会议的决策权限，如下：（一）部门例会：决策事项仅限于本部门内部管理事务；（二）业务专题会：决策事项涉及跨部门协调的，须提交公司经营决策会审议；（三）重大投资、并购等事项，须提交董事会审议。禁止性行为：严禁越权决策、私下达成协议、决策事项与授权范围不符。第十四条会议记录与存档：会议记录须完整记载会议时间、地点、参会人员、议题、讨论过程、决策事项及责任人。公司级会议记录需经会议主持人签字确认，并移交档案管理部门存档。第十五条电子会议管理：鼓励使用视频会议系统，减少非必要出差。系统使用须符合信息安全规定，会议结束后及时销毁临时存储的音视频文件。第十六条外部资源引入管理：涉及第三方咨询、评估等外部参与时，须对服务商资质进行尽职调查，并在会议中履行回避制度。第十七条风险防控重点：（一）决策风险：重大决策会议须开展多方案比选，必要时引入外部专家论证；（二）信息泄露风险：敏感议题会议须控制参会范围，采取物理隔离或技术加密措施；（三）流程缺失风险：未按计划报备的会议视为无效，决策结果不予执行。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制：公司办公室每两年对会议管理制度进行评估，根据法规变化、业务调整或领导小组审议意见及时修订。修订后需全公司通报，并组织培训。第十九条风险识别预警机制：每年开展会议管理风险排查，重点关注决策权限越位、供应商未尽职调查、会议记录缺失等问题。风险等级分为一般（黄色）、重大（红色），由领导小组发布预警通知。第二十条合规审查机制：重大决策会议须提交法务合规部进行前置审查，审查通过后方可召开。会议决议须与合同、预算等业务系统联动验证，未通过审查的议题不得上会。第二十一条风险应对机制：（一）一般风险：由业务部门/下属单位自行处置，并抄送办公室备案；（二）重大风险：启动应急预案，由领导小组成立专项工作组，必要时上报董事会决策。第二十二条责任追究机制：违反本制度的行为按以下标准处罚：（一）未履行会议计划报备的，对发起人处1000元以下罚款；（二）会议记录严重失实或缺失的，对记录人处500元以下罚款；（三）决策事项违反授权的，视情节对决策人、组织者分别给予警告至降级处分。第二十三条评估改进机制：每年12月开展会议管理年度评估，通过问卷调查、案例复盘等方式收集反馈，形成改进报告并纳入绩效考核。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：各级领导干部须定期研究会议管理问题，将会议效率与合规性纳入分管领域的工作例会。第二十五条考核激励机制：将会议管理纳入部门年度考核指标，如：（一）部门会议计划完成率（权重20%）；（二）会议决议执行率（权重30%）；（三）违规问题发生率（权重50%）。优秀会议管理团队可优先参与评优评先，连续两次考核不合格的部门负责人应向领导小组说明情况。第二十六条培训宣传机制：（一）每年3月开展管理层会议管理培训，重点讲解决策权限与风险防控；（二）每月对一线员工进行会议操作规范培训，包括会议通知填写、记录要点等；（三）制作《会议管理合规手册》，发放至各业务单元。第二十七条信息化支撑：引入会议管理系统，实现以下功能：（一）电子化会议计划申报与审批；（二）智能语音转文字，自动生成会议纪要；（三）风险预警自动推送至相关责任人。第二十八条文化建设：每年发布《公司会议行为规范》白皮书，组织全员签订合规承诺书。设立“优秀会议案例”评选，强化正面引导。第二十九条报告制度：（一）风险事件报告：重大会议风险须在24小时内上报领导小组，并附整改措施；（二）年度管理报告：办公室每年4月提交会议管理年度报