2026年资源回收公司质量记录保存管理制度

2026年资源回收公司质量记录保存管理制度第一章总则第一条目的为规范公司质量记录保存管理工作，明确质量记录的生成、收集、归档、保存、借阅、销毁等全流程要求，保障质量记录真实、完整、可追溯，为资源回收全链条质量管控、合规核查、问题追溯提供依据，严格遵守《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国产品质量法》《再生资源回收管理办法》等法律法规，杜绝质量记录丢失、造假、逾期销毁等问题，提升公司质量管控与档案管理精细化水平，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有质量记录保存相关的管理工作，涵盖再生资源回收、检测、存储、加工、运输、销售等全业务环节的质量记录，包括但不限于回收台账、检测报告、质量验收记录、设备运维记录、人员培训记录、体系审核记录等。涉及行政部、质检部、生产部、销售部、仓储部、运输部等所有与质量记录生成、管理相关的部门及岗位人员，凡与质量记录相关的规划、执行、监督、考核等活动，均需按本制度执行。第三条基本原则真实准确原则：质量记录需如实反映业务实际情况，数据、信息填写规范无误，签字确认完整，严禁伪造、篡改、编造记录，确保记录的真实性与可信度。全程管控原则：覆盖质量记录生成、收集、归档、保存、借阅、销毁全流程，明确各环节管控标准，确保记录从生成到销毁的全生命周期可追溯。依法保存原则：严格按照法律法规及行业标准规定的保存期限保存记录，无明确规定的，结合公司业务实际设定保存期限，杜绝擅自缩短保存期限或违规销毁记录。安全可控原则：建立健全质量记录安全保管措施，防范记录丢失、损毁、泄露等风险，保障纸质记录与电子记录的存储安全。便捷利用原则：在符合保密要求与保存规范的前提下，优化记录借阅、查询流程，确保质量记录可快速调取，为质量管控、合规核查等工作提供支撑。第二章组织机构与职责第四条质量记录保存管理领导小组成立由公司总经理任组长，分管行政副总任副组长，行政部、质检部、生产部等部门负责人为成员的质量记录保存管理领导小组。主要职责：统筹规划质量记录保存管理工作，审批年度保存计划、保存期限标准、销毁方案及考核办法，监督全流程执行情况，决策管理过程中的重大事项，组织制度优化与人员培训，审核管理工作报告。第五条行政部职责负责质量记录保存的日常管理与统筹工作，牵头制定质量记录保存标准、流程细则、保存期限表，报领导小组审批后执行。负责质量记录的集中归档、统一保管，建立质量记录管理台账，详细记录记录名称、生成部门、归档日期、保存期限、存储位置等信息，定期更新台账。负责落实质量记录保存条件，搭建纸质记录与电子记录存储体系，保障存储设施安全，定期检查记录保存状态，及时处理损毁、变质等问题。负责质量记录借阅、复制、销毁的审核与管控，按流程办理相关手续，留存审批记录与借阅台账，确保记录利用合规。组织开展质量记录保存管理培训，提升员工记录规范填写与保存意识；定期编制管理工作报告，汇总记录保存情况、存在问题及整改措施，上报领导小组。配合领导小组开展监督检查与考核，汇总考核结果，督促整改落实，推动记录保存管理工作持续优化。第六条各业务部门职责质检部：作为质量记录生成的核心部门，负责回收、加工、销售等环节质量检测报告、验收记录、不合格品处置记录等的规范生成、收集整理，确保记录填写完整、数据准确，按规定时限提交行政部归档。生产部：负责生产环节质量管控记录、工艺参数记录、设备运维质量记录、生产过程检验记录等的生成与整理，及时提交行政部归档，配合核查记录真实性与完整性。销售部：负责销售环节质量承诺记录、客户质量反馈记录、产品交付质量确认记录等的生成与整理，按要求归档，协助跟进客户相关质量记录的查询与反馈。仓储部：负责再生资源存储质量记录、出入库质量验收记录、库存盘点质量记录等的生成与整理，确保记录与实际存储情况一致，及时提交归档。运输部：负责运输环节质量管控记录、运输工具消毒记录、货物防护质量记录等的生成与整理，保障记录可追溯运输全流程质量情况，按时提交归档。其他部门：负责本部门职责范围内质量记录（如人员质量培训记录、体系审核记录等）的生成、整理与提交归档，配合行政部开展记录管理相关工作。第七条岗位人员职责档案管理员：由行政部指派专人担任，负责质量记录的归档接收、分类存储、台账更新、日常保管等工作，检查记录填写规范性与完整性，办理借阅、销毁等手续，跟踪记录保存状态，反馈异常问题。部门兼职记录管理员：各部门指定专人担任，负责本部门质量记录的日常收集、整理、初审，确保记录符合保存标准，按规定时限提交行政部归档，协助本部门员工规范填写记录，配合行政部开展核查与培训。全体员工：严格按照本制度要求规范生成质量记录，确保记录真实、完整、准确；按规定提交记录，不擅自留存、涂改或销毁记录；借阅记录需按流程办理，妥善保管借阅记录，及时归还；发现记录丢失、损毁等问题，及时上报。第三章质量记录全流程管控规范第八条记录生成与填写规范生成要求：各业务环节需在工作完成后24小时内生成对应质量记录，特殊情况（如紧急检测）需在1个工作日内补全记录，确保记录生成及时，与业务开展同步。填写规范：记录需使用公司统一制式表格（无统一表格的，按规定要素填写），字迹清晰、内容完整，需填写的要素（如日期、数据、责任人、事由等）不得遗漏；数据填写需精准，单位统一规范，签字确认环节需本人签字，严禁代签；记录内容需真实反映实际情况，如需修改，需在修改处签字并注明修改日期，严禁大面积涂改或覆盖。电子记录要求：电子质量记录需使用公司指定系统或加密文档生成，设置访问权限，留存操作日志，确保记录可追溯修改痕迹；电子记录需定期备份，避免数据丢失，备份文件与原文件保存一致期限。第九条记录收集与归档流程收集整理：部门兼职记录管理员每周五汇总本部门本周生成的质量记录，按业务类型、生成日期分类整理，核查记录填写完整性、准确性，对不合格记录（如要素缺失、填写错误）退回责任人整改，整改合格后重新收集。归档提交：各部门每月5日前将上月整理合格的质量记录提交行政部档案管理员，提交时需附《质量记录归档清单》，明确记录名称、数量、生成日期、保存期限等信息，双方核对无误后签字确认。归档审核：档案管理员接收记录后，对记录规范性、完整性进行二次审核，审核合格的，按分类标准编号、登记台账，存入对应存储区域；审核不合格的，退回提交部门整改，整改完成后重新提交归档，确保归档记录合规。台账建立：档案管理员建立《质量记录管理总台账》，详细记录每批归档记录的名称、编号、生成部门、归档日期、保存期限、存储位置、借阅情况、销毁日期等信息，电子台账与纸质台账同步更新，确保可追溯。第十条记录保存规范保存范围：需保存的质量记录包括但不限于：再生资源回收台账（货源、数量、质量等级等）、质量检测报告（原辅料检测、成品检测、污染物检测等）、质量验收记录（入库验收、出库验收、过程验收等）、设备运维质量记录（设备校准、维修、保养记录等）、不合格品处置记录（标识、隔离、处置流程等）、人员质量培训记录（培训内容、考核结果等）、质量体系审核记录（内审、外审、管理评审记录等）、客户质量反馈与处理记录等。保存期限：按法律法规及行业要求设定保存期限，具体如下：涉及环保、安全、质量投诉的核心记录，保存期限不低于5年；再生资源回收台账、检测报告、验收记录等关键记录，保存期限不低于3年；日常巡检记录、培训签到记录等一般记录，保存期限不低于1年；法律法规有明确规定的，按规定期限保存，到期后按销毁流程处置。保存条件：纸质记录需存储在阴凉、干燥、通风的档案库房，配备防火、防潮、防虫、防盗、防暴晒设施，档案柜摆放规范，标识清晰，温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45%-60%；电子记录需存储在加密服务器或专用电脑，设置密码与访问权限，定期进行病毒查杀与数据备份（每月至少备份1次，备份数据异地存储），避免数据丢失或泄露。保存维护：档案管理员每月检查1次纸质记录保存状态，及时处理受潮、破损、变质等问题，对破损记录进行修复、复制；每季度检查1次电子记录存储情况，核查备份数据完整性，更新访问权限，确保记录保存安全。第十一条记录借阅与复制规范借阅申请：公司内部员工因工作需要借阅质量记录的，需填写《质量记录借阅申请表》，注明借阅记录名称、编号、借阅用途、借阅期限，经部门负责人签字审批后，提交档案管理员办理借阅手续；外部单位（如政府部门、审计机构）借阅记录的，需提供有效证件与单位介绍信，经总经理审批后，方可办理借阅。借阅管理：档案管理员核对借阅申请信息后，调取对应记录，与借阅人共同核对记录完整性，明确借阅要求（如不得涂改、转借、复制等），双方签字确认后办理借阅；借阅期限一般不超过7个工作日，确需延长的，需重新提交申请，经审批后延长，最长不超过15个工作日。复制要求：因工作需要复制质量记录的，需在借阅申请中注明复制用途、份数，经部门负责人审批后，由档案管理员负责复制，复制件需加盖档案管理专用章，与原件具有同等效力；复制后需登记《质量记录复制台账》，留存复制人信息与用途，严禁擅自复制涉密记录。归还核查：借阅人需在借阅期限内归还记录，档案管理员核对记录完整性、有无涂改损毁，确认无误后在借阅台账中注明归还日期，签字确认；对逾期未归还的，档案管理员及时提醒，逾期3个工作日仍未归还的，上报借阅人部门负责人督促归还，造成记录丢失、损毁的，按处罚条款处理。第十二条记录销毁规范销毁鉴定：质量记录保存期限届满后，档案管理员梳理到期记录，编制《质量记录到期销毁清单》，注明记录名称、编号、生成部门、保存期限、数量等信息，提交行政部负责人审核，审核通过后报领导小组审批；涉及环保、安全等关键记录，即使到期，若存在未了结事项（如未处理完毕的质量投诉），需延长保存期限，直至事项了结。销毁审批：《质量记录到期销毁清单》经领导小组审批通过后，方可启动销毁流程；审批未通过的，需重新核查记录状态，确需继续保存的，更新台账，延长保存期限。销毁执行：销毁工作由行政部组织实施，指定2名及以上工作人员负责监督，销毁方式需符合环保要求与保密规定，纸质记录可采用粉碎、焚烧等方式销毁，电子记录需彻底删除并销毁存储介质（如硬盘、U盘），确保记录无法恢复；销毁过程中需留存影像资料，销毁完成后，销毁人与监督人在《质量记录到期销毁清单》上签字确认，注明销毁日期、方式、地点等信息。销毁归档：销毁完成后，档案管理员将《质量记录到期销毁清单》、审批文件、销毁影像资料等整理归档，保存期限不低于3年，确保销毁流程可追溯，严禁擅自销毁未到期记录或无审批销毁记录。第四章监督检查与考核第十三条监督检查机制日常监督：行政部档案管理员每日核查质量记录归档及时性、填写规范性，每周抽查各部门记录生成与整理情况，发现问题及时督促整改，留存检查记录；各部门兼职记录管理员每周自查本部门记录管理情况，反馈异常信息。专项检查：质量记录保存管理领导小组每季度开展一次专项检查，抽查记录台账、归档记录、保存状态、借阅流程、销毁记录等，核查流程合规性、记录真实性，对违规行为严肃查处，形成专项检查报告，上报领导小组。投诉举报：建立质量记录保存管理投诉举报机制，鼓励员工举报记录造假、丢失、违规销毁、擅自复制等行为，举报渠道包括意见箱、投诉电话等，对举报线索及时核查，核查属实的按规定给予奖励。第十四条考核指标与应用核心考核指标：质量记录归档及时率（月度不低于98%）、记录填写合格率（月度不低于95%）、记录保存合规率（100%）、到期记录销毁合规率（100%）、记录丢失损毁发生率（年度为0）。考核应用：考核结果纳入各部门及相关岗位绩效考核，与薪酬调整、评优评先直接挂钩；年度考核优秀的部门及个人，给予表彰奖励；考核不达标、整改不力的，给予通报批评、绩效扣分等处罚。第十五条奖励条款月度质量记录归档及时率100%、填写合格率100%的部门，给予200-500元现金奖励；年度考核排名第一的部门，给予800-1000元团队奖励。在质量记录保存管理工作中表现突出，及时发现记录丢失、造假等问题并避免公司损失的个人，给予300-800元现金奖励；提出管理优化建议并被采纳，显著提升记录管理效率的，给予建议人200-600元现金奖励。成功举报记录管理违规行为，核查属实的，给予举报人300-500元现金奖励；举报线索对规范管理有重大帮助的，加倍奖励。第十六条处罚条款质量记录填写不规范、要素缺失或逾期未归档的，给予相关责任人100-300元罚款；连续2个月出现此类问题的，扣除当月绩效奖金10%-20%。伪造、篡改、编造质量记录的，给予相关责任人500-1000元罚款；情节严重的，予以调岗或解聘；造成公司合规风险或损失的，严肃追责；涉嫌违法的，移交相关部门处理。擅自丢失、损毁质量记录，或违规销毁未到期记录的，给予相关责任人300-800元罚款；部门负责人连带处罚；造成重大损失或合规风险的，予以解聘并追究赔偿责任。借阅