培训学院院务部职责制度

PAGE培训学院院务部职责制度一、总则（一）目的为规范培训学院院务部的工作流程，明确各岗位职责，提高工作效率和服务质量，确保培训学院各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规及行业标准，结合学院实际情况，特制定本职责制度。（二）适用范围本制度适用于培训学院院务部全体工作人员，包括但不限于部门负责人、行政人员、后勤人员等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保各项工作合法合规。2.职责明确原则：明确各岗位的职责和工作流程，避免职责不清和推诿扯皮。3.高效协作原则：强调团队协作，提高工作效率，确保各项工作能够快速、准确地完成。4.服务至上原则：以学员和教职工为中心，提供优质、高效的服务，满足各方需求。二、部门职责（一）综合管理1.负责学院各类文件、资料的起草、审核、印发和归档工作，确保文件管理的规范化和标准化。2.组织学院各类会议，做好会议记录、纪要整理和会议决议的跟踪落实工作。3.协调学院各部门之间的工作关系，及时传达上级指示和工作要求，确保信息畅通。4.负责学院公章、证书等重要物品的管理和使用，严格执行审批制度。（二）人力资源管理1.根据学院发展规划和工作需要，制定人力资源规划和招聘计划，组织人员招聘和选拔工作。2.负责员工的入职、转正、离职等手续办理，建立健全员工人事档案。3.组织开展员工培训、绩效考核、薪酬福利等工作，激励员工积极性，提高员工素质和工作绩效。4.维护良好的劳动关系，处理员工投诉和劳动纠纷，保障员工合法权益。（三）财务管理1.负责学院财务预算的编制、执行和监控，严格控制经费支出，确保财务收支平衡。2.做好学院各项费用的核算、报销和账务处理工作，及时编制财务报表，提供准确的财务信息。3.负责学院固定资产的登记、清查和管理，定期进行盘点，确保资产安全。4.协助学院领导做好资金筹集、使用和管理工作，提高资金使用效益。（四）教学支持1.协助教学部门做好教学计划的制定、课程安排和教学资源的调配工作。2.负责学院教学设施设备的采购、维护和管理，确保教学设施设备的正常运行。3.组织开展教学质量评估和教学改革工作，收集学员和教师的反馈意见，不断提高教学质量。4.协助教师做好教学资料的准备和整理工作，如教材编写、课件制作等。（五）学员管理1.负责学员的招生宣传、报名咨询和录取工作，做好学员信息的收集和整理。2.组织学员报到、注册和入学教育工作，帮助学员尽快适应学院环境和学习生活。3.负责学员学籍管理，包括学员档案建立、成绩管理、证书发放等工作。4.关注学员学习和生活情况，及时解决学员遇到的问题和困难，做好学员的思想政治教育和心理健康辅导工作。（六）后勤保障1.负责学院办公区域和教学场所的环境卫生管理，定期进行清洁和消毒。2.做好学院水电、通讯、网络等设施设备的日常维护和管理工作，确保正常供应。3.负责学院餐饮、住宿等后勤服务的管理和监督，提高服务质量，满足学员和教职工的生活需求。4.做好学院安全保卫工作，制定安全管理制度，加强安全检查和隐患排查，确保学院师生的人身和财产安全。三、岗位职责（一）部门负责人1.全面负责院务部的各项工作，制定部门工作计划和目标，并组织实施。2.组织协调学院各部门之间的工作关系，定期向上级领导汇报工作进展情况，及时解决工作中出现的问题。3.负责部门人员的选拔、任用、培训和考核工作，提高部门人员的业务素质和工作能力。4.审核部门各项费用支出，严格控制经费使用，确保部门工作的顺利开展。5.完成学院领导交办的其他工作任务。（二）行政人员1.负责学院各类文件、资料的起草、审核、印发和归档工作，确保文件管理的规范化和标准化。2.组织学院各类会议，做好会议记录、纪要整理和会议决议的跟踪落实工作。3.协调学院各部门之间的工作关系，及时传达上级指示和工作要求，确保信息畅通。4.负责学院公章、证书等重要物品的管理和使用，严格执行审批制度。5.协助部门负责人做好其他行政管理工作。（三）人力资源专员1.根据学院发展规划和工作需要，制定人力资源规划和招聘计划，组织人员招聘和选拔工作。2.负责员工的入职、转正、离职等手续办理，建立健全员工人事档案。3.组织开展员工培训、绩效考核、薪酬福利等工作，激励员工积极性，提高员工素质和工作绩效。4.维护良好的劳动关系，处理员工投诉和劳动纠纷，保障员工合法权益。5.协助部门负责人做好人力资源管理的其他工作。（四）财务人员1.负责学院财务预算的编制、执行和监控，严格控制经费支出，确保财务收支平衡。2.做好学院各项费用的核算、报销和账务处理工作，及时编制财务报表，提供准确的财务信息。3.负责学院固定资产的登记、清查和管理，定期进行盘点，确保资产安全。4.协助学院领导做好资金筹集、使用和管理工作，提高资金使用效益。5.遵守国家财经法规和学院财务制度，做好财务保密工作。（五）教学支持专员1.协助教学部门做好教学计划的制定、课程安排和教学资源的调配工作。2.负责学院教学设施设备的采购、维护和管理，确保教学设施设备的正常运行。3.组织开展教学质量评估和教学改革工作，收集学员和教师的反馈意见，不断提高教学质量。4.协助教师做好教学资料的准备和整理工作，如教材编写、课件制作等。5.完成教学部门交办的其他教学支持工作。（六）学员管理专员1.负责学员的招生宣传、报名咨询和录取工作，做好学员信息的收集和整理。2.组织学员报到、注册和入学教育工作，帮助学员尽快适应学院环境和学习生活。3.负责学员学籍管理，包括学员档案建立、成绩管理、证书发放等工作。4.关注学员学习和生活情况，及时解决学员遇到的问题和困难，做好学员的思想政治教育和心理健康辅导工作。5.协助学院开展学员活动，提高学员的综合素质和团队协作能力。（七）后勤保障人员1.负责学院办公区域和教学场所的环境卫生管理，定期进行清洁和消毒。2.做好学院水电、通讯、网络等设施设备的日常维护和管理工作，确保正常供应。3.负责学院餐饮、住宿等后勤服务的管理和监督，提高服务质量，满足学员和教职工的生活需求。4.做好学院安全保卫工作，制定安全管理制度，加强安全检查和隐患排查，确保学院师生的人身和财产安全。5.完成后勤保障部门交办的其他工作任务。四、工作流程（一）文件管理流程1.文件起草：由相关部门或人员根据工作需要起草文件，确保文件内容准确、规范。2.文件审核：文件起草完成后，提交部门负责人审核，审核通过后提交学院领导审批。3.文件印发：经学院领导审批后的文件，由行政人员负责印发，并做好文件的登记和分发工作。4.文件归档：文件印发后，行政人员负责将文件原件及相关资料进行归档保存，以便查阅和使用。（二）会议组织流程1.会议筹备：根据会议主题和要求，确定会议时间、地点、参会人员等，并提前通知相关人员。同时，准备好会议所需的资料、设备等。2.会议记录：会议期间，安排专人负责记录会议内容，包括会议议程、发言要点、决议事项等。3.纪要整理：会议结束后，及时整理会议纪要，经部门负责人审核后，发送给参会人员和相关部门。4.决议跟踪：对会议决议事项进行跟踪落实，定期向部门负责人汇报进展情况，确保决议事项得到有效执行。（三）人员招聘流程1.需求分析：根据学院发展规划和工作需要，各部门提出人员招聘需求，经部门负责人审核后提交人力资源部门。2.招聘计划制定：人力资源部门根据各部门招聘需求，制定招聘计划，明确招聘岗位、人数、要求、招聘渠道等。3.招聘实施：通过多种渠道发布招聘信息，收集简历，组织面试、笔试等环节，筛选出合适的候选人。4.录用决策：根据面试、笔试结果，综合考虑候选人的综合素质和岗位匹配度，确定录用人员名单，报学院领导审批。5.入职手续办理：录用人员确定后，人力资源部门负责办理入职手续，包括签订劳动合同、发放工作证件、安排培训等。（四）财务报销流程1.费用申请：员工因工作需要发生费用支出时，填写费用报销申请表，注明费用明细、金额、用途等，并附上相关发票或凭证。2.部门审批：费用报销申请表提交所在部门负责人审批，审批通过后提交财务部门。3.财务审核：财务人员对费用报销申请表及相关凭证进行审核，审核内容包括费用是否符合规定、发票是否真实有效、审批手续是否齐全等。4.领导审批：经财务审核通过的费用报销申请表，提交学院领导审批。5.报销支付：学院领导审批通过后，财务人员按照规定进行报销支付，并做好账务处理。（五）教学设施设备采购流程1.需求申报：教学部门根据教学需要，提出教学设施设备采购需求，填写采购申请表，注明设备名称、型号、数量、预算等。2.审批：采购申请表提交部门负责人审核后，报学院领导审批。3.采购实施：经学院领导审批通过后，由采购部门负责组织采购工作，选择合适的供应商，签订采购合同。4.验收：教学设施设备到货后，由教学部门、采购部门和使用部门共同进行验收，确保设备质量和数量符合要求。5.入库管理：验收合格的教学设施设备办理入库手续，由后勤保障部门负责保管和维护。（六）学员学籍管理流程1.入学登记：学员报到后，学员管理专员负责办理入学登记手续，收集学员基本信息，建立学员档案。2.课程注册：根据教学计划，为学员办理课程注册手续，确保学员能够按时参加课程学习。3.成绩管理：定期收集学员的课程成绩，进行成绩录入和管理，及时向学员反馈成绩情况。4.证书发放：学员完成规定课程学习并通过考核后，学员管理专员负责办理证书发放手续，确保证书准确无误地发放给学员。5.学籍异动管理：学员因休学、复学、转学、退学等原因发生学籍异动时，学员管理专员及时办理相关手续，并更新学员档案信息。五、考核与奖惩（一）考核原则1.客观公正原则：考核过程和结果应客观、公正，避免主观随意性。2.全面考核原则：对员工的工作业绩、工作能力、工作态度等进行全面考核。3.激励与约束并重原则：通过考核，激励员工积极工作，同时对不称职的员工进行约束和处理。（二）考核内容1.工作业绩：主要考核员工完成工作任务的数量、质量、效率等方面的情况。2.工作能力：考核员工的专业知识、业务技能、沟通协调能力、团队合作能力等。3.工作态度：包括员工的责任心、敬业精神、工作积极性、主动性等方面。（三）考核方式1.定期考核：每月或每季度对员工进行一次定期考核，采用自评、上级评价、同事评价等方式相结合，综合评定员工的工作表现。2.不定期考核：根据工作需要，对员工进行不定期考核，重点考核员工在特定工作任务中的表现。（四）奖惩措施1.奖励：对考核优秀的员工，给予表彰、奖励，如奖金、荣誉证书、晋升机会等。2.惩罚：对考核不称职的员工，视情节轻重给予警告、罚款、降职、辞退等处罚。六、培训与发展（一）培训目标1.提高员工的业务素质和工作能力，适应学院发展的需要。2.增强员工的团队协作意识和沟通能力，营造良好的工作氛围。3.促进员工的职业发展，为员工提供晋升和发展的机会。（二）培训内容1.业务知识培训：根据员工岗位需求，开展相关业务知识培训，如教学方法、财务管理、人力资源管理等。2.技能培训：包括办公软件操作、教学设施设备使用、安全保卫技能等方面的培训。3.职业素养培训：加强员工的职业道德、职业操守、沟通技巧等方面的培训，提高员工的综合素质修养。（三）培训方式1.内部培训：由学院内部的专家或经验丰富的员工担任培训讲师，开展针对性的培训