行政部工作职责及考核方案(修订本)

行政部工作职责及考核方案(修订本)第一章总则1.1定位行政部是集团总部唯一被授权对“人、财、物、事、场”五大要素进行统筹、调度、监督、保障的闭环管理部门，对董事会直接汇报，接受审计监察部垂直监督。1.2适用范围本方案适用于集团总部行政部、六大区域行政中心、三十三家子公司行政科，以及所有与行政发生横向接口的部门（财务、人力、法务、信息、安全、生产、营销）。1.3法律效力本方案与《公司章程》《员工手册》《董事会授权规则》《采购法》《数据安全法》《安全生产法》并行，冲突时以上位法为准；无冲突条款以本方案为准。第二章组织与编制2.1岗位图谱总监→副总监→高级经理（4条专业线：资产、后勤、文秘、项目）→经理→主管→专员→助理，共7级11档，每档对应薪级带宽3级。2.2编制锁死规则2025年6月30日前，行政部编制上限118人，超编1人即冻结全部门绩效奖金，直至编制回归；缺编3人以上启动“橙色预警”，由人力VP与行政总监双签后方可外招。2.3红线岗位印章管理员、档案密级管理员、采购岗为“红线岗位”，须通过背景调查、征信查询、无犯罪记录证明、董事会廉政面谈四步方可上岗；每两年轮岗一次，轮岗间隔不得少于6个月。第三章工作职责（2025修订版）3.1资产全生命周期管理3.1.1资产目录：建立“一物一码”数字台账，字段38项，含RFID、照片、责任人、保险单号。3.1.2验收：到货24小时内完成“四方验收”（使用人、采购、行政、财务），缺一方签字系统无法生成资产编号。3.1.3折旧：采用双倍余额递减法，残值率3%，系统每月1日零时自动计提，误差>0.5%触发审计。3.1.4盘点：每季度末月20—25日现场盘点，使用PDA扫码，差异率>0.3%即启动问责，第一责任人扣当月绩效30%。3.1.5报废：残值评估≥5000元必须招标拍卖；<5000元走“绿色回收”流程，环保机构出具销毁证明，全程录像存盘3年。3.2采购与供应管理3.2.1采购权划分：a)行政部统采——办公用品、IT耗材、福利用品、车辆保险、机票酒店；b)区域自采——低值易耗<2000元/次，须提前48小时在SRM系统备案；c)紧急采购——突发事件>5万元须由行政总监、财务总监、审计监察部三方电话会议，24小时内补录OA流程。3.2.2供应商准入：必须提供“三证一报告”（营业执照、纳税等级、社保缴纳、环保证明），系统打分≥80分方可进入“白名单”，黑名单企业永久禁入。3.2.3价格稽核：行政部设置“价格雷达”模块，自动抓取京东政采云、苏宁B2B、晨光SAP价，高于市场均价5%触发预警，需书面说明。3.3后勤与物业管理3.3.1食堂：a)菜品留样125克/份，0—6℃保存72小时；b)每月第三方抽检2次，菌落总数≤10000cfu/g，超标即停餐整改；c)满意度调查问卷样本量≥30%，得分<80分扣承包商当月服务费10%。3.3.2宿舍：a)入住24小时内完成人脸识别录入；b)每周三“安全夜查”，发现大功率电器第一次没收并记过，第二次取消住宿资格；c)公区水电按“定额+分摊”模式，超定额部分由住宿人100%承担。3.3.3保洁：a)采用“白手套”检查法，随机抽取10%区域，无尘率≥95%；b)垃圾房温度≤28℃，每小时记录，超标立即启动冷链转运。3.4车辆管理3.4.1车辆编制：总部38辆，区域132辆，实行“一车一档”，行驶本、保险单、维修记录、ETC流水全部影像化。3.4.2用车审批：a)市内用车提前2小时OA申请；b)市外用车提前1天，须分管VP审批；c)节假日用车由行政总监与值班总裁双签。3.4.3油耗基准：按工信部油耗×1.1倍设定上限，月度超耗8%以内警告，>8%扣司机绩效20%。3.4.4事故处理：a)第一时间报122与保险公司，30分钟内电话通知行政部安全科；b)2小时内填写《交通事故快速处理单》，责任认定书24小时内归档；c)主责事故维修费>3000元，司机承担次年保险上浮部分。3.5印鉴与证照管理3.5.1印章分类：公司章、合同章、财务章、法人章、投标专用章、电子章，共6枚。3.5.2使用流程：a)线上申请→法务系统校验合同编号→用印人指纹解锁保险柜→双人监印→高清摄像头自动拍照→归档；b)用印时间≤5分钟，超时系统锁死并推送审计。3.5.3外借：严禁外借，确需外出用印须走“移动印鉴箱”流程，由行政经理+法务经理+保安三人同行，GPS轨迹每30秒回传。3.6档案与知识管理3.6.1归档范围：纸质7大类92子项，电子12大类156子项，保存期限按《企业文件归档范围与保管期限表》执行。3.6.2密级：绝密、机密、秘密、内部、公开五级，绝密文件须用一次性封条、保险柜双锁；借阅时间≤4小时，全程录像。3.6.3数字化：2025年底实现100%纸质档案数字化，扫描600dpi，OCR识别率≥99%，质检抽查5%，错误率>1%重新扫描。3.7行政费用与预算3.7.1预算周期：当年9月启动“零基预算”，11月30日锁定，12月15日董事会批复。3.7.2动支权限：a)总监50万元以内；b)经理5万元以内；c)主管1万元以内；d)超50万元须董事会专项决议。3.7.3费用率：行政综合费用占营收比≤1.2%，每超0.1%扣部门绩效5%。3.8接待与会议3.8.1接待分级：a)A级——政府副厅级及以上、战略客户全球VP，由行政总监牵头；b)B级——政府处级、重要客户，由高级经理牵头；c)C级——一般客户、供应商，由主管牵头。3.8.2会议“三单”：会前《会议通知单》、会中《会议记录单》、会后《行动计划单》，24小时内上传OA，逾期每单扣0.5分。3.9安全与危机管理3.9.1消防：每月1次全员疏散演练，3分钟完成打卡，未达标区域负责人扣绩效20%。3.9.2疫情：保留“防疫三级响应”预案，物资储备30天用量（口罩10万只、抗原2万人份、连花清瘟1万盒）。3.9.3危机15分钟响应：任何重大安全事故，行政部值班电话15分钟内必须接通，30分钟内成立危机小组，2小时内向董事会提交《事件简报》。第四章考核模型（2025修订版）4.1考核周期月度跟踪、季度考核、年度清算；月度只公布不争辩，季度可申诉，年度结果=四个季度均值×公司效益系数。4.2指标框架（KPI+KO+KBI）a)KPI（关键业绩）70分——量化结果；b)KO（关键任务）20分——董事会下达的必达事项；c)KBI（关键行为）10分——价值观、合规、廉洁。4.3指标库（节选）1.资产差异率≤0.3%，每超0.1%扣2分；2.行政费用率≤1.2%，每超0.1%扣3分；3.采购价格预警关闭率100%，每单未关闭扣1分；4.食堂满意度≥80分，每低1分扣0.5分；5.用印差错0起，每起扣5分；6.消防演练达标率100%，未达标扣5分；7.档案数字化完成率100%，每低1%扣1分；8.危机响应超时0次，每超1次扣10分。4.4评分算法总分=∑(指标得分×权重)×公司效益系数；系数区间0.8—1.2，由财务根据净利润达成率核定。4.5强制分布卓越10%、优秀20%、良好40%、待改进25%、淘汰5%；比例锁死，不得四舍五入。4.6结果运用a)绩效奖金：季度发放，基数=月固薪×30%×考核系数；b)调薪：年度卓越人员薪级+2，优秀+1，待改进1，淘汰进入“PIP改进池”；c)股权：卓越人员优先授予限制性股票，授予价按董事会当日收盘价50%折让；d)晋升：连续两年卓越方可进入“行政后备干部库”，未入库不得晋升经理及以上。第五章考核流程（SOP）5.1月度跟踪T5日：系统自动抓取数据→T3日：行政绩效专员校验→T1日：总监确认→T日：邮件发布。5.2季度考核Step1数据冻结：季末最后一日24:00；Step2自评：次月3日前完成系统填报；Step3复评：直接上级5日前完成；Step4审计稽核：审计监察部7日前完成抽样；Step5绩效委员会裁决：10日前召开，现场签字；Step6结果发布：12日全员邮件+系统公示；Step7申诉：13—14日，逾期视为放弃；Step8奖金发放：20日前到账。5.3年度清算1月15日前完成年度系数核定，1月31日前完成奖金、股权、调薪、晋升、淘汰的全部动作。第六章数据治理与系统支撑6.1系统矩阵ERP（SAP）（资产、费用）+SRM（供应商）+OA（流程）+BI（可视化）+RPA（对账机器人）+eSeal（电子印章）。6.2数据口径统一18位成本中心编码、10位资产编码、8位供应商编码；任何手工台账视为违规，发现一次扣2分。6.3权限管控采用“RBAC+字段级”权限，关键字段（金额、银行账户、印章图片）加密，密钥由信息部、行政部、审计部三方共管。6.4备份策略本地增量每日、异地全量每周、云端快照每月；RPO≤15分钟，RTO≤2小时，未达标即视为重大事故。第七章廉政与问责7.1十不准1.不准私设供应商；2.不准私收礼品>200元；3.不准私车公养；4.不准泄露标底；5.不准篡改数据；6.不准违规用印；7.不准虚开发票；8.不准公款宴请；9.不准利益冲突未申报；10.不准打击报复举报人。7.2问责阶梯提醒谈话→书面检查→部门通报→绩效扣10—50分→降职/调岗→解除劳动合同→移送司法。7.3举报通道实体信箱（总部食堂门口）、邮箱（whistleblower@）、企业微信“一键举报”；48小时内必须给予“收到回执”，15日内给出结论。7.4奖励机制经查证属实，按挽回经济损失5%奖励，最高50万元，可匿名领取现金。第八章培训与人才发展8.1能力模型“4+2”模型：4项专业（资产、采购、后勤、文秘）+2项通用（项目管理、数据分析）。8.2培训学时经理级以上每年40学时，主管30学时，专员20学时；未达标即冻结晋升。8.3课程清单（2025版）《SAP资产模块深度操作》《政府采购质疑投诉应对》《食堂食品安全溯源》《RPA财务对账实战》《危机公关15分钟响应》《电子印章法律效力》等38门。8.4内部讲师认证讲师22人，课酬2000元/天，年度优秀讲师奖励1万元+外部大会游学名额。8.5轮岗主管级以下每18个月轮岗1次，轮岗鉴定表纳入档案，未轮岗不得晋升经理。第九章应急预案9.1火灾发现→呼喊→按下手动报警→切断电源→疏散→集合点打卡→义务消防队灭火→行政总监15分钟内电话报告总裁。9.2食物中毒首诊医院30分钟内完成“食源性疾病”网络直报；行政部2小时内封存留样；24小时内提交《群体性食物中毒初步报告》。9.3印章丢失立即报