财务报销审批流程及附表指南

财务报销审批流程及附表指南一、适用范围与常见报销类型本指南适用于公司内部所有员工的日常费用报销，涵盖因公产生的各类合理支出。常见报销类型包括但不限于：日常办公费用：文具采购、打印复印、通讯费、快递费等；差旅费用：交通费（机票、火车票、市内交通）、住宿费、餐补、市内交通补贴等；业务招待费用：客户接待餐费、活动场地租赁、礼品采购等；其他合规费用：培训费、维修费、小额采购等（需符合公司费用管理制度）。二、报销全流程详解（一）报销前准备：单据收集与合规自查取得合规票据发票需为真实、合法、有效的增值税发票（或符合规定的财政票据），抬头全称需为公司全称（如“科技有限公司”），税号、项目名称等要素齐全，无涂改、破损。电子发票需打印并注明“已报销”，避免重复使用；定额发票需在背面注明消费日期、事由及经办人签字。差旅报销需附出差审批单（注明出差事由、地点、天数、交通工具等），业务招待费需附招待对象、事由说明（如“洽谈项目客户接待”）。费用分类与汇总按费用类型（如交通费、住宿费、餐费等）分类整理票据，同一类型票据按时间顺序排列，计算小计金额。保证每张票据背面有经办人签字，并注明“与报销事由相符”。（二）填写报销单：信息完整与清晰规范登录报销系统/纸质报销单员工通过公司OA系统或财务部官网《费用报销单》，或直接在报销系统线上填写。填写关键信息基础信息：报销人姓名（某某）、所属部门（如“市场部”）、报销日期、费用归属期间（如“2024年X月X日-X月X日”）；费用明细：逐行填写每笔费用的“日期”“费用项目”“事由”“金额”（小写，保留两位小数），并在“附件张数”栏填写所附票据总数；合计金额：填写费用合计大写（如“壹仟贰佰元整”）和小写（如“¥1,200.00”），保证大小写一致；备注栏：填写特殊说明（如“跨月费用”“无票费用说明”等，无则填“无”）。附件粘贴规范将所有票据按顺序粘贴在《费用报销单》背面左上角，保证票据平整、无折叠，关键信息（如发票代码、金额）清晰可见。（三）部门初审：负责人审核与签字确认提交报销单员工将填写完整的《费用报销单》及附件提交至部门负责人经理处。部门审核要点真实性审核：确认费用是否实际发生，票据与报销事由是否一致（如差旅费是否与出差审批单匹配）；合理性审核：判断费用金额是否符合公司标准（如住宿费是否超标、餐费是否超出招待限额）；完整性审核：检查报销单信息是否填写完整、附件是否齐全（如无出差审批单的差旅费不予初审）。签字确认审核通过后，部门负责人在《费用报销单》“部门负责人审核”栏签字，并注明审核日期；若不通过，需注明退回原因并要求员工补充修改。（四）财务复审：合规性检查与金额核对提交至财务部部门审核通过后，员工将报销单提交至财务部会计处。财务审核要点票据合规性：检查发票真伪（通过“国家税务总局全国增值税发票查验平台”核验）、抬头、税号、项目等要素是否正确；金额准确性：核对报销单小计、合计金额与票据金额是否一致，计算是否无误；制度符合性：确认费用是否符合《公司费用管理制度》（如业务招待费是否超出年度预算比例、差旅补贴标准是否合规）；附件完整性：核对报销单“附件张数”与实际票据数量是否一致，关键审批单（如出差审批单）是否缺失。处理结果审核通过：财务在“财务审核”栏签字，并标注“已审核”，进入下一审批环节；审核不通过：财务填写《报销退回单》，注明退回原因（如“发票抬头错误”“附件缺失”），退回员工重新补充。（五）分级审批：按金额权限逐级报批根据公司费用审批权限规定，报销单需按以下流程逐级审批：小额报销（≤5,000元）：财务审核通过后，提交至分管领导副总审批；大额报销（＞5,000元）：财务审核通过后，需依次经部门负责人经理、分管领导副总、总经理总审批。审批人需在对应签字栏签署姓名及日期，对报销事项的真实性、合规性承担审批责任。（六）出纳付款：报销到账与单据归档确认审批完成所有审批环节完成后，员工将报销单提交至出纳出纳员处，出纳核对审批签字是否完整。付款方式银行转账：员工需提供本人银行卡号（开户行、户名等信息需准确），出纳在3个工作日内完成转账，到账时间以银行到账为准；现金支付：仅适用于无法转账的特殊情况（如偏远地区无银行网点），员工需出示身份证原件，出纳核对无误后支付现金。单据归档出纳在付款后，在《费用报销单》“出纳付款”栏签字，并将报销单（含附件）按月整理，交由财务部会计归档保存，保存期限不少于5年。三、报销单模板及填写说明（一）费用报销单模板（示例）费用报销单报销人姓名某某部门市场部报销日期费用归属期间2024年X月1日-X月15日附件张数8张费用明细日期费用项目事由金额（元）发票号码（后四位）2024-10-01市内交通费客户拜访地铁费25.002024-10-03住宿费出差上海住宿680.0056782024-10-05餐费招待项目客户午餐350.009012……………合计金额（小写）¥1,055.00（大写）壹仟零伍拾伍元整审批流程部门负责人审核：__________日期：______财务审核：__________日期：______分管领导审批：__________日期：______总经理审批：__________日期：______出纳付款付款方式：□银行转账□现金付款日期：______出纳签字：__________备注本次出差附出差审批单（编号：20241001）（二）填写说明基础信息：报销人姓名、部门等信息需与员工档案一致，不得涂改；报销日期为提交报销单的日期。费用明细：每笔费用需单独一行填写，事由需简明扼要（如“拜访客户”“采购办公文具”），避免模糊表述（如“其他费用”）。金额填写：小写金额前加“¥”，合计金额需与大写金额完全一致，大写金额后加“整”字（如“壹仟元整”）。审批流程：审批人需手写签字，不得代签，日期需填写实际审批日期。四、关键注意事项与常见问题（一）票据管理规范发票时效：需在费用发生后30天内提交报销，逾期未报需在报销单中注明原因，经部门负责人签字确认后财务方可受理；发票类型：办公用品、维修费等需开具增值税专用发票（若公司有此需求），个人消费不得报销（如家庭日用品、娱乐费用等）；票据遗失：若发票遗失，需填写《票据遗失说明》，经部门负责人经理签字确认，并登报声明作废（费用由责任人承担），财务方可凭复印件报销（复印件需注明“与原件一致”并签字）。（二）审批时效与责任审批人需在收到报销单2个工作日内完成审核，不得无故拖延；若因审批延误导致员工无法按时收到款项，由审批人承担责任。员工对报销事项的真实性负全责，若提供虚假票据或虚构费用，一经查实，公司将追回全部款项，并按《员工奖惩管理制度》给予处罚（如警告、降薪、解除劳动合同等）。（三）特殊情况处理无票费用：因客观原因无法取得发票（如小额零星支出），需填写《无票费用说明》，附消费清单（如支付记录），经部门负责人经理、财务会计签字确认后，按费用标准的80%报销（具体比例以公司最新规定为准）；跨月费用：若费用归属期间与报销月份跨月，需在报销单“备注”栏注明“X月费用，X月报销”，避免财务误判；外币费用：境外消费需提供外币发票及消费凭证，按实际发生当日中国人民银行汇率折算为人民币报销，折算金额需在报销单中注明。（四）常见问题解答（FAQ）Q1：报销单填写错误如何处理？A：若报销单填写错误（如金额、部门信息错误），需在原报销单上划线更正（不得涂改），更正人需签字确认，或重新填写一份正确的报销单并注明“作废”字样。Q2：审批流程中某个环节签字缺失怎么办？A：若审批人因公出差或休假，可提前通过OA系统提交“审批委托”，