员工身份识别卡管理规范与操作流程

员工身份识别卡管理规范与操作流程员工身份识别卡（以下简称“工卡”）作为企业内部身份验证、权限管理的核心载体，在保障办公秩序、提升运营效率、维护信息安全等方面发挥着关键作用。为规范工卡全生命周期管理，明确各环节操作标准，特制定本管理规范及流程，确保工卡管理工作专业、有序、安全。一、目的与适用范围制定本规范，旨在通过明确工卡设计、制作、发放、使用、挂失、补办、回收及销毁的全流程要求，保障员工身份识别的准确性，维护企业门禁、考勤、消费等系统的规范运行，同时防范因工卡管理不当引发的安全风险。本规范适用于企业全体在职人员（含正式员工、试用期员工、实习生、劳务派遣人员），覆盖工卡从“生成”到“注销”的所有管理环节。二、管理职责分工工卡管理涉及多部门协作，各主体职责如下：人力资源部：作为工卡管理的牵头部门，负责工卡信息采集、制作申请、发放回收、台账登记，以及员工信息变更后的卡面更新；行政部：统筹门禁系统、食堂消费系统的权限配置与维护，确保工卡权限与员工岗位、区域权限匹配；信息技术部：负责工卡关联系统（如考勤、门禁）的技术支持，保障卡内芯片、数据的正常读取，以及信息安全防护；用人部门：监督本部门员工工卡使用规范，及时反馈员工岗位变动、离职等信息，配合完成工卡权限调整。三、卡片设计与制作（一）卡面信息规范工卡卡面需包含核心识别要素：员工姓名、工号、所属部门、入职日期（或有效期）、企业标识；防伪与安全要素：员工本人近期证件照（白底，像素清晰）、激光防伪标（或企业专属水印），确保卡面信息真实可验。（二）制作标准与流程1.材质与尺寸：选用耐用、防弯折的PVC材质，尺寸遵循行业通用标准（85.5×54mm），卡面印刷采用耐磨油墨，芯片需具备防复制、加密存储功能；2.制作流程：员工（或部门经办人）提交《工卡制作申请表》，附证件照及身份信息，经人力资源部审核后，转交指定合作厂商制作，制作周期为3-5个工作日。四、发放与启用（一）新员工发放新员工入职当日，由人力资源部专人发放工卡，同步完成系统关联：考勤系统录入工号、门禁系统开通所属区域权限、食堂系统绑定餐补（如需）。工卡自发放之日起生效，员工须当场核对卡面信息，如有错误立即反馈修正。（二）换卡场景与要求员工因岗位调整（如部门调动、职级晋升）、信息变更（如姓名更正、照片更新）需换卡时，须交回原卡，填写《工卡换卡申请表》，经部门负责人与人力资源部审核后，重新制作新卡，原卡权限即时失效。五、使用规范与场景（一）日常使用要求员工须在工作时间规范佩戴工卡于胸前显眼位置，便于身份识别；工卡仅限本人使用，严禁转借、冒用。因转借导致的安全事故或违规行为，卡主与使用人需共同承担责任；妥善保管工卡，避免弯折、浸水、高温暴晒等损坏行为，清洁时使用干燥软布擦拭。（二）使用场景与限制工卡的核心使用场景包括：门禁系统刷卡通行（含办公区、机房等权限区域）、考勤打卡、食堂消费（绑定餐补账户）、内部会议/活动签到、办公设备（如打印机、储物柜）授权使用等。禁止行为：任何形式的工卡伪造、涂改、恶意损坏。一经发现，视情节轻重给予警告、记过直至解除劳动合同的处罚。六、挂失、补办与故障处理（一）挂失流程员工遗失工卡后，须在24小时内通过企业OA系统提交挂失申请，或至人力资源部现场挂失。挂失后，原卡所有权限（门禁、考勤、消费等）即时冻结，防止冒用。（二）补办要求补办时，员工需填写《工卡补办申请表》，经部门负责人签字确认后交人力资源部。补办需缴纳工本费（具体金额以企业公示为准），新卡制作周期为3-5个工作日，领取时需核对身份信息，新卡启用后原挂失卡自动作废。（三）故障处理工卡出现芯片故障（无法刷卡）、信息读取失败等问题时，员工应携带工卡至信息技术部检测：确属质量问题的免费更换；因个人使用不当（如弯折、浸水）导致损坏的，需自费更换。七、回收与销毁（一）回收场景员工离职（含主动离职、被辞退、合同到期不续签）时，须在离职手续办理时交回工卡；员工因工卡严重损坏（如芯片失效、卡面磨损无法识别）申请换卡时，须交回损坏卡片。（二）销毁流程回收后的工卡由人力资源部统一登记造册，每季度末组织物理销毁（采用专业设备粉碎卡片及芯片），并记录销毁台账（含工号、姓名、销毁时间），确保个人信息与企业数据安全。八、违规与异常处理（一）违规行为处罚转借、冒用工卡：首次违规给予书面警告并通报批评，再次违规或情节严重的，解除劳动合同；伪造、涂改工卡：直接解除劳动合同，涉及违法犯罪的移交司法机关处理。（二）异常事件处理发现工卡被冒用、盗用的，当事人应立即挂失并向人力资源部、安保部门报告。企业将开展调查，对违规者依规处罚