企业合同审核流程管理工具

企业合同审核流程通用管理工具一、适用业务场景本工具适用于企业各类经济合同的规范化管理，涵盖采购合同、销售合同、服务合同、合作开发合同、租赁合同等类型。当企业内部需签订对外合同时从发起审核到最终归档的全流程管理均可使用本工具，保证合同条款合规、权责清晰、风险可控，同时实现跨部门协作高效、审批记录可追溯。适用于企业法务部门、业务部门、财务部门及相关管理层级。二、操作流程详解（一）合同发起与初审发起申请业务部门根据合作需求，拟定合同草案，并准备附件材料（如对方主体资质证明、合作意向书、技术规格书等）。登录企业合同管理系统（或填写纸质《合同审核申请表》），填写合同基本信息（合同名称、签订方、合同金额、履行期限、核心条款摘要等），合同草案及附件，提交至部门负责人初审。部门初审部门负责人重点审核合同的业务必要性、内容完整性（如是否明确标的、数量、质量、价款、违约责任等核心要素）及部门资源匹配度。初审通过后，在系统中流转至法务部门；若需修改，注明修改意见并退回业务部门调整。（二）法务合规审核法务审核法务部门从法律角度审核合同条款，包括：签约主体资格（对方是否为合法存续的企业，是否具备相应资质）；合同条款合法性（是否符合法律法规、行业监管要求，是否存在无效条款）；权责对等性（双方权利义务是否明确，违约责任是否合理）；争议解决方式（约定管辖法院/仲裁机构是否明确）。法务部门在收到合同后【2个工作日】内完成审核，通过系统填写《法务审核意见表》，明确“同意”“需修改”或“退回”结论。意见反馈与修改若法务审核通过，流转至业务部门复核；若需修改，法务部门标注具体修改条款（如“付款条件需明确分期节点”“保密条款需增加期限约定”），退回业务部门调整后重新提交；若存在法律风险（如对方主体异常、条款违反强制性规定），法务部门可直接退回并说明理由。（三）业务部门复核业务部门收到法务修改意见后，结合合作实际调整合同条款，重点确认修改内容是否影响业务核心利益（如价格、交付周期、服务标准等），并与对方沟通达成一致。复核通过后，在系统中确认“法务意见已落实”，流转至财务部门审核；若对法务意见存在异议，可发起跨部门沟通会议（由法务、业务及相关部门负责人参与），协商确定最终条款。（四）财务审核财务部门审核合同中的财务相关条款，包括：金额合理性（价款是否符合市场价格、预算标准）；付款方式与进度（是否与企业资金计划匹配，预付款、进度款、尾款比例是否合理）；税费承担（是否明确税费计算方式及缴纳方）；发票要求（发票类型、开具时间及是否与合同内容一致）。财务部门在【1个工作日】内完成审核，填写《财务审核意见表》，通过后流转至管理层审批；若需调整（如付款周期过长、金额超出预算），注明修改意见并退回业务部门。（五）管理层审批根据合同金额及重要性，划分审批权限（例如：金额【10万元以下】由部门总监审批，【10万-50万元】由分管副总审批，【50万元以上】由总经理审批）。管理层重点审核合同的合规性、风险性及对企业经营的影响，签署审批意见。审批通过后，合同进入用印环节；若未通过，明确退回原因（如“合作方信用风险过高”“超出企业授权范围”），终止流程并通知业务部门。（六）用印与归档用印申请业务部门凭审批通过的《合同审核流程表》及最终版合同，向行政/印章管理部门申请用印。印章管理部门核对合同内容与审批意见一致后，加盖企业公章或合同专用章（严禁“空白合同”用印）。合同签署与交付双方法定代表人或授权代表签字，合同正式生效。业务部门将签署完成的合同原件交付对方，并保留复印件/扫描件。归档管理业务部门在合同签署后【3个工作日】内，将合同原件、附件、审核流程记录等资料整理归档（电子档存入合同管理系统，纸质档移交档案室），保证档案完整、可查。三、流程记录表单企业合同审核流程跟踪表合同基本信息合同名称合同编号（系统自动/按年度-部门-序号规则编制）签订方（甲方/乙方）合同金额币种：________金额：________合同类型□采购□销售□服务□合作开发□租赁□其他________履行期限自_年_月_日至_年__月__日业务发起部门发起人*发起人附件清单□对方资质证明□合作意向书□技术规格书□报价单□其他________审核流程节点审核部门/岗位审核意见审核人审核日期处理状态部门初审业务部门负责人□同意□需修改（修改意见：____________________）*负责人____年__月__日□待审核□已通过□退回法务审核法务部门□同意□需修改（修改意见：____________________）□退回（原因：____________________）*法务专员____年__月__日□待审核□已通过□退回业务复核业务部门□法务意见已落实□需调整（说明：____________________）*业务经理____年__月__日□待审核□已通过□退回财务审核财务部门□同意□需修改（修改意见：____________________）*财务经理____年__月__日□待审核□已通过□退回管理层审批□总监□副总□总经理□同意□不同意（原因：____________________）*审批人____年__月__日□待审批□已通过□未通过用印记录行政/印章管理部门用印日期：____年__月__日用印类型：□公章□合同专用章*印章管理员____年__月__日已完成归档状态档案管理部门□电子档已归档□纸质档已归档归档日期：____年__月__日*档案管理员____年__月__日已完成四、关键控制要点主体资质审查审核对方营业执照、行业许可证等资质文件，保证签约主体合法有效（如对方为分支机构，需提供总公司授权书）；涉及特殊行业（如建筑、医疗），需确认对方具备相应资质等级。条款严谨性合同核心条款（如标的、数量、质量、价款、履行方式、违约责任、争议解决）不得存在模糊表述（如“大概”“左右”），避免歧义；违约责任需明确具体计算方式及赔偿范围。审核时限管理各环节审核需在规定时限内完成（如法务审核不超过2个工作日，财务审核不超过1个工作日），紧急合同可启动“绿色通道”，但需同步说明紧急原因并经管理层确认。跨部门沟通机制审核过程中若部门意见存在分歧，由业务部门牵头组织沟通会议，必要时邀请分管副总协调，保证最终条款兼顾业务需求与风险控制，避免因沟通不畅导致流程延误。档案完整性归档资料需包含合同草案、各环节审核意见表、签署版合同、附件