合同审查与归档管理标准化模板

合同审查与归档管理标准化模板一、适用业务场景日常采购合同（原材料、设备、服务等）销售合同（产品销售、服务交付等）合作协议（战略合作伙伴、项目联合开发等）劳动合同（员工录用、岗位调整等）保密协议、知识产权协议等辅助性合同其他需纳入企业统一管理的法律文件二、标准化操作流程1.合同接收与登记操作内容：业务部门或法务部门收到合同文本（含电子版及纸质版）后，首先核对合同基本信息完整性，包括合同名称、签约主体、合同编号、标的、金额、签订日期等关键要素是否明确。通过“合同登记表”（详见模板一）完成信息录入，唯一合同编号（编号规则：年份-部门代码-合同类型-序号，如“2024-CG-SC-001”）。登记后，将合同材料同步录入企业合同管理系统（如有），保证纸质与电子版信息一致。责任岗位：行政助理/法务助理输出成果：合同登记表、合同管理系统录入记录2.初步形式审查操作内容：审查合同主体是否适格：签约方是否为合法注册实体，营业执照、授权委托书（非法定代表人签约时）等资质文件是否齐全且在有效期内。审查合同文本完整性：是否包含标的、数量/质量、价款/报酬、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决等核心条款，页码是否连续，有无涂改（涂改处需双方盖章/签字确认）。审查合同金额与审批流程：金额是否超出部门权限，是否已履行对应的内部审批程序（如采购金额≥10万元需部门负责人+分管副总审批）。责任岗位：法务专员/业务部门负责人输出成果：初步审查意见表（模板二），标注“通过”或“需补充材料/修订”3.专项法律与业务审查操作内容：法律条款审查（法务专员主导）：检查条款合法性：是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效或可撤销情形。检查风险条款：违约责任是否明确且对等，争议解决方式（诉讼/仲裁）是否约定清晰，管辖地是否对企业有利。检查语言表述：避免歧义用语（如“约”“大概”），专业术语使用准确。业务条款审查（业务部门主导）：检查标的物/服务描述是否与业务需求一致，技术参数、交付标准是否明确。检查履行期限与节点：是否满足项目进度要求，验收标准是否可量化。检查成本与收益：价款/报酬是否合理，付款条件是否与企业资金规划匹配。责任岗位：法务专员、业务部门负责人、财务部门（涉及金额时）输出成果：专项审查意见表（模板三），各方会签确认4.合同修订与最终确认操作内容：对审查中发觉的条款问题，由法务专员牵头汇总各方意见，形成“修订清单”，与业务部门及对方沟通协商修改。修订完成后，重新提交法务与业务部门复核，保证所有问题已解决，条款无遗漏。最终版合同文本需经双方授权代表签字并加盖公章（合同专用章），纸质版一式N份（根据签约方数量确定），电子版同步归档。责任岗位：法务专员、业务部门对接人输出成果：最终版合同文本（签字盖章版）、修订沟通记录5.合同归档与管理操作内容：材料整理：将最终版合同文本、审批文件、审查意见表、修订记录、资质文件、签约授权书等材料统一整理，按“合同编号+名称”分类。归档登记：在“合同归档登记表”（模板四）中记录归档日期、存放位置（档案柜编号/电子路径）、保管期限（根据合同类型确定，一般合同保管≥10年，重要合同≥20年）、借阅权限等。日常管理：纸质合同存入专用档案柜，防潮防火；电子合同加密存储于企业服务器，定期备份。建立借阅登记制度，内部借阅需经部门负责人审批，外部借阅需经法务负责人及分管领导批准。责任岗位：档案管理员/行政助理输出成果：完整合同档案、归档登记表、借阅记录三、核心模板清单模板一：合同登记表合同编号合同名称签约主体（甲方/乙方）合同类型标的物/服务合同金额（元）签订日期业务部门负责人接收人接收日期2024-CG-SC-001采购合同甲方：XX公司；乙方：*科技有限公司采购办公设备50,0002024-03-15采购部张*李*2024-03-15模板二：初步审查意见表合同编号审查人审查日期审查内容问题描述处理意见2024-CG-SC-001王*2024-03-16主体资质乙方授权委托书未注明授权范围要求乙方补充加盖公章的授权委托书原件合同金额金额为12万元，未达到副总审批标准已补充分管副总审批签字模板三：专项审查意见表合同编号审查方审查要点意见类型具体意见签字确认2024-CG-SC-001法务部违约责任需修订原条款“乙方逾期交货需支付违约金”未明确计算标准，建议修改为“按逾期金额日万分之五计算”法务：赵*采购部交付标准通过验收标准参照附件3技术协议，无异议采购：张*模板四：合同归档登记表合同编号档案名称归档日期存放位置（纸质/电子）保管期限档案管理员借阅记录（日期/借阅人/用途）2024-CG-SC-001办公设备采购合同及附件2024-03-20纸质：A区-03柜-02层；电子：E:\202415年陈*2024-04-10张*（审计核查）四、关键风险提示主体资质风险：签约前务必核查对方营业执照、经营许可证、授权委托书等文件，避免与无资质主体签约导致合同无效。条款歧义风险：避免使用“尽可能”“相关”等模糊表述，核心条款（如金额、期限、违约责任）需量化、明确，减少后续争议。审批流程风险：严格执行合同分级审批制度，杜绝越权审批，保证合同签订符合企业内控要求。归档完整性风险：归档材料需包含合同全生命周期文件（审批、审查、修订、签约等），缺失材料可能导致合同无法追溯或法律