办公电话使用管理制度

办公电话使用管理制度为了规范办公电话的使用，提高工作效率，降低通信成本，确保公司通信的顺畅与安全，特制定本办公电话使用管理制度。适用范围本制度适用于公司内所有办公电话的使用与管理，包括固定电话和公司统一配备的移动办公电话。管理职责1.行政部门行政部门是办公电话的归口管理部门，负责办公电话的采购、安装、维护、费用缴纳以及使用情况的监督检查。定期对办公电话线路和设备进行检查和维护，确保电话线路畅通、设备正常运行。当办公电话出现故障时，及时联系维修人员进行维修，并跟进维修进度，确保故障得到及时解决。建立办公电话使用档案，记录每部电话的安装位置、使用人员、费用情况等信息。定期对办公电话的使用情况进行统计和分析，为公司的通信管理提供数据支持。2.使用部门及人员各部门负责人是本部门办公电话使用管理的第一责任人，负责对本部门员工使用办公电话的情况进行监督和管理。教育本部门员工遵守办公电话使用管理制度，合理使用办公电话。办公电话的使用人员要爱护办公电话设备，不得随意拆卸、损坏电话设备。严格按照本制度的规定使用办公电话，不得利用办公电话从事与工作无关的事情。如发现办公电话出现异常情况，及时向行政部门报告。办公电话的配备1.配备原则办公电话的配备应遵循“满足工作需要、合理配置、节约成本”的原则。根据各部门的工作性质、业务量和工作需求，合理确定办公电话的配备数量和类型。对于业务量较大、需要频繁对外联系的部门，可适当增加办公电话的配备数量；对于业务量较小、对外联系较少的部门，应控制办公电话的配备数量，避免资源浪费。2.申请流程各部门因工作需要申请配备办公电话时，应填写《办公电话配备申请表》，详细说明申请理由、使用地点、使用人员等信息，并经部门负责人签字确认后，报行政部门审核。行政部门根据各部门的工作需求和实际情况，对《办公电话配备申请表》进行审核。对于符合配备条件的，行政部门安排人员进行安装和调试；对于不符合配备条件的，应向申请部门说明理由。3.安装与调试行政部门负责办公电话的安装和调试工作。在安装过程中，应确保电话线路连接正确、设备运行正常。安装完成后，应进行试用，确保办公电话能够正常使用。办公电话安装调试完成后，行政部门应及时将相关信息录入办公电话使用档案，并通知使用部门和使用人员。办公电话的使用规范1.工作用途使用办公电话主要用于与工作相关的业务沟通，包括与客户、供应商、合作伙伴的联系，内部工作协调、信息交流等。使用办公电话时，应语言文明、简洁明了，避免使用不文明用语和冗长的对话。在拨打和接听办公电话时，应准确报出自己的部门和姓名，以便对方准确了解通话对象。通话结束后，应礼貌道别，并轻轻放下电话听筒。2.禁止行为严禁利用办公电话拨打声讯台、进行私人聊天、购物、炒股等与工作无关的电话。不得使用办公电话拨打国际长途和港澳台长途，确因工作需要拨打的，应事先填写《国际/港澳台长途电话使用申请表》，经部门负责人审核、公司领导批准后，方可拨打。禁止在办公时间内长时间占用办公电话，影响其他人员的正常使用。如因工作需要长时间通话，应尽量选择合适的时间，并注意控制通话时长。不得随意将办公电话的号码告知无关人员，避免造成不必要的干扰和信息泄露。3.特殊情况处理如遇紧急情况需要使用办公电话进行求助或报警时，可先使用电话，事后及时向行政部门说明情况。对于涉及公司机密信息的通话，应注意保密，避免在电话中泄露公司机密。如确需在电话中沟通机密信息，应选择安全的通话环境，并确保通话对象的身份可靠。费用管理1.费用核算行政部门每月定期对办公电话的费用进行核算，根据电信运营商提供的话费清单，统计每部电话的通话费用、月租费用、增值服务费用等。将办公电话的费用按照使用部门和使用人员进行分摊，制作《办公电话费用分摊表》。2.费用审批与缴纳《办公电话费用分摊表》经行政部门负责人审核后，报公司领导审批。公司领导审批通过后，行政部门按照审批结果及时缴纳办公电话费用。3.费用控制行政部门应定期对办公电话的费用进行分析，找出费用异常的原因，并采取相应的措施进行控制。如发现某个部门或人员的办公电话费用过高，应及时与该部门负责人或使用人员沟通，了解情况并督促其采取措施降低费用。鼓励各部门和员工节约使用办公电话，对于在费用控制方面表现突出的部门和个人，给予一定的奖励。设备维护与管理1.日常维护办公电话的使用人员应负责对办公电话设备进行日常清洁和保养，保持电话设备的整洁和卫生。如发现办公电话设备有灰尘或污渍，应及时用干净的湿布擦拭。定期检查办公电话的线路连接情况，确保线路连接牢固，无松动、破损等情况。如发现线路连接异常，应及时向行政部门报告。2.故障维修当办公电话出现故障时，使用人员应及时向行政部门报修。报修时，应详细描述故障现象，以便维修人员准确判断故障原因。行政部门接到报修后，应及时安排维修人员进行维修。维修人员应在规定的时间内到达现场进行维修，并尽快排除故障。如因特殊原因无法及时修复，应向使用人员说明情况，并给出预计修复时间。3.设备更新与报废行政部门应根据办公电话设备的使用年限、性能状况和技术发展情况，定期对办公电话设备进行评估。对于使用年限较长、性能落后、无法满足工作需要的办公电话设备，应及时进行更新。对于损坏严重、无法修复的办公电话设备，使用人员应填写《办公电话设备报废申请表》，经部门负责人审核、行政部门确认后，办理报废手续。报废的办公电话设备应统一回收处理，避免造成环境污染。监督与检查1.定期检查行政部门应定期对办公电话的使用情况进行检查，检查内容包括电话设备的使用状况、通话记录、费用情况等。检查周期可根据实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次。在检查过程中，如发现有违反办公电话使用管理制度的行为，应及时记录并进行处理。2.不定期抽查除定期检查外，行政部门还应不定期对办公电话的使用情况进行抽查。抽查可采用突然检查、查看通话记录等方式进行。通过不定期抽查，及时发现和纠正办公电话使用过程中存在的问题，确保办公电话的正常使用和管理制度的有效执行。3.投诉处理设立办公电话使用投诉渠道，接受员工对办公电话使用过程中存在问题的投诉。对于员工的投诉，行政部门应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给投诉人。对于经查实的违规行为，应按照本制度的相关规定进行严肃处理，以维护办公电话使用管理制度的严肃性。违规处理1.轻微违规对于首次违反办公电话使用管理制度，情节较轻的行为，如偶尔拨打与工作无关的电话、未及时报告设备故障等，行政部门应给予口头警告，并要求违规人员立即改正。2.一般违规对于多次违反办公电话使用管理制度，或违规行为情节较为严重的，如经常拨打与工作无关的电话、擅自拆卸电话设备等，行政部门应给予书面警告，并在公司内部进行通报批评。同时，按照违规情节的轻重，对违规人员处以一定金额的罚款。3.严重违规对于严重违反办公电话使用管理制度，给公司造成较大损失或不良影响