酒店会议组织服务合同协议

酒店会议组织服务合同协议本合同由以下双方于______年______月______日在______签订：甲方（委托方/客户方）：______，法定地址：______，联系人：______，联系电话：______。乙方（服务方）：______，法定地址：______，联系人：______，联系电话：______。鉴于甲方拟在乙方酒店举办会议，乙方同意为甲方提供会议组织服务，双方根据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，经友好协商，达成以下协议：第一条会议概况1.1会议名称：______1.2会议时间：______年______月______日至______年______月______日，共计______天。1.3会议地点：乙方酒店______会议中心，包括主会场______（容纳人数约______人）、分会场______（容纳人数约______人）。1.4会议规模：预计参会人数约______人，其中外宾______人。第二条服务范围与内容2.1会议场地2.1.1甲方租用乙方酒店______会议中心主会场______场次，使用时间为每日______时______分至______时______分，共______小时。2.1.2甲方租用乙方酒店______会议中心分会场______场次，使用时间为每日______时______分至______时______分，共______小时。2.1.3乙方负责提供所租用场地的基本照明、电源接口。2.1.4甲方如需特殊场地布置（如舞台搭建、特殊桌椅摆放等），需提前______天提供详细布置方案，相关费用由甲方承担，最终以乙方确认方案为准。2.2基本会议设施2.2.1乙方在主会场提供基础影音设备一套，包括投影仪、幕布、无线手持麦克风______颗、有线手持麦克风______颗、音箱______个，满足基础会议需求。2.2.2乙方在分会场提供基础影音设备一套，包括投影仪、幕布、无线手持麦克风______颗、音箱______个。2.2.3甲方如需增加或更换影音设备（如LED屏、更多麦克风、舞台返送监听系统等），相关费用由甲方承担，乙方需根据甲方要求提供技术支持。2.2.4乙方负责提供会议室免费Wi-Fi服务，网络名称及密码为______。2.2.5乙方配备现场协调员______名，全程负责会场协调工作，包括签到引导、物料分发、设备对接等。2.3会议餐饮服务2.3.1茶歇：会议期间，在主会场提供茶歇______次，时间为每日______时至______时，形式为咖啡、茶点、水果、软饮，每人费用标准为______元。如需含酒精饮料，需另行说明并支付费用。2.3.2午餐：会议期间，在酒店______餐厅提供自助午餐______次，时间为每日______时至______时，人均费用标准为______元。特殊饮食要求（如素食、清真等）需提前______天以书面形式通知乙方，费用按实际成本另计。2.3.3乙方负责茶歇及午餐的预订和现场服务，确保按时供应。2.4会议物料与制作服务2.4.1乙方提供基础会议物料，包括桌卡、指示牌、会议议程单（电子版及纸质版）、笔记本、笔、纸、文件夹，数量满足预计参会人数______倍。2.4.2甲方如需定制物料，包括但不限于背景板（尺寸：______，材质：______）、签到台、易拉宝、横幅、会议指南等，需提供设计文件及制作要求，相关费用由甲方承担。定制物料需在______年______月______日前确认最终设计，制作周期为______天，最终物料需在会议开始前______天送达会场。乙方确保物料质量符合甲方要求。2.5其他配套服务2.5.1会场清洁：乙方负责每日对使用会议室进行清洁整理，会议结束后进行深度清洁。2.5.2停车服务：为甲方提供______个免费停车位，超出部分按酒店标准收费。2.5.3住宿（如需）：如甲方参会人员需在乙方酒店住宿，房间类型为______，数量按实际预订计算，房型及价格按酒店公示标准执行，费用由甲方承担，预订截止日期为______年______月______日。第三条会议日期、时间与地点3.1会议总时长：______天，自______年______月______日起至______年______月______日止。3.2每日会议安排：详见附件一《会议日程安排》。3.3会议地点：乙方酒店______会议中心及______餐厅。第四条报价、费用与支付方式4.1合同总价款：本合同项下乙方提供的服务费用总额为人民币______元（大写：______）。该价格包含但不限于场地使用费、基础影音设备使用费、茶歇费、午餐费（按预估人数计算）、基础会议物料费、现场协调员服务费。价格不含税费，如需增值税专用发票，税额需甲方承担。4.2费用调整：如因不可抗力或政府政策调整导致乙方成本显著增加，双方可协商调整相关费用。4.3支付方式：4.3.1预付款：本合同签订后______日内，甲方支付合同总价款的______%，即人民币______元（大写：______），作为定金。乙方在收到款项后开始为甲方安排预订。4.3.2尾款：会议结束后______日内，甲方根据实际发生的餐饮费用（如有差额）及甲方确认的定制物料最终费用，支付剩余款项。乙方应在收到尾款后开具等额发票。4.4发票：乙方应在甲方支付尾款后______日内，向甲方开具符合国家税务规定的增值税专用发票或普通发票。第五条双方权利与义务5.1甲方权利与义务：5.1.1有权要求乙方按照合同约定提供合格的服务和设施。5.1.2应至少提前______天书面确认最终参会人数，以便乙方安排餐饮及物料。5.1.3应至少提前______天提供详细的会议日程安排及设备需求清单。5.1.4应提前______天确认茶歇、午餐的特殊饮食要求。5.1.5应按时支付合同款项。5.1.6应遵守乙方酒店的相关管理规定，爱护会场设施。5.1.7负责办理自身参会人员及物品的出入境手续（如需）。5.2乙方权利与义务：5.2.1有权要求甲方按时支付合同款项。5.2.2应按照合同约定提供符合标准的会议场地、设施、餐饮、人员服务等。5.2.3应配备足够数量的合格人员（协调员、技术人员、服务人员等）以保证服务顺利进行。5.2.4应保证提供的影音设备、餐饮、物料等符合甲方约定或行业标准，并确保服务安全。5.2.5应负责处理会议期间的现场协调工作，及时响应甲方合理需求。5.2.6应提供符合标准的会场清洁服务。5.2.7有权拒绝执行甲方提出的不合理或违反法律法规及酒店规定的要求。第六条合同的变更与解除6.1变更：任何一方如需变更合同内容（如会议日期、场地、服务项目等），应至少提前______天以书面形式通知对方。变更内容经对方书面确认后生效。因变更产生的费用由提出变更方承担，或双方协商确定。6.2解除：6.2.1如一方严重违反本合同约定，经对方书面通知后______日内仍未纠正的，守约方有权解除合同，并要求违约方承担违约责任。6.2.2如发生不可抗力事件，导致合同目的无法实现，双方均可解除合同，互不承担违约责任。遇不可抗力的一方应立即通知对方，并提供相关证明。6.2.3解除合同后，甲方已支付的费用不予退还，乙方已提供的服务按实际发生情况结算。第七条违约责任7.1甲方逾期支付款项的，每逾期一日，应按逾期支付金额的______%向乙方支付违约金，但累计违约金不超过合同总价款的______%。7.2乙方未能按合同约定提供核心服务（如未提供预订的场地、关键设备无法使用、餐饮服务严重不符标准等），甲方有权要求乙方立即补救，并赔偿由此给甲方造成的一切直接损失，包括但不限于差旅损失、会议延期费用等。若乙方未能有效补救或情况严重，甲方有权解除合同，乙方应退还甲方已支付但未提供服务的费用，并支付合同总价款______%的违约金。7.3甲方或其参会人员损坏乙方酒店财产或造成其他损失的，应负责赔偿。第八条不可抗力8.1“不可抗力”是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于地震、台风、洪水、火灾、战争、动乱、政府行为、重大流行病疫情等。8.2任何一方因不可抗力导致无法履行或无法完全履行合同义务时，不承担违约责任，但应在不可抗力发生后______日内书面通知对方，并提供相关证明文件。双方应根据不可抗力的影响，协商决定是否延期履行、部分履行或解除合同。第九条保密条款9.1甲乙双方应对在合作过程中知悉的对方的商业秘密（包括但不限于价格信息、客户信息、经营策略等）以及会议的内部信息（包括但不限于参会人员名单、议程、资料等）承担保密义务。9.2未经对方书面同意，任何一方不得向任何第三方泄露上述保密信息，但法律法规另有规定或为履行合同所必需的除外。9.3本保密义务不因合同的终止而失效。第十条争议解决10.1因本合同引起的或与本合同有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决。10.2协商不成的，任何一方均有权向______人民法院提起诉讼。第十一条通知与送达11.1本合同项下的所有通知、请求、要求或其他通信均应以书面形式作出，并通过专人递送、挂号信、电子邮件或传真等方式发送至本合同首部列明的地址或联系方式。11.2通知在以下时间视为送达：（1）专人递送：发件人将通知交付收件人时；（2）挂号信：寄出后______日；（3）电子邮件：发送时；（4）传真：发送成功后。11.3任何一方变更联系方式，应提前______日书面通知对方。第十二条合同生效、期限与份数12.1本合同自双方授权代表签字并加盖公章（或合同专用章）之日起生效。12.2本合同有效期为自生效之日起至会议服务完全结束且所有款项结清之日止。12.3本合同一式______份，甲方执______份，乙方执______份，具有同等法律效力。第十三条其他条款13.1法律适用：本合同的订立、效力、解释、履行及争议解决均适用中华人民共和国法律。13.2完整协议：本合同及其附件构成双方就本合同标的达成的完整协议，取代双方此前就此达成的所有口头或书面协议、谅解和承诺。13.3附件：本合同的附件（包括但不限于《会议日程安排》）是本合同不可分割的组成部分，与本合同具有同等法律效力。13.4知识产权：甲方提供的定制物料设计稿的知识产权归甲方所有；乙方提供的标准服务中使用的软件、模板等知