企业文档管理与归档制度

企业内部文档管理与归档制度模板一、适用场景与覆盖范围本制度适用于企业内部各类正式文档的全生命周期管理，涵盖日常办公文件（如会议纪要、通知、报告）、项目文档（如立项书、进度计划、验收报告）、合同协议（如采购合同、服务协议）、人事档案（如劳动合同、考核记录）、财务凭证（如报销单、预算表）及知识产权文件（如专利申请、技术图纸）等。所有部门及员工在文档的创建、审批、流转、归档、借阅及销毁过程中均需遵守本制度，保证文档管理的规范性、安全性与可追溯性。二、文档全流程管理操作指引（一）文档创建与分类创建规范文档标题需简洁明确，包含核心内容（如“2024年Q3市场部营销计划”“XX项目需求规格说明书”）；结构清晰，涉及重要事项（如决策、数据、责任分工）需具体量化，避免模糊表述；电子文档统一使用企业指定格式（如Word、PDF），纸质文档采用A4纸标准打印，页眉标注企业名称及文档编号。分类标准按部门/职能分类：如“行政部-会议文件”“财务部-报销凭证”“研发部-技术文档”；按保密级别分类：公开级（可全员查阅）、内部级（部门内查阅）、保密级（需授权查阅）、绝密级（仅高管及指定人员查阅）；按保管期限分类：永久保存（如公司章程、重大合同）、长期保存（10年以上，如年度报告、项目档案）、短期保存（3-5年，如日常通知、临时会议纪要）。（二）文档审批与流转审批流程普通文档（如部门通知、周报）：由部门负责人审批后生效；重要文档（如项目立项、合同协议）：需部门负责人初审，相关职能部门（如法务、财务）会签，分管副总审批；重大文档（如战略规划、制度修订）：需部门负责人、分管副总、总经理三级审批，必要时提交总经理办公会审议。流转要求电子文档通过企业OA系统或指定协作平台流转，审批留痕记录（包括审批人、审批时间、审批意见）；纸质文档需填写《文件审批单》，审批人签字确认后，原件由归档部门留存，复印件分发至相关部门；涉密文档需通过加密渠道传递，禁止使用个人邮箱或即时通讯工具传输。（三）文档归档管理归档时间日常办公文档：每月最后一个工作日前完成上月文档归档；项目文档：项目验收通过后15个工作日内完成归档；合同协议：签署生效后10个工作日内归档；年度总结类文档：次年1月底前完成归档。归档要求电子归档：按“部门-年份-类别-子类”文件夹层级存储（如“行政部-2024-会议文件-季度例会”），文件名格式为“文档编号-标题-版本号-日期”（如“XZ202406001-2024年Q3行政会议纪要-V1.0-20240630”）；纸质归档：使用统一档案盒，盒面标注“部门、类别、年份、档号、保管期限”，文档内附《文档归档目录》，页码连续，装订整齐；归档交接：归档人填写《文档归档登记表》（见表1），经档案管理员核对无误后双方签字确认，档案管理员在OA系统中更新归档记录。（四）文档借阅与使用借阅权限公开级文档：员工可自行通过OA系统查阅电子版，纸质版至档案管理员处登记后借阅；内部级及以上文档：需填写《文档借阅申请表》（见表2），经部门负责人审批后借阅，保密级及以上文档需额外经分管副总审批。借阅规则借阅期限：电子文档不超过7天，纸质文档不超过3天，如需延长需提前申请；使用规范：借阅文档不得涂改、勾画、撕毁，不得复制、外传（经授权除外），涉密文档需在指定区域查阅；归还要求：借阅期满后及时归还，档案管理员检查文档完整性，确认无误后在《文档借阅登记表》上签字记录。（五）文档保管与销毁保管责任档案管理员负责档案库房的日常管理，保证库房通风、防火、防潮、防虫，定期检查档案保存状态；电子文档需定期备份（每月1次），备份数据存储于企业专用服务器及异地灾备中心，备份记录留存3年。销毁流程保管期限届满的文档，由档案管理员编制《文档销毁清单》，经部门负责人、分管副总、总经理审批后统一销毁；销毁方式：纸质文档使用碎纸机处理，电子文档彻底删除并销毁备份介质，涉密文档需由2人以上监销；销毁记录：《文档销毁清单》及监销签字记录需永久保存。三、配套管理工具模板表1：文档归档登记表文档编号文档标题类别保管期限归档部门归档人归档日期档案盒号备注XZ2024060012024年Q3行政会议纪要会议文件3年行政部*明2024-06-30XZ-2024-001含3份附件CG202406002XX设备采购合同合同协议长期采购部*华2024-06-15CG-2024-002附件含验收单表2：文档借阅申请表借阅人部门联系方式借阅日期归还日期*磊市场部56782024-07-012024-07-03文档编号文档标题类别借阅用途审批人XZ2024060012024年Q3行政会议纪要会议文件项目复盘*静四、执行要点与风险提示责任明确各部门负责人为本部门文档管理第一责任人，需指定专人负责文档收集、初审及归档；档案管理员需定期（每季度）组织文档管理培训，保证员工熟悉制度要求。风险防范保密风险：涉密文档需单独存放，借阅权限严格管控，禁止通过个人终端传输；丢失风险：电子文档定期备份，纸质文档归档前检查完整性，避免缺页或损坏；合规风险：文档审批流程需完整留痕，重要文档（如合同、财务凭证）保存期限不得低于法定要求。监督与改进行政部每半年组织一次文档管理抽