会议会务筹备与场地布置制度

会议会务筹备与场地布置制度会议会务筹备与场地布置制度第一章总则第一条制度制定依据本制度依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国消防法》《中华人民共和国突发事件应对法》等国家相关法律法规，参照《企业内部控制基本规范》及行业通用标准，结合公司实际运营管理需求，特别是为防控会议活动中的组织协调风险、资源调配风险及场地安全隐患，规范会议会务筹备与场地布置工作流程，提升会议管理专业化水平，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖公司各类会议、活动、培训等会议会务筹备与场地布置活动。具体包括但不限于董事会会议、高级管理人员会议、部门例会、客户接待会议、产品发布会、员工培训会、外部合作洽谈会等所有需要在公司内部或外部场地进行的会议活动。本制度同时适用于公司会议场地资源的管理、租赁、布置、使用及维护全过程。第三条核心术语定义1.会议会务专项管理：指公司为规范会议活动筹备与场地布置工作，从需求提报、方案制定、资源调配、现场执行到会后总结的全流程系统性管理活动，旨在确保会议活动安全、高效、规范开展。2.会议场地安全风险：指在会议场地选择、布置、使用及撤场过程中可能存在的火灾隐患、结构安全风险、电力安全风险、治安安全风险、环境安全风险等潜在威胁。3.合规布置标准：指会议场地布置必须符合国家法律法规、行业规范及公司内部管理制度要求，包括消防安全规定、用电安全规范、环境卫生标准、标识标牌规范、无障碍设施要求等。4.场地资源统筹管理：指公司对内部及外部会议场地的统一规划、分类管理、动态调配和高效利用，确保场地资源在时间、空间和能力上的合理配置与优化。第四条专项管理核心原则会议会务筹备与场地布置工作应遵循以下核心原则：1.全面覆盖原则：确保所有会议活动筹备与场地布置环节纳入规范管理范畴，覆盖需求、策划、准备、执行、总结全流程。2.责任到人原则：明确各层级、各岗位在会议会务筹备与场地布置中的具体职责，建立清晰的权责体系。3.风险导向原则：将安全风险防控作为首要任务，对场地选择、布置方案、现场执行等各环节进行全面风险评估与管理。4.持续改进原则：建立会议会务管理的绩效评估与反馈机制，定期总结经验教训，优化管理流程与标准。5.高效节约原则：在确保安全合规的前提下，优化资源配置，提高筹备效率，控制成本投入，实现资源效益最大化。第二章管理组织机构与职责第五条公司决策层职责公司主要负责人对会议会务筹备与场地布置工作负全面领导责任，负责审批重大会议活动的场地布置方案、安全防控措施及预算安排。分管领导对专项管理工作负直接领导责任，负责组织制定管理制度、监督执行情况、协调解决重大问题，并对专项管理工作的成效负主要责任。第六条专项管理领导小组设立公司会议会务筹备与场地布置专项管理领导小组（以下简称"领导小组"），由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，相关职能部门负责人为成员。领导小组主要履行以下职能：1.统筹协调职能：负责统筹全公司会议会务筹备与场地布置工作，协调各部门、各单位之间的协作关系，解决跨部门管理难题。2.决策审批职能：负责审批重大会议活动的场地布置方案、安全防控措施及预算安排，对专项管理中的重大事项做出决策。3.监督评价职能：负责监督专项管理制度的执行情况，定期评估专项管理工作的成效，对发现的问题提出改进要求。领导小组下设办公室（可设在办公室或指定牵头部门），负责领导小组日常工作、制度执行监督、信息汇总分析等具体事务。第七条牵头部门职责公司办公室（或指定牵头部门）作为会议会务筹备与场地布置工作的牵头部门，主要职责包括：1.制度建设：负责统筹专项管理制度建设，根据公司实际情况和管理需求，修订完善相关管理制度和操作流程。2.风险识别：定期组织对会议会务筹备与场地布置工作中的潜在风险进行识别、评估和预警，制定防范措施。3.监督考核：负责监督各部门、各单位专项管理制度的执行情况，建立考核机制，定期对专项管理工作进行考核评价。4.培训宣贯：负责组织开展专项管理培训，提高员工对管理制度和操作规范的认知度和执行力，做好宣贯工作。第八条专责部门职责财务部、安全管理部、法务合规部等专责部门在会议会务筹备与场地布置工作中履行以下职责：1.财务部：负责会议活动预算审核、资金支付管理，对场地租赁、布置、设备租赁等费用进行合规性审核和成本控制。2.安全管理部：负责会议场地安全风险评估、应急预案制定、现场安全监督，对场地消防安全、电力安全、治安安全等进行专业审核。3.法务合规部：负责会议场地租赁合同、服务协议的合规性审核，对场地布置中的合同风险、法律风险进行评估和提示。第九条业务部门及下属单位职责各部门、下属单位在会议会务筹备与场地布置工作中应履行以下职责：1.需求提报：根据工作需要，按照规定流程提报会议活动需求，明确会议类型、规模、时间、场地要求等。2.方案执行：负责本部门会议活动的具体筹备与场地布置工作，按照批准的方案组织实施，确保会议活动顺利开展。3.风险防控：在本部门会议活动中落实安全防控措施，做好现场安全管理，及时报告和处理突发事件。4.总结反馈：对会议活动筹备与场地布置工作进行全面总结，形成经验教训，反馈至牵头部门，促进制度优化。第十条基层执行岗位责任会议会务筹备与场地布置工作的基层执行岗位（如会务助理、场地管理员、技术支持人员等）应履行以下责任：1.合规操作：严格按照管理制度和操作流程开展相关工作，确保场地布置、设备使用、现场服务等活动符合规范要求。2.风险上报：在工作中发现安全隐患、违规行为或其他风险时，应及时向直接上级报告，并采取必要的应急处置措施。3.记录存档：做好会议场地布置、设备使用、现场服务等工作的记录，按规定存档备查。4.接受培训：积极参加专项管理培训，提高业务技能和安全意识，增强合规操作能力。第三章专项管理重点内容与要求第十一条需求提报与审批各部门、下属单位提报会议活动需求时，应填写《会议活动需求申请表》，详细说明会议类型、规模、时间、地点、预算、参会人员、场地要求等关键信息。牵头部门对需求申请进行初步审核，重点审查需求的必要性、预算的合理性、场地的可行性等，提出审核意见报领导小组审批。重大会议活动的需求申请需经公司主要负责人批准。第十二条场地选择与评估会议场地选择应综合考虑以下因素：1.场地容量：确保场地能够满足参会人数、设备摆放、现场活动等需求，预留适当的活动空间。2.场地设施：检查场地是否具备必要的设施设备，如投影仪、音响、麦克风、桌椅、网络、电源插座等，并评估其性能是否满足会议要求。3.场地环境：考虑场地交通便利性、周边环境安全性、空气质量、温湿度等环境因素，确保参会人员舒适度和健康安全。4.场地安全：重点评估场地的消防设施、电力系统、结构安全、安保条件等，确保符合安全规范要求。场地选择后应签订租赁合同或使用协议，明确双方权利义务、费用标准、使用规则等。外部租赁场地需由安全管理部进行安全评估，必要时需组织现场踏勘。第十三条场地布置方案制定会议场地布置方案应包括以下内容：1.布置图设计：绘制场地平面布置图，标明参会区、发言区、展示区、休息区、签到处、媒体区、紧急出口等区域的划分和布置。2.设备配置：列出所需设备清单，包括数量、规格、摆放位置、操作说明等，确保设备安装合理、使用安全。3.环境布置：明确场地装饰、标识标牌、照明、温控、空气净化等环境布置要求，营造符合会议主题的场所氛围。4.安全措施：制定场地安全防控措施，包括消防安全、电力安全、治安安全、卫生防疫等，明确责任人及应急处置流程。场地布置方案需经牵头部门审核，重大会议活动的布置方案需经领导小组审批。方案确定后应报安全管理部进行安全检查，确保符合安全规范要求。第十四条场地布置实施与监督场地布置实施应按照批准的方案进行，并由专人负责监督。具体要求包括：1.布置前准备：提前与场地提供方或租赁方沟通协调，明确布置时间、人员安排、注意事项等，确保布置工作有序进行。2.布置过程控制：监督布置人员严格按照方案进行布置，注意保护场地设施，避免损坏。对重点区域（如设备区、通道）加强安全提示。3.现场检查验收：布置完成后，牵头部门、安全管理部、使用部门等共同进行现场检查验收，确认布置效果符合要求后方可投入使用。4.过程记录：做好场地布置过程的记录，包括布置时间、人员、内容、检查结果等，按规定存档备查。第十五条设备使用与管理会议场地设备使用应遵守以下规定：1.使用登记：使用会议设备（如投影仪、音响、麦克风等）前应进行登记，注明使用时间、使用者、设备状态等信息。2.操作规范：操作人员应按照设备使用说明书进行操作，避免违规操作导致设备损坏或安全事故。3.专人负责：重要设备应由专人负责管理，定期进行检查维护，确保设备处于良好状态。4.故障报告：设备使用过程中发生故障应及时报告，并由专业人员进行维修，确保会议活动顺利进行。5.使用后清理：会议结束后，使用部门应负责设备的清点和归还，确保设备完整无损。第十六条现场服务与保障会议场地现场服务应提供以下保障：1.签到服务：设置签到处，安排专人负责签到工作，提供引导服务，确保参会人员有序入场。2.会务服务：提供会议记录、资料分发、茶歇服务、技术支持等服务，确保会议活动顺利开展。3.安全巡查：安排专人进行现场安全巡查，及时发现和处理安全隐患，确保场地安全。4.应急响应：制定应急预案，明确突发事件（如停电、火灾、医疗急救等）的处置流程，确保能够及时有效应对。第十七条场地撤场与清理会议结束后，应按照以下要求进行场地撤场与清理：1.撤场计划：制定场地撤场计划，明确撤场时间、人员安排、撤场顺序等，确保撤场工作有序进行。2.设备归还：收回所有使用设备，进行检查清点，确保设备完整无损，并按规定归还或移交。3.场地清理：清理场地，包括撤除装饰、清除垃圾、擦拭设备、恢复场地原状等，确保场地整洁。4.费用结算：根据租赁合同或使用协议，办理场地费用结算手续，确保费用支付准确及时。第十八条场地安全风险防控会议场地安全风险防控应重点关注以下方面：1.消防安全：确保场地配备足够的消防设施，并定期进行检查维护。制定消防应急预案，定期组织消防演练。2.电力安全：规范用电管理，避免超负荷用电。对电力线路、插座、设备等进行定期检查，及时消除隐患。3.治安安全：加强场地安保措施，设置安全警示标识，对重点区域进行监控。制定安保应急预案，确保场地安全。4.卫生防疫：在特殊时期（如传染病高发期）加强场地卫生防疫措施，做好消毒工作，确保参会人员健康安全。5.环境安全：关注场地空气质量、温湿度等环境因素，确保参会人员舒适度和健康安全。第十九条场地资源统筹管理会议场地资源统筹管理应遵循以下原则：1.计划管理：制定场地使用计划，统筹安排场地资源，避免资源闲置或冲突。2.分类管理：对场地资源进行分类管理，区分不同类型场地的使用规则和管理要求。3.动态调配：建立场地资源动态调配机制，根据实际需求调整场地使用安排，提高资源利用效率。4.成本控制：优化场地资源配置，控制场地使用成本，实现资源效益最大化。5.信息化管理：建立场地资源管理信息系统，实现场地资源信息的数字化管理，提高管理效率。第四章专项管理运行机制第二十条制度动态更新机制会议会务筹备与场地布置制度应建立动态更新机制，具体要求如下：1.定期评估：每年对制度执行情况进行评估，总结经验教训，提出改进建议。2.及时修订：根据法律法规变化、公司管理需求调整、实际操作中发现的问题等，及时修订完善制度。3.版本管理：建立制度版本管理制度，明确各版本的有效期、适用范围等，确保使用最新有效版本。4.发布流程：制度修订后应按流程审批发布，并及时传达至相关部门和人员。第二十一条风险识别预警机制会议会务筹备与场地布置工作的风险识别预警机制应包括以下内容：1.风险清单：建立风险清单，明确常见风险类型、风险特征、可能后果等。2.定期排查：定期组织对会议会务筹备与场地布置工作中的风险进行排查，识别新出现的风险。3.风险评估：对识别出的风险进行评估，确定风险等级，制定相应的防控措施。4.预警发布：对重大风险发布预警通知，提醒相关部门和人员采取防控措施。5.持续监控：对风险变化情况进行持续监控，及时调整防控措施。第二十二条合规审查机制会议会务筹备与场地布置工作的合规审查机制应包括以下内容：1.审查节点：在会议活动筹备的关键节点（如需求提报、场地选择、布置方案、设备使用等）进行合规审查。2.审查内容：审查会议活动是否符合公司管理制度要求，场地布置、设备使用、现场服务等是否符合规范要求。3.审查方式：采取现场检查、文件审核、人员访谈等方式进行合规审查。4.审查结论：明确审查结论，对发现的问题提出整改要求，并跟踪整改落实情况。5.未经审查不得实施：未经合规审查的会议活动不得实施，确保所有活动合法合规。第二十三条风险应对机制会议会务筹备与场地布置工作的风险应对机制应包括以下内容：1.分级处置：根据风险等级，分级制定应对措施。一般风险由业务部门自行处置，重大风险由牵头部门协调处置。2.应急流程：制定突发事件应急处置流程，明确报告程序、处置措施、责任分工等。3.责任协同：建立风险应对责任协同机制，明确各部门、各岗位的职责，确保协同应对。4.及时上报：对重大风险事件及时上报，并按流程上报至领导小组。5.后期处置：风险事件处置后，应进行后期处置，包括善后处理、经验教训总结等。第二十四条责任追究机制会议会务筹备与场地布置工作的责任追究机制应包括以下内容：1.违规情形：明确违规情形，包括违反制度规定、失职渎职、违规操作等。2.处罚标准：制定处罚标准，根据违规情节轻重，确定相应的处罚措施。3.联动考核：将违规情况纳入绩效考核，与绩效、评优挂钩。4.纪律处分：对严重违规行为，按照公司纪律处分规定进行处理。5.责任认定：对责任追究进行公正认定，确保责任追究到位。第二十五条评估改进机制会议会务筹备与场地布置工作的评估改进机制应包括以下内容：1.定期评估：定期对专项管理体系有效性进行评估，包括制度执行情况、风险防控效果、管理效率等。2.评估方法：采取多种评估方法，如问卷调查、访谈、数据分析等。3.评估结果：对评估结果进行分析，找出管理漏洞和改进方向。4.优化流程：根据评估结果，优化管理流程和标准，提高管理效能。5.持续改进：建立持续改进机制，不断提升会议会务筹备与场地布置管理水平。第五章专项管理保障措施第二十六条组织保障公司各级领导应高度重视会议会务筹备与场地布置工作，将其作为一项重要管理任务纳入工作议事日程。牵头部门应配备专职人员负责专项管理工作，并建立必要的工作机制和资源保障。各部门、各单位应明确分管领导和工作联系人，落实管理责任。第二十七条考核激励机制将会议会务筹备与场地布置工作的合规情况纳入部门年度考核和评优评先，考核内容包括制度执行情况、风险防控效果、管理效率等。对表现突出的部门和个人给予表彰奖励，对违规行为进行责任追究，形成激励约束机制。第二十八条培训宣传机制建立会议会务筹备与场地布置工作的培训宣传机制，具体包括：1.分层级培训：对管理层、专责部门人员、基层执行岗位人员开展分层级培训，提高不同层级人员的专业能力和合规意识。2.定期培训：定期组织专项管理培训，更新培训内容，提高培训效果。3.宣传普及：通过多种渠道宣传专项管理制度和操作规范，提高员工对专项管理的认知度和执行力。4.案例教学：收集整理典型案例，开展案例教学，提高员工对风险防控的意识和能力。第二十九条信息化支撑建立会议会务筹备与场地布置工作的信息化支撑体系，具体包括：1.系统开发：开发会议管理系统，实现会议需求提报、场地资源管理、设备使用管理、费用结算等功能。2.流程自动化：将会议会务筹备与场地布置的关键流程进行自动化，提高管理效率。3.风险监控：建立风险监控子系统，实现风险实时监控、预警提示等功能。4