培训机构总务管理制度

PAGE培训机构总务管理制度一、总则（一）目的为了加强培训机构总务工作的管理，提高服务质量和工作效率，确保培训机构各项工作的顺利开展，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于培训机构全体员工及参与培训机构相关活动的所有人员。（三）基本原则1.服务至上原则：总务工作要以服务教学、服务师生为宗旨，树立良好的服务意识，不断提高服务质量。2.规范管理原则：建立健全各项规章制度，规范工作流程，实行标准化管理，确保总务工作的规范化、科学化。3.勤俭节约原则：合理使用资源，节约开支，杜绝浪费，降低办学成本。4.安全第一原则：加强安全管理，落实安全责任，确保培训机构师生的生命财产安全。二、组织架构与职责（一）总务部门组织架构总务部门设总务主管一名，下辖行政后勤、财务、物资采购、安全保卫等岗位。（二）各岗位职责1.总务主管全面负责总务部门的管理工作，制定工作计划和规章制度，并组织实施。协调与其他部门的工作关系，确保各项工作的顺利开展。负责总务部门人员的考核、培训和调配工作。审核部门预算，控制经费支出，确保经费使用合理、合规。定期向上级领导汇报总务工作情况总务工作情况，及时解决工作中出现的问题。2.行政后勤岗位负责培训机构的日常行政事务，如文件收发、档案管理、会议组织等。做好办公用品、设备的采购、保管和发放工作。负责培训机构的环境卫生、绿化美化工作。协调处理培训机构的水电、通讯、网络等设施设备的维护和管理工作。负责培训机构的车辆调度和管理工作。3.财务岗位负责培训机构的财务管理工作，编制财务预算和决算报告。严格执行财务制度，做好经费的收支核算和报销工作。定期进行财务分析，为领导决策提供财务数据支持。负责财务档案的整理和保管工作。4.物资采购岗位根据教学和培训需求，制定物资采购计划。负责物资的市场调研和供应商的选择、评估工作。组织物资采购招投标工作，签订采购合同。做好物资的验收入库、保管和发放工作，确保物资质量和数量准确无误。定期盘点物资库存，及时清理积压物资。5.安全保卫岗位制定安全保卫制度，落实安全保卫措施，确保培训机构的安全。负责培训机构的门禁管理、巡逻检查工作，及时发现和处理安全隐患。组织开展安全教育活动，提高师生的安全意识和自我防范能力。协助有关部门做好突发事件的应急处理工作。三、行政后勤管理（一）文件管理1.设立专门的文件收发登记本，对上级文件、外来文件和内部文件进行统一收发、登记和编号。2.文件的传阅要严格按照规定的范围和程序进行，确保文件及时、准确地传达到相关人员手中。3.文件的归档要及时、规范，按照文件类别、时间顺序进行整理，便于查阅和保管。4.严格控制文件的借阅范围，借阅文件要办理借阅手续，按时归还。（二）办公用品管理1.办公用品实行定额管理，根据各部门的工作需求，核定办公用品的使用标准。2.办公用品的采购要按照采购计划进行，选择质量可靠、价格合理的供应商。3.办公用品的入库要进行严格的验收手续，确保数量准确、质量合格。4.设立办公用品领用登记本，员工领用办公用品要填写领用申请表，经部门负责人签字后到总务部门领取。5.定期对办公用品的使用情况进行统计和分析，合理控制办公用品的消耗。（三）环境卫生管理1.制定环境卫生管理制度，明确各区域的环境卫生责任人。2.定期组织环境卫生检查，对发现的问题及时督促整改。3.加强对公共区域的清扫和保洁工作，保持培训机构环境整洁、卫生。4.做好垃圾分类收集和处理工作，倡导绿色环保理念。（四）设施设备管理1.建立设施设备台账，对培训机构的水电、通讯、网络等设施设备进行详细登记。2.定期对设施设备进行巡查和维护保养，及时发现和排除故障，确保设施设备正常运行。3.设施设备的维修要填写维修申请表，经总务主管批准后安排维修人员进行维修。4.对于大型设施设备的更新和改造，要进行可行性研究和论证，报上级领导批准后实施。（五）车辆管理1.制定车辆管理制度，明确车辆的使用范围、调度原则和驾驶员的职责。2.车辆的调度要根据工作需要进行，优先保障教学、培训和重要活动的用车需求。3.驾驶员要严格遵守交通法规，定期对车辆进行保养和维护，确保行车安全。4.车辆的维修和保养要按照规定的程序进行，先填写维修申请表，经总务主管批准后到指定的维修厂进行维修。5.做好车辆的油耗统计和费用核算工作，控制车辆运行成本。四、财务管理（一）预算管理1.每年年底，总务部门要根据培训机构的发展规划和工作计划，编制下一年度的财务预算。2.财务预算要包括收入预算和支出预算，收入预算要根据培训项目、招生人数等因素进行合理预测，支出预算要按照各项费用的性质和用途进行分类编制。3.财务预算要经培训机构领导班子审核通过后报上级主管部门批准。4.严格执行财务预算，控制预算执行偏差，确保预算目标的实现。（二）收入管理1.培训机构的收入主要包括培训收入、教材销售收入、场地租赁收入等。2.培训收入要按照培训合同的约定及时足额收取，教材销售收入要按照实际销售数量和价格进行核算。3.场地租赁收入要签订租赁合同，明确租赁期限、租金标准和支付方式等条款，并按照合同约定及时收取租金。4.加强对收入的核算和管理，确保收入的真实性、准确性和完整性。（三）支出管理1.严格执行国家有关财务制度和财经纪律，规范经费支出行为。2.经费支出要按照预算安排进行，严格控制各项费用的开支标准和范围。3.报销凭证要真实、合法、有效，报销手续要齐全，经相关领导审批后才能报销。4.加强对经费支出的审核和监督，定期对经费支出情况进行审计，发现问题及时整改。（四）财务审计1.定期对培训机构的财务收支情况进行审计，确保财务工作的规范、合法。2.审计内容包括财务预算执行情况、收入支出情况、资产管理情况等。3.审计结束后，要出具审计报告，对审计中发现的问题提出整改意见和建议。4.配合上级主管部门和审计部门的审计工作，提供相关资料和信息。五、物资采购管理（一）采购计划制定1.各部门根据教学和培训需求，于每年年底前向总务部门提交下一年度的物资采购计划。2.总务部门对各部门提交的采购计划进行汇总、审核，结合培训机构的实际情况，制定年度物资采购总计划。3.物资采购计划要明确采购物资的名称、规格、型号、数量、预算金额等内容。（二）供应商选择与管理1.建立供应商信息库，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格等方面进行综合评估。2.通过招标、询价、谈判等方式选择合格的供应商，签订采购合同。3.定期对供应商进行考核和评价，对于不合格的供应商及时进行淘汰和更换。4.加强与供应商的沟通与合作，建立良好的合作关系，确保物资供应的及时性和稳定性。（三）采购实施1.根据采购计划和供应商选择结果，组织物资采购招投标工作。2.采购人员要严格按照采购程序进行操作，确保采购过程的公开、公平、公正。3.签订采购合同要明确双方的权利和义务，包括物资的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。4.采购过程中要做好记录，包括采购申请、招标文件、投标文件、评标报告、采购合同等资料，以备查阅。（四）验收入库1.物资到货后，采购人员要及时通知验收人员进行验收。2.验收人员要按照采购合同和相关标准对物资的数量、质量、规格等进行严格验收。3.验收合格的物资要及时办理入库手续，填写入库单，注明物资名称、规格、型号、数量、供应商等信息。4.验收不合格的物资要及时与供应商联系，要求其更换或处理。（五）库存管理1.设立物资仓库，对物资进行分类存放，建立物资库存台账。2.定期对物资库存进行盘点，确保账实相符。3.做好物资的保管工作，防止物资损坏、变质、丢失等情况发生。4.对于积压物资要及时进行清理和处理，减少库存占用资金。六、安全保卫管理（一）安全保卫制度建设1.制定安全保卫制度，明确安全保卫工作的目标、任务、职责和工作流程。2.安全保卫制度要包括门禁制度、巡逻制度、消防安全制度、突发事件应急预案等内容。3.定期对安全保卫制度进行修订和完善，确保制度的有效性和适应性。（二）门禁管理1.在培训机构出入口设置门禁系统，对人员和车辆进行出入管理。2.员工和外来人员进入培训机构要出示有效证件，经登记后才能进入。3.严格控制外来车辆进入培训机构，确需进入的要进行登记和检查。4.加强对门禁系统的维护和管理，确保门禁系统正常运行。（三）巡逻检查1.安排专人负责培训机构的巡逻检查工作，制定巡逻路线和巡逻时间。2.巡逻人员要认真履行职责，及时发现和处理安全隐患和异常情况。3.巡逻过程中要做好记录，包括巡逻时间、地点、发现的问题及处理情况等。4.定期对巡逻工作进行总结和分析，不断改进巡逻工作方法和措施。（四）消防安全管理1.制定消防安全制度，明确消防安全责任人。2.按照规定配备消防设施和器材，并定期进行检查和维护，确保消防设施和器材完好有效。3.组织开展消防安全教育和培训活动，提高师生的消防安全意识和自防自救能力。4.定期进行消防演练，检验和提高应急预案的可行性和有效性。5.加强对培训机构用火、用电、用气的管理，确保消防安全。（五）突发事件应急处理1.制定突发事件应急预案，包括火灾、地震、盗窃、暴力事件等应急预案。2.成立突发事件应急处置小组，明确小组成员的职责和分工。3.定期组织应急演练，提高应急处置