养老院工作人员保密制度

养老院工作人员保密制度养老院工作人员保密制度第一章总则第一条制度制定依据本制度依据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国个人信息保护法》《养老机构管理办法》《养老机构服务规范》（GB/T35872-2018）等国家法律法规，结合XX集团母公司《企业商业秘密保护管理办法》及本养老院实际运营需求，为规范工作人员在服务过程中对老年人个人信息、服务资料、运营数据等敏感信息的管控，防控信息泄露、滥用等专项风险，实现合规化、精细化专项管理，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于XX养老院全体员工（包括但不限于管理层、医疗护理团队、行政后勤人员、市场销售人员、第三方合作人员等），以及所有参与养老院运营管理、服务提供、数据处理的下属单位及关联机构。适用范围涵盖但不限于以下场景：1.老年人信息采集、存储、使用、传输等全生命周期管理；2.医疗护理记录、康复方案、隐私保护等专项领域；3.财务数据、供应商信息、招投标资料、运营报告等商业敏感信息管理；4.案例分析、服务质量评估、风险审计等内部管理活动。第三条核心术语定义1.“XX专项管理”：指养老院针对老年人信息、商业数据等敏感信息的全流程管控体系，包括制度设计、流程优化、技术防护、行为规范、风险处置等综合性管理措施。2.“XX风险”：指因信息管理不当可能导致的老年人隐私泄露、商业利益受损、法律责任追究等潜在危害，包括操作风险、技术风险、管理风险等。3.“XX合规”：指工作人员在信息处理活动中严格遵守国家法律法规、行业规范及本制度要求的行为标准，确保信息使用合法合规、权责明确。4.“敏感信息”：指直接识别特定老年人身份的信息（如姓名、身份证号、家庭住址、联系方式），以及影响老年人权益或机构运营的商业、医疗、财务等数据。第四条专项管理核心原则1.全面覆盖：保密管理覆盖所有涉密信息场景，无死角、无盲区；2.责任到人：明确各级人员保密职责，实现“谁主管、谁负责，谁使用、谁负责”；3.风险导向：优先防控高风险环节，动态调整管控措施；4.持续改进：通过监督评估优化制度执行，适应法规与业务变化；5.最小必要：信息使用遵循“按需获取、限定授权”原则，不得超出工作范围。第二章管理组织机构与职责第五条决策层职责1.公司主要负责人（院长）为保密工作的第一责任人，承担全面领导责任；2.分管运营、医疗、行政的副院长为直接责任人，负责分管领域保密工作的组织落实；3.定期听取保密工作汇报，审批重大风险处置方案及专项管理资源投入。第六条专项管理领导小组1.组成架构：由院长任组长，分管副院长任副组长，运营总监、医疗总监、法务合规部负责人、信息安全部负责人、各科室负责人任组员；2.主要职能：-统筹全院保密工作规划与重大事项决策；-审批年度保密管理计划、风险处置方案；-组织专项审计与评估，监督制度执行效果。第七条部门职责划分1.牵头部门（法务合规部）-负责制定和完善保密管理制度体系；-主导开展保密风险排查与合规审查；-组织全员保密培训与考核；-协调跨部门重大保密事件处置。2.专责部门（信息安全部）-负责信息系统的技术防护与数据加密管理；-定期开展安全漏洞排查与应急演练；-监控网络传输中的敏感信息泄露风险；-配合司法或监管机构的调查取证。3.业务部门/下属单位-医疗护理部：严格保管病历资料，禁止非授权查阅；-市场销售部：规范客户信息收集与营销使用行为；-行政后勤部：管理办公设备、纸质文件的安全存储与销毁；-下属护理站：落实本地化信息管理细则，定期向总院报备。第八条基层执行岗责任1.严格遵守“双人双锁”原则（重要信息查阅需经上级审批）；2.实现离职/调岗时的保密承诺签署与权限回收；3.通过内部系统上报可疑泄密行为（如系统异常登录、文件外传）；4.签署年度《岗位保密承诺书》，明确违规后果。第三章专项管理重点内容与要求第九条老年人个人信息管理业务操作合规标准：-采集前需经老年人或监护人书面同意，明确信息用途；-电子病历系统需设置权限层级，护理员仅可访问分管区域数据；-禁止将老年人信息用于商业广告或第三方验证（经授权除外）。禁止性行为：-严禁通过社交媒体、自媒体泄露老年人姓名、照片、健康状况；-禁止将纸质档案转借非工作相关人员；-禁止通过非安全渠道（如个人邮箱）传输敏感信息。重点防控点：-技术层面需采用加密存储与传输，定期更新防火墙规则；-管理层面需建立离职员工信息回收清单，确保数据清除。第十条医疗护理记录管理合规标准：-记录需及时更新，抢救记录需实时录入；-交接班时需通过纸质签字确认，电子记录需留存操作日志；-试点区域可引入区块链存证，增强不可篡改属性。禁止性行为：-严禁修改已归档记录，禁止伪造医嘱或评估结果；-禁止将记录截图发送至非工作群组。重点防控点：-定期抽检记录完整性，对篡改行为从重追责；-加强智能手环等物联网设备的数据脱敏处理。第十一条财务与招投标信息管理合规标准：-采购合同需经法务部审核，供应商信息需脱敏存储；-资金审批权限需与岗位职责匹配，大额支付需双签；-招投标文件需在指定系统匿名评审，禁止泄露标底。禁止性行为：-严禁利用职务便利泄露供应商报价信息；-禁止在离职后从事关联竞标行为。重点防控点：-对供应商资质审核需交叉复核，防止利益输送；-定期审计财务系统操作日志，识别异常交易。第十二条档案与纸质文件管理合规标准：-档案柜需上锁存放，涉密文件需粘贴防复印标识；-销毁档案需经审批，并登记销毁人、销毁时间；-临时借阅需登记，归还时需核对完整性。禁止性行为：-严禁将涉密文件带离办公区（经授权除外）；-禁止将纸质文件扫描后外传（需通过加密系统）。重点防控点：-对档案室实施视频监控，禁止无关人员闯入；-引入电子档案系统可减少纸质流转，降低丢失风险。第十三条外部合作与第三方管理合规标准：-与家政、康复机构合作时需签订保密协议，明确违约责任；-对外输出数据需脱敏处理，禁止传输敏感字段；-合作方需定期接受本制度培训，考核合格后方可接入系统。禁止性行为：-严禁将机构运营数据用于合作方内部商业开发；-禁止在合作合同中免除自身法律责任。重点防控点：-对合作方实施动态评估，不合格的需立即终止合作；-通过数据脱敏工具（如K-Means聚类）降低泄露风险。第十四条内部系统使用管理合规标准：-工作人员需通过人脸识别或动态口令登录，禁止共享账号；-系统需设置操作权限，离职人员权限需当日停用；-定期备份系统数据，确保可恢复性。禁止性行为：-严禁使用手机APP访问核心系统；-禁止测试系统漏洞，需通过专门渠道报备。重点防控点：-对异常登录行为（如异地登录）需实时告警；-引入单点登录（SSO）可简化流程，但需加强会话超时控制。第四章专项管理运行机制第十五条制度动态更新机制-法务合规部每年联合信息安全部评估制度适用性；-根据监管政策变化（如《个人信息保护法》修订）或业务调整（如引入AI辅助诊断）及时修订；-修订后的制度需在OA系统发布，覆盖全体员工。第十六条风险识别预警机制-每季度开展专项风险排查，重点关注：-系统漏洞（如SQL注入）、数据传输中明文传输；-员工行为异常（如频繁导出大额数据）；-风险等级分为一般（如文件存储未加密）、重大（如系统被黑），对应不同上报流程；-预警信息需通过短信、邮件同步至直接责任人。第十七条合规审查机制-关键节点嵌入审查：1.新员工入职时需签署保密协议；2.涉及老年人信息的系统变更需经信息安全部测试；3.年度预算中需包含保密管理预算（如安全设备采购）；-设立“合规前置”原则，未经审查的项目不得实施。第十八条风险应对机制-一般风险：由部门负责人限期整改，专责部门跟踪；-重大风险：启动应急预案，组员需在2小时内到场处置；-上报流程：基层员工→部门负责人→领导小组，紧急情况需越级上报。第十九条责任追究机制违规情形与处罚标准：-轻微违规（如忘记加密文件）：通报批评，取消当月评优资格；-严重违规（如泄露客户名单）：解除劳动合同，承担连带赔偿责任；-构成犯罪的需移交司法机关，机构保留追究民事权利。第二十条评估改进机制-每半年开展一次有效性评估，指标包括：-培训覆盖率（需达到98%）；-风险事件发生率（同比下降15%）；-评估结果作为部门绩效考核的30%权重因子。第五章专项管理保障措施第二十一条组织保障-设立保密专项经费，每年预算不低于运营成本的0.5%；-院长办公会每季度听取一次保密工作汇报，确保资源保障到位；-组建“保密观察员”队伍，由各部门骨干兼职，负责日常监督。第二十二条考核激励机制-将保密合规纳入绩效考核，优秀员工可额外获得保密津贴；-对主动举报泄密线索的员工给予一次性奖励（最高3000元）；-年度评优时需公示“合规承诺书”签署情况。第二十三条培训宣传机制-培训分层级：-管理层：每年参加“合规履职”培训，考核不合格者降级；-一线员工：每月开展操作规范培训，考核通过方可上岗；-通过电子屏滚动播放保密标语，在员工手册中设置“保密红黑榜”。第二十四条信息化支撑-部署信息防泄漏系统（DLP），监控敏感文档外发行为；-引入人脸识别门禁，禁止无关人员接触档案室；-通过区块链技术实现护理记录不可篡改存证。第二十五条文化建设-制作《养老院保密合规手册》，发放至每位员工；-签署《年度保密承诺书》，内容需包含“离职后仍需履行保密义务”；-在办公区设置保密宣传角，定期更新典型案例。第二十六条报告制度-风险事件上报：当日发生需在12小时内提交《风险处置报告》；-年度管理情况需在次年3月提交至领导小组，报告内容含：-本年度保密检查问题清单及整改闭环；-合作方保密协议执行情况。