财务档案归档保管管理制度

财务档案归档保管管理制度一、总则为了加强公司财务档案的科学管理，保证财务档案的完整、准确与安全，便于财务档案的查阅与利用，充分发挥财务档案在公司经营管理中的重要作用，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》以及财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本管理制度。本制度所指的财务档案是指公司在进行各项财务活动过程中形成的具有保存价值的各种会计凭证、会计账簿、财务会计报告以及其他与财务相关的重要文件和资料。这些档案记录了公司的经济活动和财务状况，是公司历史财务信息的重要载体，对于反映公司经营成果、维护公司合法权益、开展财务审计、制定公司发展战略等都具有重要意义。本管理制度适用于公司内所有涉及财务档案管理的部门和人员，包括财务部门、各业务部门以及其他与财务档案形成、使用和保管相关的单位和个人，确保公司财务档案管理工作的规范化和标准化。二、财务档案的范围1.会计凭证类会计凭证是记录经济业务发生和完成情况的书面证明，是登记账簿的依据。它包括原始凭证和记账凭证。原始凭证是在经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的原始凭据，如发票、收据、差旅费报销单、领料单等。记账凭证是会计人员根据审核无误的原始凭证，按照经济业务的内容加以归类，并据以确定会计分录后所填制的会计凭证，如收款凭证、付款凭证和转账凭证。2.会计账簿类会计账簿是以会计凭证为依据，全面、系统、连续地记录各项经济业务的簿籍。它包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片以及其他辅助性账簿。总账是根据总分类科目开设账户，用来登记全部经济业务，进行总分类核算，提供总括核算资料的分类账簿；明细账是根据明细分类科目设置，用于对某一类经济业务进行明细核算，提供详细核算资料的分类账簿；日记账是按照经济业务发生或完成时间的先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿，常见的有现金日记账和银行存款日记账；固定资产卡片是记录固定资产各项信息的卡片式账簿，反映固定资产的增减变动及折旧等情况。3.财务会计报告类财务会计报告是公司对外提供的反映公司某一特定日期的财务状况和某一会计期间的经营成果、现金流量等会计信息的文件。它包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告。财务会计报告由会计报表、会计报表附注和其他应当在财务会计报告中披露的相关信息和资料组成。会计报表主要包括资产负债表、利润表、现金流量表及所有者权益变动表等；会计报表附注是对会计报表中列示项目的详细说明，以及对未能在这些报表中列示项目的说明等。4.其他类其他与财务相关的重要文件和资料包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、经济合同、财务审计报告以及其他具有保存价值的财务资料。这些资料对于补充和完善公司的财务信息、反映公司的财务活动全貌具有重要作用。三、财务档案的归档要求1.归档时间会计年度终了后，会计凭证、会计账簿和财务会计报告等会计档案可暂由财务部门保管一年，以便日常查账和使用。一年期满后，财务部门应编制会计档案移交清册，将装订成册的财务档案移交公司档案管理部门统一保管。对于当年形成的其他财务档案，如经济合同、纳税申报表等，应在相关业务结束后及时整理归档，移交档案管理部门。2.整理与装订要求会计凭证应按月进行整理，按照凭证编号顺序排列，确保凭证的日期、编号、摘要、金额等内容清晰完整。对于数量较多的原始凭证，如收料单、领料单等，可以单独装订保管，但应在记账凭证上注明“附件另订”以及原始凭证的名称和编号。记账凭证应连同所附的原始凭证一起装订成册，并加具封面，注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码等信息，由装订人在装订线封签处签名或盖章。会计账簿在年度终了结账后，应将各种活页式账簿连同账簿启用表和经管人员一览表一起装订成册，并加具封面，注明单位名称、账簿名称、年度、页数等信息。对于订本式账簿，应在账簿启用表上注明账簿的起止页码。财务会计报告应按年度和月份分别装订成册，加具封面，注明单位名称、报告所属年度、月份等信息。对于财务报表较多的情况，可以分册装订，并在封面上注明各分册的顺序和内容。其他财务档案应根据其性质和特点进行分类整理，如经济合同可按合同类型、签订时间等进行分类装订；银行对账单、纳税申报表等可按时间顺序装订成册，并注明相关信息。3.编号与标识财务档案应进行统一编号，以便于管理和查找。编号方法应根据档案的类型和性质进行合理设计，例如会计凭证可采用“年月凭证号”的编号方式；会计账簿可按“总账XX年度”“明细账XX科目XX年度”等方式编号；财务会计报告可按“年度月度报告类型”进行编号。所有归档的财务档案都应在封面或侧面注明编号、档案名称、所属年度、保管期限等标识信息，确保档案的清晰可辨。四、财务档案的保管要求1.保管场所公司应设立专门的财务档案保管室，保管室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等安全条件。档案保管室应保持通风良好，温度和湿度应控制在适宜的范围内，以防止档案受到损坏。保管室内应配备必要的档案存储设备，如档案柜、书架等，档案应按照类别、年度等顺序进行有序存放，便于管理和查找。2.保管人员职责公司档案管理部门应指定专人负责财务档案的保管工作，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉档案管理业务知识。保管人员的主要职责包括：负责财务档案的接收、登记、存放和定期检查工作；严格执行财务档案的查阅和借阅制度，确保档案的安全；定期对保管的财务档案进行清理和盘点，及时发现和处理档案存在的问题；按照规定的期限和程序对到期的财务档案进行鉴定和销毁工作。3.保密要求财务档案涉及公司的商业秘密和财务信息，具有较高的保密性。保管人员和其他接触财务档案的人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案中的任何信息。未经公司批准，任何人不得擅自复制、传播或对外提供财务档案资料。对于涉及公司核心财务信息和商业机密的档案，应采取更加严格的保密措施，如设置访问权限、加密存储等。五、财务档案的查阅与借阅1.查阅制度公司内部人员因工作需要查阅财务档案时，应填写《财务档案查阅申请表》，注明查阅的档案名称、查阅目的、查阅时间等信息，并经部门负责人批准后，方可到档案保管室查阅。查阅人员应在档案保管人员的陪同下进行查阅，不得擅自翻阅和移动档案。查阅过程中，应保持档案的整洁和完整，严禁在档案上涂改、标记或撕毁。查阅完毕后，查阅人员应及时归还档案，并在《财务档案查阅登记表》上签字确认。外部单位因审计、税务检查等原因需要查阅公司财务档案时，应持有相关单位的介绍信，并经公司财务负责人和总经理批准后，方可查阅。查阅时应在公司指定的场所进行，并由公司档案保管人员和财务人员陪同，查阅人员不得将档案带出公司。2.借阅制度公司内部人员因工作需要借阅财务档案时，应填写《财务档案借阅申请表》，注明借阅的档案名称、借阅期限、借阅用途等信息，并经部门负责人、财务负责人批准后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过15天，如需延期借阅，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或擅自复制。借阅期满后，应及时归还档案，并经档案保管人员检查确认无误后，在《财务档案借阅登记表》上签字注销。外部单位因特殊原因需要借阅公司财务档案时，应持有相关单位的正式公函，并经公司总经理批准后，方可办理借阅手续。借阅期限和借阅要求应在公函中明确规定，借阅人员应按照规定的期限归还档案。在借阅过程中，公司应要求借阅单位出具借阅承诺书，确保档案的安全和保密。六、财务档案的保管期限财务档案的保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年，具体保管期限应按照国家相关法律法规和《会计档案管理办法》的规定执行。1.永久保管的财务档案包括年度财务会计报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。这些档案记录了公司的重要财务信息和历史财务活动，对于公司的长期发展和财务审计具有重要的参考价值，应永久保存。2.保管期限为30年的财务档案包括会计凭证、会计账簿（包括总账、明细账、日记账等）、会计档案移交清册等。这些档案是公司财务核算的基础资料，反映了公司的日常经济业务和财务收支情况，需要在一定期限内进行保存，以备查阅和审计。3.保管期限为10年的财务档案包括月度、季度、半年度财务会计报告、银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表等。这些档案提供了公司一定时期内的财务状况和经营成果的简要信息，对于短期的财务分析和税务申报具有重要的参考作用，保管期限相对较短。七、财务档案的销毁1.销毁条件与程序财务档案保管期满，经鉴定可以销毁的，应按照规定的程序进行销毁。首先，由公司档案管理部门会同财务部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。然后，由公司档案管理部门和财务部门负责人在会计档案销毁清册上签署意见，并报公司总经理批准。在销毁会计档案前，应将拟销毁的会计档案内容进行公示，征求公司内部各部门的意见。公示期一般为10个工作日，公示期满无异议后，方可进行销毁。销毁会计档案时，应由公司档案管理部门、财务部门和审计部门共同派人监销，监销人员在销毁会计档案前，应认真核对销毁清册所列内容与实际要销毁的会计档案是否相符；销毁后，应在会计档案销毁清册上签名或盖章，并将监销情况报告公司总经理。2.不得销毁的财务档案处理保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。八、监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门应定期对财务档案的管理情况进行审计监督，审计内容包括财务档案的归档、保管、查阅、借阅、销毁等各个环节是否符合本管理制度的规定。审计部门应每年至少进行一次全面的财务档案审计，并出具审计报告，对于发现的问题应及时提出整改意见，督促相关部门进行整改。2.