行业产品需求说明书编写规范

行业通用产品需求说明书编写规范一、适用场景与目标本规范适用于各类产品（含软件、硬件、服务型产品）的需求说明书编写场景，覆盖新产品从概念到落地的全周期需求沉淀，以及现有产品的迭代需求梳理。核心目标是通过标准化格式与内容要求，保证需求描述清晰、无歧义，为研发、测试、运营等团队提供统一执行依据，减少沟通成本，降低需求变更风险，最终保障产品功能与用户期望、业务目标的一致性。二、编写流程与操作步骤（一）需求收集与分析：明确“做什么”需求来源梳理用户端：通过用户访谈、问卷调研、用户行为数据分析（如后台日志、用户反馈渠道）收集显性/隐性需求；业务端：对接市场、销售、运营团队，明确业务目标（如提升转化率、降低运营成本）、合规要求（如行业监管政策）；竞品端：分析竞品功能逻辑、用户评价，识别差异化机会点。需求分析与优先级排序对需求进行分类（功能需求、非功能需求、数据需求等），剔除重复或矛盾需求；采用优先级评估模型（如KANO模型：基本型/期望型/兴奋型需求；或RICE模型：覆盖范围、影响力、信心指数、工作量），明确需求优先级（P0-P3，P0为最高优先级）。（二）文档框架搭建：搭建“骨架”根据产品复杂度，搭建需求说明书基础核心模块包括：产品概述（背景、目标、范围）功能需求（核心功能、辅助功能）非功能需求（功能、安全、兼容性等）业务流程与规则（主流程、异常流程、业务约束）验收标准（功能/非功能验收条件）附录（术语表、修订记录等）（三）需求详细描述：填充“血肉”功能需求描述按模块拆分功能点，每个功能点需包含：功能名称：简洁明确（如“用户注册”而非“注册功能”）；功能描述：说明“做什么”“为谁做”“解决什么问题”（例：为新用户提供手机号注册通道，完成身份验证后进入产品首页）；触发条件：功能启动的前提（如“用户‘注册’按钮”“输入有效手机号”）；操作流程：分步骤说明用户操作路径（例：①输入手机号→②获取验证码→③输入验证码→④设置密码→⑤提交注册）；输入/输出：明确用户输入的数据类型、格式限制，系统输出的内容（例：输入为11位手机号（校验规则：1开头，第二位为3-9）、6位数字验证码；输出为“注册成功”提示跳转首页，或“手机号格式错误”提示）；异常处理：异常场景及系统响应（例：验证码错误时提示“验证码错误，请重新输入，剩余尝试次数2次”；连续输错5次则锁定账号1小时）。非功能需求描述功能需求：响应时间（如“首页加载时间≤2秒”）、并发量（如“支持1000人同时在线注册”）、数据存储容量（如“用户头像单张大小≤5MB，总存储空间≤10GB”）；安全需求：数据加密（如“用户密码采用MD5+盐值加密存储”）、权限控制（如“普通用户无法访问管理员后台”）、防攻击措施（如“接口防刷单，单IP每分钟请求≤10次”）；兼容性需求：支持的终端（如“兼容Chrome/Firefox/Safari最新版本，移动端支持iOS12+/Android8+”）、操作系统（如“Windows10及以上，macOS10.15及以上”）；易用性需求：界面规范（如“按钮颜色统一为蓝色，字体大小≥14px”）、操作便捷性（如“核心功能操作步骤≤3步”）。业务流程与规则绘制核心业务流程图（如“用户下单流程”：浏览商品→加入购物车→选择收货地址→提交订单→支付→订单）；明确业务规则（如“订单金额≥100元免运费，否则运费10元”“优惠券仅限指定商品使用，不可叠加”）。（四）评审与修订：保证“准确”内部评审：组织产品经理、研发负责人、测试负责人、设计负责人召开评审会，重点检查需求完整性（是否覆盖核心场景）、逻辑一致性（流程是否闭环）、可实现性（技术资源是否匹配）。外部评审：对接业务方、用户代表（可选），确认需求是否符合业务目标、是否满足用户真实需求。修订与确认：根据评审意见修改文档，更新修订记录（修订人、修订时间、修订内容），最终由产品负责人*签字确认。（五）版本管理：跟进“变更”建立文档版本控制机制，每次修订后更新版本号（如V1.0→V1.1），并记录变更原因；文档存储于共享平台（如企业内部文档库），保证所有相关方获取最新版本。三、结构与示例（一）产品概述表模块内容说明示例产品名称产品全称“智能办公协同平台”产品版本当前需求对应的版本号V2.0目标用户核心使用人群画像中小企业团队（10-50人）、远程办公团队核心价值产品解决的核心问题/带来的核心收益解决跨部门协作效率低问题，提升项目进度跟踪效率30%产品范围本次需求包含/不包含的功能模块（明确边界）包含：任务管理、文件共享、日程安排；不包含：财务模块、CRM模块文档修订记录版本号、修订日期、修订人、修订内容V1.1→2024-03-15→产品经理*→新增“任务优先级设置”功能描述（二）功能需求列表（核心模块示例）模块功能点优先级功能描述业务规则输入输出关联需求任务管理创建任务P0支持用户创建新任务，指派负责人并设定截止日期任务标题≤50字符，必填；负责人需为平台注册用户；截止日期≥当前日期任务标题、负责人、截止日期、任务描述“任务创建成功”提示，任务列表更新用户管理模块（负责人存在性校验）任务状态更新P1支持负责人将任务状态更新为“进行中/已完成/已延期”状态为“已完成”后不可修改；延期需填写延期原因任务ID、新状态、延期原因（可选）状态更新成功提示，任务列表同步报表模块（统计完成率）文件共享文件P1支持用户文件至指定任务文件夹，支持格式：.doc/.xlsx/.pdf单个文件≤10MB；总存储空间≤1GB/用户；文件名不可含特殊字符文件、任务ID“成功”提示，文件列表更新存储模块（容量校验）文件P0支持用户任务文件夹内已文件仅任务负责人或创建者可；后记录日志文件ID、用户ID文件流权限管理模块（校验用户权限）（三）非功能需求表需求类型具体指标测试方法功能需求任务列表加载时间≤2秒（数据量≤100条）；文件进度条实时更新，延迟≤500ms使用JMeter模拟100用户并发访问；使用ChromeDevTools监控响应时间安全需求用户密码加密存储（SHA-256+盐值）；接口调用需携带Token，Token有效期24小时密码破解测试；模拟无Token调用接口，校验返回码401兼容性需求支持Chrome90+、Firefox88+、Edge90+；移动端适配iOS13+、Android9+使用BrowserStack测试不同浏览器/机型兼容性易用性需求核心功能（任务创建/提交）操作步骤≤3步；错误提示信息明确（如“手机号格式错误”）用户测试（5名目标用户操作，记录操作步骤及反馈）（四）业务流程图示例（简化版）用户下单流程：开始→浏览商品→“立即购买”→选择收货地址→确认订单信息→“提交订单”→跳转支付页→支付成功→订单→结束↓↓↓地址不存在→新增地址→修改商品数量→优惠券选择四、关键注意事项与风险规避（一）需求明确性：避免模糊表述禁用“用户可能需要”“尽量快速”等模糊词汇，改用具体量化指标（如“用户下单后5分钟内收到短信提醒”）；功能描述需区分“用户需求”与“解决方案”（用户需求是“快速找到商品”，解决方案是“增加搜索筛选功能”，需求文档应描述前者）。（二）逻辑一致性：保证流程闭环检查业务流程是否有遗漏环节（如“用户注册后是否自动登录”“订单取消后库存是否回滚”）；功能间依赖关系需明确（如“文件功能依赖用户身份验证模块”）。（三）跨部门对齐：避免信息差研发团队需确认技术可行性（如“人脸识别功能是否需要第三方接口支持”）；测试团队需参与需求评审，明确验收标准（如“‘支付成功’的判断标准是接口返回200且订单状态为‘已支付’”）。（四）需求可追溯性：关联来源与目标每个需求需标注来源（如“来自用户访谈-2024-03-10-销售部*”），便于后续变更追溯；核心需求需关联业务目标（如“任务优先级设置功能→提升团队协作效率→支撑公司年度战略目标”）。（五）变更控制：降低需求漂移风险需求变更需提交变更申请，说明变更原因、影响范围（如“需增加‘任务导出Excel’功能，研发工时增加3人天”），经产品负责人、研发负责人联合审批后方可执行；变更后及时更新文档版本并通知相关方，避免旧版本误用。五、附录（可选）（一）术语表术语定义P0优先级核心必做需求，缺失将导致产品无法上线或核心价值无法实现Token用户