物流与供应链管理基础操作手册

物流与供应链管理基础操作手册本手册旨在为物流与供应链管理岗位人员提供标准化操作指引，涵盖订单处理、库存管理、物流调度、供应商协同等核心基础场景，通过流程化步骤、工具模板及风险提示，提升操作效率与规范性，保障供应链各环节衔接顺畅。手册适用于企业内部物流专员、供应链协调员、仓储管理人员等基础岗位，可作为新人培训及日常操作参考指南。一、日常业务应用场景（一）电商订单全链路处理针对电商平台客户订单，从接收、审核到出库、配送的全流程管理，保证订单信息准确、库存响应及时、交付周期可控，适用于电商企业、第三方物流服务商的订单处理场景。（二）多品类库存动态管控涉及原材料、半成品、成品等多品类库存的日常出入库、盘点、调拨操作，通过规范化记录与预警，避免库存积压或短缺，适用于制造业、零售企业的仓储管理场景。（三）跨区域物流配送协调针对多仓库发货、多式联运（公路、铁路、航空）的物流调度需求，协调承运商、仓储方、客户三方资源，优化配送路径与时效，适用于全国性/跨境企业的物流运营场景。（四）供应商信息与交期协同与原材料/供应商对接订单需求、确认交期、跟踪发货进度，维护供应商档案信息，保证供应链上游物料稳定供应，适用于采购部门与供应商协作场景。二、核心操作流程详解（一）订单处理全流程步骤1：接收订单信息通过电商平台后台、ERP系统、邮件或客户直送渠道获取订单数据，确认订单包含核心要素：订单编号、客户名称、联系方式、商品编码/名称、规格、数量、收货地址、要求交付日期、特殊备注（如包装要求、冷链运输等）。步骤2：订单信息核对人工核对订单信息与系统库存：检查商品编码准确性、库存数量是否满足订单需求（若库存不足，触发缺货预警流程）；核对客户地址格式是否完整（省、市、区、街道、门牌号、联系人及电话）；确认特殊需求是否可执行（如危险品运输需确认资质）。核对无误后，在系统中标记订单为“已审核”状态；若存在信息缺失或冲突（如地址模糊、数量超库存），需在1小时内联系客户（或销售对接人*经理）确认，并更新订单信息。步骤3：拣货单与分配库存在ERP系统中根据订单信息“拣货单”，标注商品存储库位（如A区-03货架-02层）；按“先进先出”（FIFO）原则分配库存，优先使用效期较早（针对有保质期商品）或入库批次靠前的库存。打印拣货单并交由仓库拣货员，同步在系统中锁定库存，避免重复分配。步骤4：拣货复核与打包拣货员按拣货单到库位拣货，完成后将商品与拣货单交至复核区；复核员通过扫码枪扫描商品条码与订单编号，系统自动比对数量与品类，保证“三一致”：订单信息、拣货单、实物一致。复核无误后，进入打包环节：按商品特性选择包装材料（如易碎品用气泡柱、液体用品防漏袋），打印“发货清单”放入包裹，粘贴物流面单（面单需包含订单编号、收寄信息、追溯码）。步骤5：出库扫描与物流交接仓库管理员对打包完成的包裹进行出库扫码，系统自动更新库存状态为“已出库”，并“出库单”；将包裹与出库单交接给物流承运商（如快递、物流），双方签字确认包裹数量及状态（如外包装完好）。在系统中物流单号，同步推送物流跟踪信息至客户（通过短信或平台通知）。步骤6：订单状态跟踪与异常处理每日跟踪物流状态，若出现延迟（如超过48小时未更新签收）、丢件、破损等问题，立即联系承运商客服核实原因，协调处理（如补发、退款），并在系统中记录异常情况及处理结果，同步告知客户预计解决方案。（二）库存动态管理步骤1：日常出入库登记入库：供应商送货至仓库时，核对送货单与采购订单信息（商品编码、数量、批次号、生产日期），确认无误后扫码入库，系统“入库单”，更新库存数量与库位信息；若存在数量不符或质量问题，当场拒收并联系采购专员*对接处理。出库：参照“订单处理全流程”中的步骤4-5，出库扫码后系统自动扣减库存，“出库单”。步骤2：定期库存盘点每月最后一个工作日组织全库盘点，提前3天通知相关部门（如销售、采购），暂停该区域库存出入库操作；盘点人员按库位逐一清点实物，记录实际数量，与系统账面数量比对，填写“库存盘点表”；若差异率超过±1%（企业可自定义阈值），分析原因（如拣货错误、系统延迟、盘点漏点），提交复盘报告，经*经理审批后调整库存账面数据，并优化相关流程（如加强复核环节）。步骤3：库存调拨操作当A仓库库存不足、B仓库库存过剩时，由需求部门发起“库存调拨申请”，注明调出仓库、调入仓库、商品编码、数量、调拨原因；经*主管审批后，系统“调拨单”，调出仓库按调拨单备货、出库，扫码“调拨出库单”；调入仓库收到货物后扫码确认，“调拨入库单”，系统自动调整两仓库库存数据。（三）物流配送协调步骤1：制定配送方案根据订单要求交付日期、客户收货地址、商品特性（如体积、重量、是否需冷链），选择运输方式（公路、铁路、航空）及承运商；使用路径规划工具（如系统内置模块或第三方软件）优化配送路线，合并同区域订单，减少运输成本；“配送计划表”，标注每批货物、承运商、预计送达时间。步骤2：承运商对接与装车向承运商发送“配送计划表”，确认车辆资源（如车型、载重）及司机信息；仓库按计划装车，监督装车过程（如重货在下、轻货在上，易碎品固定），避免货物破损；装车完成后与司机共同清点数量并签字，签署“装车单”。步骤3：在途跟踪与异常处理通过GPS系统或承运商提供的物流跟踪平台，实时监控车辆位置及运输状态；若遇交通拥堵、天气异常、车辆故障等导致延迟，立即启动应急预案：联系客户说明情况，协商新的交付时间；协调承运商调整路线或更换车辆，保证货物按时送达。步骤4：签收确认与回单管理货物送达后，要求客户核对数量、外包装完好情况并签收，签收单需注明签收人姓名、日期及联系方式；承运商返回签收单后，在系统中更新订单状态为“已签收”，签收单扫描件，同步财务部门进行结算。（四）供应商信息与交期协同步骤1：供应商档案建立收集供应商基本信息：名称、统一社会信用代码、联系人（姓名、电话）、主营商品、资质文件（如营业执照、生产许可证、质量认证证书）；在“供应商管理系统”中建立档案，资质文件扫描件，标注供应商分类（如战略供应商、普通供应商）及合作商品范围。步骤2：订单需求传递根据生产计划/销售预测，“采购订单”，注明商品编码、数量、要求交货日期、交付地址；通过系统或邮件将采购订单发送至供应商联系人，要求供应商在24小时内确认交期（若无法按时交货，需说明原因及预计可交货时间）。步骤3：交期跟踪与到货确认供应商发货后，在系统中录入“发货通知单”（含物流单号、批次号、数量）；每日跟踪物流状态，货物到仓后，核对送货单与采购订单信息（数量、批次号、质量合格证），确认无误后扫码入库，“采购入库单”；若存在数量不符或质量问题，按合同约定处理（如拒收、换货）。三、常用工具模板（一）订单信息登记表订单编号客户名称联系方式商品编码商品名称规格订单数量要求交付日期收货地址（省市区详细地址）订单状态负责人PO2023901*贸易公司5678SP001保温杯500ml1002023-10-15上海市浦东新区张江高科技园区路号已审核*专员PO2023902*电商旗舰店139SP002保温壶1L502023-10-10北京市朝阳区建国门外大街*号已出库*助理（二）库存流水记录表日期单据编号商品编码商品名称业务类型（入库/出库/调拨/盘点）数量库存数量库位操作人备注2023-10-01RK2023901SP001保温杯入库200500A-03-02*仓管供应商*厂送货2023-10-02CK2023901SP002保温壶出库30300B-01-05*仓管订单PO20239022023-10-03DB2023901SP001保温杯调拨（A仓→B仓）50450A-03-02*主管B仓库存不足（三）物流执行跟踪表订单编号承运商物流单号发货时间预达时间实际到达时间状态（运输中/已签收/异常）异常原因（若有）处理结果跟踪人PO2023901*物流SF02023-10-0214:002023-10-0418:002023-10-0417:30已签收-客户正常签收*调度PO2023902*快递YTO2023-10-0309:002023-10-0512:002023-10-0610:00异常目的地暴雨导致交通管制协商延迟至10-06交付，客户同意*客服（四）供应商对接信息表供应商名称联系人联系方式主营商品合作商品编码最近合作日期下单周期（天）准时交货率（%）负责人*保温杯厂*经理1357890保温杯、保温壶SP001、SP0022023-10-01795*采购*塑料制品厂*主管1363456塑料包装盒PK0032023-09-28590*助理四、操作要点与风险规避（一）订单处理关键控制点信息核对“三查”原则：查商品编码（避免错货）、查库存数量（避免超卖）、查收货地址（避免错发），信息不全或异常时必须联系客户确认，禁止主观臆断。库存锁定时效：订单审核通过后需在15分钟内锁定库存，防止其他订单重复分配；若客户取消订单，需及时开启库存并记录取消原因。异常响应时效：物流延迟、丢件等问题需在2小时内启动处理流程，4小时内告知客户解决方案，避免客户投诉升级。（二）库存管理风险提示先进先出（FIFO）执行：对有保质期或易变质商品，必须在拣货单、库位标签上标注生产日期/入库批次，保证优先出库效期较早的库存，避免过期损耗。盘点差异处理：差异率超阈值时，需复盘拣货、复核、入库全流程，若属人为失误需对责任人进行培训；若属系统问题，需协调IT部门排查数据接口。呆滞库存预警：对超过90天未出库的商品，系统自动标记为“呆滞库存”，由采购部门协同销售部门制定促销或清退计划，减少资金占用。（三）物流调度注意事项承运商资质审核：选择合作承运商时，需核查其营业执照、道路运输许可证、保险单（特别是货物运输险），保证具备合法运营资质及风险承担能力。特殊商品运输：冷链商品需全程监控温度（如使用温湿度记录仪），危险品需遵守《危险货物运输规则》，使用合规包装及运输车辆，避免违规运输风险。签收单完整性：签收单必须包含客户签字、日期、联系方式，若为代签收，需注明代签人与收货人关系，保证签收信息可追溯，避免后续纠纷。（四）供应商协同管理要点信息更新时效：供应商联系人、电话、资质文件等信息变更时，需在3个工作日内更新至供应商系统，保证沟通渠道畅通及合作合规性。交期违约处理：若供应商未按采购订单约定时间交