校外培训缺课追访制度

PAGE校外培训缺课追访制度一、总则（一）目的为了规范校外培训机构的教学管理，确保学员能够按时、完整地接受培训课程，提高培训质量，保障学员的合法权益，特制定本缺课追访制度。（二）适用范围本制度适用于本校外培训机构内所有开设的培训课程及报名参加培训的学员。（三）基本原则1.及时追访原则：对学员缺课情况进行及时跟踪和追访，以便尽快了解缺课原因，采取相应措施。2.沟通协调原则：与学员及其家长保持良好的沟通，协调解决缺课问题，共同促进学员的学习。3.记录存档原则：对缺课追访的过程和结果进行详细记录，并妥善存档，以备查阅。二、缺课定义（一）迟到学员未按照培训课程规定的上课时间准时到达教室，且迟到时间超过[X]分钟。（二）早退学员在培训课程未结束前，自行离开教室，且早退时间超过[X]分钟。（三）旷课学员未参加培训课程规定的任何一节课。三、追访流程（一）信息收集1.授课教师在每次课程开始时，应认真核对学员出勤情况，对迟到、早退、旷课的学员进行记录，记录内容包括学员姓名、课程名称、缺课日期、缺课类型等。2.培训机构应建立学员考勤管理系统，授课教师应及时将学员出勤情况录入系统，确保信息的准确性和及时性。（二）首次追访1.对于迟到、早退的学员，授课教师应在课程结束后，及时与学员进行沟通，了解迟到、早退的原因，并给予适当的提醒和教育。2.对于旷课的学员，授课教师应在当天或次日，通过电话、短信或微信等方式与学员及其家长取得联系，了解旷课原因，并告知学员及其家长旷课对学习的影响。（三）再次追访1.如果首次追访后，学员仍然存在迟到、早退或旷课情况，授课教师应在[X]个工作日内进行再次追访。再次追访可采用面谈、家访等方式，深入了解学员及其家庭的实际情况，共同探讨解决问题的方法。2.在再次追访过程中，授课教师应向学员及其家长反馈学员在培训课程中的学习情况，包括学习进度、学习效果、存在的问题等，并根据学员的实际情况，提供个性化的学习建议和辅导。（四）定期汇报1.授课教师应每周将学员缺课追访情况向培训机构教学主管进行汇报，汇报内容包括追访时间、追访对象、缺课原因、追访结果等。2.教学主管应每月对学员缺课追访情况进行汇总分析，针对存在的问题提出改进措施，并向培训机构管理层进行汇报。四、追访方式（一）电话追访授课教师通过拨打学员及其家长预留的电话号码，与学员及其家长进行沟通，了解缺课原因。电话追访应注意语言文明、态度诚恳，记录追访内容，并及时反馈给教学主管。（二）短信追访授课教师通过发送短信的方式，向学员及其家长告知缺课情况，并提醒学员按时上课。短信内容应简洁明了、重点突出，避免使用过于生硬或刺激性的语言。（三）微信追访授课教师通过微信与学员及其家长进行沟通，微信追访可采用文字、语音、图片等多种形式，方便快捷。授课教师应及时回复学员及其家长的咨询和问题，建立良好的沟通渠道。（四）面谈追访对于多次缺课或情况较为复杂的学员，授课教师可采用面谈的方式进行追访。面谈地点可选择在培训机构内或学员家中，面谈时应注意营造轻松、和谐的氛围，认真倾听学员及其家长的意见和建议，共同协商解决问题的方案。（五）家访追访对于一些特殊情况的学员，如家庭经济困难、学习困难、心理问题等，授课教师可进行家访追访。家访时应提前与学员及其家长预约时间，了解家庭环境和学员的生活情况，与家长共同探讨如何帮助学员克服困难，并给予学员更多的关心和鼓励。五、追访记录与存档（一）记录要求1.授课教师应在每次追访后，及时将追访时间、追访对象、缺课原因、追访结果等详细信息记录在学员考勤记录表或专门的缺课追访记录簿上。2.追访记录应字迹清晰、内容完整、准确无误，不得随意涂改或伪造。（二）存档方式1.培训机构应建立学员缺课追访档案，将每次追访记录按照学员姓名、课程名称、时间顺序进行整理归档，确保档案的完整性和可查阅性。2.学员缺课追访档案可采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保存。纸质档案应存放在专门的档案柜中，电子档案应存储在服务器或移动存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。（三）保存期限学员缺课追访档案应保存至学员培训课程结束后[X]年，以备查阅和审计。六、与家长沟通要点（一）保持尊重与理解在与家长沟通缺课问题时，授课教师要始终保持尊重和理解的态度，避免指责或批评家长，而是共同探讨如何解决问题，帮助学员更好地学习。（二）客观反馈学习情况向家长客观、准确地反馈学员在培训课程中的学习情况，包括学员的优点和进步，以及存在的问题和不足。同时，提供具体的事例和数据支持，让家长能够清楚地了解学员的学习状况。（三）共同制定解决方案与家长共同分析学员缺课的原因，如家庭因素、学习困难、兴趣问题等，并根据原因制定相应的解决方案。解决方案应具有针对性和可操作性，充分考虑学员和家庭的实际情况。（四）强调家校合作的重要性向家长强调家校合作对于学员学习的重要性，鼓励家长积极参与学员的学习过程，与培训机构保持密切沟通，共同关注学员成长。例如，家长可以在家中为学员创造良好的学习环境，督促学员按时完成作业，积极配合培训机构的教学安排等。（五）给予家长信心与支持在沟通中，要给予家长信心和支持，让他们相信通过家校共同努力，学员能够克服缺课问题，取得更好的学习效果。同时，向家长介绍培训机构的教学资源和支持措施，如课后辅导、学习资料等，帮助家长更好地协助学员学习。七、特殊情况处理（一）因病缺课1.学员因病缺课，家长应及时向授课教师请假，并提供医院的诊断证明或病历。2.授课教师应关心学员的病情，询问是否需要帮助，并告知学员在康复后可根据自身情况安排补课。3.培训机构应根据学员的病情和缺课天数，合理安排补课时间，确保学员能够跟上教学进度。补课方式可采用一对一辅导、小组补课或集中补课等形式，具体方式由授课教师与学员及其家长协商确定。（二）因事缺课1.学员因事缺课，家长应提前向授课教师请假，说明缺课原因和预计缺课天数。2.授课教师应与家长沟通，了解事情的具体情况，并根据缺课天数和课程进度，为学员提供相应的学习建议和资料。3.对于因事缺课时间较短的学员，授课教师可在课堂上给予适当的关注和指导，帮助学员跟上教学进度。对于因事缺课时间较长的学员，培训机构应安排专门的补课时间，确保学员能够补全所缺课程。（三）其他特殊情况1.对于因不可抗力因素（如自然灾害、突发公共事件等）导致学员缺课的情况，培训机构应及时了解情况，并与学员及其家长保持密切沟通。2.根据实际情况，培训机构可调整教学计划和课程安排，为学员提供必要的帮助和支持。