公司会议管理系统及执行模板

一、适用范围与管理目标二、标准化操作流程（一）会前筹备：明确目标与准备确定会议核心要素会议发起部门需明确会议目的（如“解决项目进度延迟问题”“确定方案执行细节”）、预期成果（如“形成决议3项”“明确任务分工”）。确定会议类型（决策类/研讨类/通报类），根据类型设计议程（决策类需提前提交议案，研讨类需明确讨论问题）。锁定参会人员与资源参会人员：根据议题确定核心决策人（如部门负责人、分管领导）、执行人（如项目专员、经办人）、相关方（如协作部门接口人），避免无关人员参会。会议资源：提前确认会议室（含设备：投影仪、麦克风、视频会议系统）、所需材料（如数据报表、方案草案、过往纪要）。发布会议通知至少提前1个工作日发出通知，内容需包含：会议名称、时间（起止时间，精确到分钟）、地点（线上会议需附及密码）、参会人员、议程（含各议题时长）、准备要求（如“请部门携带项目进度表”）。特殊情况（如紧急会议）可缩短提前时间，但需保证关键参会人员能准时参与。（二）会中管理：聚焦议题与高效决策签到与议程确认会议开始前10分钟完成签到（线上会议通过群接龙或工具打卡），记录缺席人员及原因（如“出差”“请假”）。主持人简要重申会议目的及议程，确认各议题时长，如有调整需征得多数参会人员同意。按议程推进讨论各议题由负责人汇报（控制时长，重点讲“现状、问题、建议方案”），参会人员围绕议题发言，避免偏离主题。主持人需控场：引导发言顺序（如先请相关部门汇报，再请其他人员补充），避免少数人垄断发言；对争议较大的议题，可先记录不同意见，暂缓决策或安排会后专项讨论。形成决议与任务分工议题讨论结束后，主持人总结结论，形成明确的决议（如“同意方案，于日前启动”）。对需执行的任务，当场明确“任务内容、负责人、完成时间、验收标准”（如“完成客户需求调研，负责人：*，部门：市场部，时间：X月X日前，验收标准：提交调研报告并附客户签字确认表”）。（三）会后跟进：落实成果与闭环管理整理与分发会议纪要会议结束后24小时内，由记录人整理纪要，内容需包含：会议基本信息（名称、时间、地点、参会人）、各议题讨论要点、决议事项、任务分配表（含负责人、截止时间）。纪要经主持人审核无误后，于次日12:00前分发至所有参会人员及相关部门，要求收到人员回复“确认”，未回复者由会议发起部门跟进提醒。任务跟踪与进度更新任务负责人需按截止时间推进工作，每周五17:00前在“任务跟踪表”中更新进度（如“已完成初稿，待内部审核”“进行中，已完成50%”）。会议发起部门每周对未完成任务进行汇总，对延期任务及时与负责人沟通，协调解决困难（如资源不足、跨部门协作障碍）。归档与复盘会议结束后3个工作日内，将会议通知、签到表、纪要、任务跟踪表等材料整理归档（电子档存共享文件夹，纸质档交行政部），保存期限不少于2年。对重要会议（如项目启动会、决策评审会），可在会后1周内组织简短复盘，总结会议优点与不足（如“议程过紧导致讨论不充分”“任务分工需更明确”），持续优化会议流程。三、核心执行模板模板一：会议通知表会议名称项目进度推进会会议时间2023年X月X日14:00-16:00会议地点公司3楼会议室A（线上备用：腾讯会议X）主持人*（项目管理部经理）记录人*（项目管理部专员）参会人员（研发部）、（市场部）、（财务部）、（分管领导）议程安排1.项目当前进度汇报（，15分钟）2.延迟问题原因分析（，20分钟）3.解决方案讨论（，30分钟）4.任务分工与时间确认（，15分钟）准备材料1.项目进度甘特表2.延迟风险清单3.资源需求申请表联系人及联系方式*（电话：X-X，内部号：）模板二：会议纪要表会议名称项目进度推进会会议时间2023年X月X日14:00-16:00会议地点公司3楼会议室A主持人*记录人*缺席人员及原因*（出差，已提前提交书面意见）议程与讨论要点1.项目当前进度汇报（）-目前完成总进度的60%，其中模块A开发延迟5天，模块B测试正常。2.延迟问题原因分析（）-模块A延迟：研发人员临时调配至项目，人力不足；需求变更未及时评估影响。3.解决方案讨论-临时抽调2名开发人员支援模块A（负责协调）；-需求变更需经审批后方可实施，每周五17:00前冻结需求。4.决议事项（1）模块A需在X月X日前完成开发，延期影响项目整体交付；（2）建立需求变更管控流程，由负责每周需求汇总与评估。决议与任务分配——————————————————–1模块A开发延期问题解决2制定需求变更管控流程3协调开发人力支援模块A下一步行动计划-X月X日18:00前，更新任务跟踪表并发送至群内。-X月X日10:00，组织需求变更流程宣贯会。分发范围全体参会人员、分管领导、行政部模板三：任务跟踪表任务编号关联会议/决议任务名称负责人所属部门计划完成时间实际完成时间当前状态完成情况描述备注20230801项目推进会-决议1模块A开发完成*研发部2023-08-152023-08-16已完成提交开发报告，测试通过3项功能因需求微调延期1天20230802项目推进会-决议2需求变更管控流程制定*产品部2023-08-182023-08-18已完成流程文件已发布至OA系统无20230803项目推进会-决议3开发人力协调*人力资源部2023-08-142023-08-14已完成2名开发人员已到位无四、关键管理要点会议目的需“精准聚焦”：避免“为开会而开会”，每次会议需有明确的议题和预期成果，无关议题不列入议程。参会人员需“权责匹配”：决策类会议需有最终决策人参与，执行类会议需有具体负责人参与，保证决议能落地。会议材料需“提前预审”：关键材料（如方案、数据）需提前1天发给