企业合同管理制度与范本模板

企业合同管理制度与范本模板一、制度目的与适用范围本制度旨在规范企业合同全流程管理，防范合同法律风险，保障企业合法权益，保证合同签订与履行的合规性、有效性。适用于企业各部门及分支机构在生产经营活动中签订的所有合同，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、劳动合同等（法律法规另有规定的除外）。二、合同全生命周期管理流程（一）合同立项与需求确认需求发起：业务部门根据生产经营需要，填写《合同立项申请表》，明确合同标的、数量、质量标准、履行期限、预算金额等核心要素，部门负责人签字确认后提交至法务部门备案。可行性评估：法务部门会同财务、业务部门对合同必要性、经济性及合规性进行评估，重点审核需求是否符合企业战略、预算是否可控，形成《合同可行性评估报告》。审批立项：评估通过后，按权限报请分管领导或总经理审批，审批通过后方可启动合同起草工作。（二）合同起草责任主体：由业务部门牵头，法务部门提供模板支持，共同完成合同起草；重大或复杂合同（如金额超50万元、涉外合同等）须由法务部门主导起草。必备条款：合同内容应包含以下核心要素：双方当事人名称、住所、法定代表人（或授权代表）信息；合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限/地点/方式；权利义务、违约责任、争议解决方式；签约日期、合同生效条件及附件清单。模板使用：优先选用企业标准化合同范本（详见第三部分），无范本时需保证条款表述清晰、无歧义，避免使用“大概”“尽量”等模糊词汇。（三）合同审核初审：业务部门负责人对合同内容的真实性、准确性、完整性进行审核，重点核对需求与合同条款的一致性。法务审核：法务部门重点审核合同主体资格（如营业执照、授权委托书）、条款合法性（是否符合法律法规及行业规定）、权利义务对等性、违约责任可执行性，出具《合同审核意见书》，对修改条款明确标注。财务审核：财务部门审核合同中的付款方式、税费承担、发票要求、资金安排等财务相关条款，评估企业现金流风险。终审：根据合同金额及重要性，由分管领导或总经理终审；重大合同需提交企业法律顾问或外部律师出具专项法律意见。（四）合同签署签署授权：法定代表人签署合同；若由授权代表签署，需提前提交《授权委托书》（明确授权范围、期限），并加盖企业公章。用印管理：合同文本经最终审批后，到企业指定印章管理部门用印，严格执行“审批-用印-登记”流程，严禁空白合同盖章。文本分发：签署完成后，正本至少一式两份（甲乙双方各执一份），复印件由业务部门、财务部门、法务部门分别存档，电子版同步至企业合同管理系统。（五）合同履行与监控履行跟踪：业务部门为合同履行第一责任人，建立《合同履行台账》，定期记录进度（如交付时间、验收情况、付款节点），对逾期履行或异常情况及时预警。变更与解除：合同履行中确需变更或解除的，双方应签订书面补充协议或解除协议，履行与原合同相同的审核审批流程；单方解除合同的，需留存对方违约证据，避免法律风险。验收与结算：标的交付后，业务部门会同质检、财务部门按合同约定验收，出具《验收合格证明》；财务部门凭验收证明、发票等凭证办理结算。（六）合同归档归档范围：合同正本、审批文件、审核意见书、补充协议、履行凭证（验收单、付款记录）、争议解决材料等。归档要求：合同履行完毕或终止后15个工作日内，业务部门将材料整理成册，移交至档案管理部门；电子档案按“合同编号-年份”分类存储，保证可追溯。保管期限：一般合同保管期限不少于10年，重大合同（如不动产转让、长期合作等）不少于20年，法律法规另有规定的从其规定。三、标准化合同范本模板（示例）（一）采购合同范本合同编号签订地点采购方（甲方）名称、统一社会信用代码、住所、法定代表人供应商（乙方）名称、统一社会信用代码、住所、法定代表人合同标的产品名称、规格型号、品牌、产地（详见附件清单）数量与质量数量：______单位；质量标准：______（国家标准/行业标准/双方约定标准）价款与支付1.合同总价：人民币______元（大写：______）；2.付款方式：□预付_%□到货付_%□验收合格付_%□质保金_%（质保期______个月）；3.付款账户：甲方户名______，账号______，开户行______履行期限乙方应于______年______月______日前交付，甲方收货后______日内验收双方权利义务甲方：按时付款、收货验收；乙方：按时交付、保证质量、提供合格证及保修服务违约责任乙方逾期交货：每逾期1日按合同总额_%支付违约金；逾期超_日，甲方有权解除合同；甲方逾期付款：每逾期1日按应付金额____%支付违约金争议解决协商不成的，提交______仲裁委员会仲裁/甲方所在地人民法院诉讼其他约定附件：1.产品清单及技术参数2.质量验收标准签署页甲方（盖章）：法定代表人/授权代表（签字）：______日期：______乙方（盖章）：法定代表人/授权代表（签字）：______日期：______（二）服务合同范本合同编号签订地点委托方（甲方）名称、统一社会信用代码、住所、法定代表人服务方（乙方）名称、统一社会信用代码、住所、法定代表人服务内容服务项目、范围、具体要求（详见附件《服务方案》）服务期限自______年______月______日至______年______月______日服务费用1.总费用：人民币______元（大写：______）；2.支付方式：□分期支付（按阶段/里程碑）□一次性验收合格后支付验收标准乙方服务成果需符合______标准，甲方应在收到成果后______日内书面确认保密条款双方应对服务过程中获知的对方商业秘密保密，保密期限至合同终止后______年违约责任乙方服务不符合约定：甲方有权要求整改，整改仍不合格的，解除合同并要求退还费用；甲方未按约定提供资料或支付费用：每逾期1日按应付金额____%支付违约金签署页甲方（盖章）：法定代表人/授权代表（签字）：______日期：______乙方（盖章）：法定代表人/授权代表（签字）：______日期：______四、关键管理事项提示（一）合同主体审查签约前必须核实对方当事人主体资格：企业需查验营业执照、经营范围、法定代表人证件号码明，授权代表需提供授权委托书（加盖公章）及证件号码明；自然需查验证件号码件，保证签约主体与合同履行主体一致，避免与分公司、项目部等无独立签约主体资格的单位签约（除非有总公司的书面授权）。（二）条款风险规避价款条款：明确计价货币、单价、总价及是否含税，避免“暂定价”“最终价”等模糊表述；违约责任：违约金需合理（一般不超过实际损失的30%），同时约定违约损失赔偿计算方式；争议解决：优先选择企业所在地法院或仲裁机构，避免约定不明确的管辖地。（三）履行过程留痕合同履行中的沟通记录（邮件、函件、会议纪要）、交付凭证（物流单、签收单）、验收文件等均需书面化保存，电子证据需及时公证或第三方存证，保证发生争议时能有效举证。（四）印章与授权管理严格执行“印章使用审批单”制度