合同审核与会签流程操作规范

合同审核与会签流程操作规范一、总则为规范合同审核与会签流程，确保合同内容合法合规、权责清晰、风险可控，保障公司及合作方合法权益，提升合同管理效率，结合公司业务实际，制定本操作规范。本规范适用于公司各类对内、对外合同（含协议、意向书等具有权利义务约定的文书）的审核与会签工作。公司各部门、分支机构及所属单位开展合同相关工作时，均应遵循本规范。合同审核与会签工作遵循“谁发起、谁跟进，谁审核、谁负责”的原则：业务发起部门对合同的真实性、业务必要性负责，各审核部门依职责对合同的合规性、风险性进行专业把控，最终由有权审批人对合同整体风险及签署决策负责。二、合同审核流程合同审核是会签的前提，需经业务初审、合规性审核、法务审核、财务审核及专项审核（依合同类型确定）等环节，确保合同从业务逻辑到法律、财务层面均符合要求。（一）业务初审合同由业务发起部门（或经办人）牵头起草或接收对方提供的文本后，需完成以下初审工作：要素完整性：核查合同主体信息（名称、资质、信用记录）、标的（产品/服务内容、规格、数量）、价款（金额、计价方式、支付周期）、履行期限、交付方式等核心要素是否完整、明确，无歧义或遗漏。业务匹配性：确认合同内容与业务需求、合作意向一致，价格、条款符合市场惯例或公司内部定价机制，必要时附相关业务审批文件（如立项批复、预算审批单）。沟通确认：与合作方就合同核心条款（如付款节点、违约责任）达成初步共识，对对方提出的特殊条款进行风险预判；需法务、财务提前介入的，应主动发起跨部门沟通。（二）合规性审核合规性审核由业务发起部门或公司合规管理部门（依权责划分）负责，重点审核：政策合规：合同内容是否符合国家法律法规、行业监管要求（如招投标法、数据安全法），是否与公司内部规章制度（如采购管理办法、廉洁从业规定）冲突。资质合规：合作方资质（如营业执照、行业许可证、特殊资质证书）是否真实有效，经营范围是否覆盖合同标的；涉及特殊行业的，需提供备案证明或授权文件。流程合规：合同签署是否需履行前置程序（如招标、比选、备案）；若涉及关联交易、重大投资等，需附相应决策文件或审批记录。（三）法务审核法务部门（或外聘法律顾问）从法律风险角度审核合同，核心关注：条款合法性：合同权利义务约定是否符合《民法典》等法律规定，如违约责任是否显失公平、争议解决条款是否明确有效（优先选择公司所在地法院或仲裁机构）。风险防控：重点审查免责条款、保密条款、知识产权归属、不可抗力条款的合理性，对可能导致公司重大风险的条款（如无限连带责任、高额违约金）提出修改建议。文本规范性：合同结构是否清晰（如首部、正文、尾部格式规范），术语表述是否准确，是否存在歧义条款或无效条款（如违反法律强制性规定的约定）。（四）财务审核财务部门从资金管理、税务合规角度审核，主要内容包括：支付逻辑：付款方式（现金、银行转账、票据等）、付款节点（预付款比例、进度款条件、尾款结算要求）是否合理，是否与公司资金计划匹配，避免资金链风险。税务合规：发票类型（专票/普票）、税率、开票时间约定是否明确，税费承担方是否清晰，合同金额是否含税，是否符合增值税、所得税等税务管理要求。成本收益：合同成本（含税费、履约成本）与预期收益是否匹配，是否存在超预算支出；涉及投融资、担保类合同，需进行现金流测算或风险评估。（五）专项审核（按需开展）若合同涉及技术、风控、审计等专业领域，需由对应部门开展专项审核：技术部门：审核技术服务、设备采购类合同的技术参数、验收标准、知识产权归属等是否符合技术规范。风控部门：对高风险合同（如担保、借贷、重大投资）进行风险评级，提出风控措施（如增设履约保证金、引入第三方担保）。审计部门：对重大合同（如金额超限额、关联交易）开展预审，核查成本合理性、流程合规性。三、合同会签流程会签是各部门对合同达成一致意见的过程，需通过发起→流转→意见处理→完成四个环节，确保决策链条完整。（一）会签发起业务发起部门完成初审后，填写《合同会签审批单》（线上/线下），附合同文本（含修订版）、业务说明、合规审核意见、法务审核意见、财务审核意见（按需）及其他支撑材料（如对方资质、报价单、谈判记录），提交至会签系统或纸质签批单第一环节审核人。（二）会签流转会签流程依“业务部门→财务部门→法务部门→专项部门（按需）→分管领导→总经理（或授权人）”的顺序流转（特殊合同可调整顺序，如重大投资合同先经风控审核）。审核人应在1-3个工作日内完成审核（紧急合同可缩短至1个工作日）；逾期未反馈且无说明的，视为“同意”（但需承担默认同意的责任）。（三）会签意见处理同意：审核人无修改意见的，签署“同意”并流转至下一环节。修改意见：审核人需明确修改内容（如条款表述、付款方式），反馈至业务部门；业务部门修改后重新提交审核（需标注修改痕迹），直至审核人确认同意。驳回：审核人认为合同存在重大风险或不符合要求的，需书面说明驳回理由（如条款违法、成本超预算）；业务部门可与审核人沟通后调整合同，或终止会签流程。（四）会签完成所有审核环节通过后，由有权审批人（如总经理、分管领导）签署最终意见，业务部门凭审批单及合同文本办理用印手续。会签完成后，业务部门应将合同原件（含签署版）归档至公司档案管理部门，同步更新合同管理台账（记录签署时间、履行进度等）。四、特殊情形处理（一）紧急合同因突发业务需求（如抢险救灾、重大项目抢工期）需紧急签署的合同，业务部门需提交《紧急合同审批单》，说明紧急原因、风险预案，经分管领导+总经理双签同意后，可简化审核流程（如先签署后补全审核，但法务、财务需在签署后24小时内完成合规性复核）。（二）修改重审合同签署前，若合作方提出重大修改（如核心条款变更、主体调整），业务部门需重新发起审核会签流程，确保所有修改内容经过各部门复核；禁止“先签署后修改”的违规操作。（三）终止审核若审核过程中发现合作方存在欺诈、资质造假或合同风险不可控，业务部门可申请终止审核，提交《合同审核终止申请》说明理由，经分管领导批准后终止流程，同步将相关情况通报合规、法务部门备案。五、责任与监督（一）责任划分业务部门：对合同业务真实性、要素完整性负责；若因初审疏漏导致合同纠纷，经办人及部门负责人承担相应责任（如绩效考核扣分、赔偿损失）。审核部门：对审核范围内的风险负责；如法务未识别法律风险导致败诉、财务未审核出税务问题导致补缴税款，审核人需承担失职责任。审批人：对合同整体风险及签署决策负责；若因违规审批导致公司损失，需承担领导责任。（二）监督机制日常检查：法务、合规部门每月抽查合同审核会签档案，重点核查流程完整性、意见反馈质量，形成《合同管理检查报告》。审计监督：内部审计部门每季度对重大合同开展