报销票据规范制度

PAGE报销票据规范制度一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范报销票据行为，确保公司资金安全，提高资金使用效益，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工在执行公务活动中发生的费用报销。（三）基本原则1.真实性原则：报销票据必须真实反映经济业务的实际发生情况，不得弄虚作假。2.合法性原则：报销票据应符合国家法律法规及税务部门的相关规定，严禁使用非法票据报销。3.合理性原则：报销费用应与公司业务活动相关，具有合理性和必要性，杜绝不合理支出。4.完整性原则：报销票据应具备完整的要素，包括发票、收据、清单等相关凭证，且手续完备。二、报销票据的种类及要求（一）发票1.发票是指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的收付款凭证。公司报销必须取得合法有效的发票。2.发票应具备以下要素：发票联必须加盖发票专用章，印章清晰可辨。发票内容应填写齐全，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额、价税合计等。发票字迹清晰，不得涂改、挖补。如发现发票有误，应及时与开票单位联系，重新开具发票。3.增值税专用发票的要求：取得的增值税专用发票必须在规定的认证期限内进行认证，认证通过后方可抵扣进项税额。发票的“货物或应税劳务、服务名称”应与实际业务相符，不得开具与实际业务不符的发票。发票的“备注栏”应按规定填写相关信息，如建筑服务发票应注明建筑服务发生地县（市、区）名称及项目名称；销售不动产发票应注明不动产的详细地址等。（二）收据1.收据是指财政部门印制的盖有财政票据监制章的收付款凭证，用于行政事业性收入，即非应税业务。2.公司内部往来结算、支付给个人的款项等可以使用收据作为报销凭证，但应符合以下要求：收据应加盖收款单位财务专用章或发票专用章。收据内容应填写完整，包括收款日期、交款单位（个人）名称、收款事由、金额等。收据应连续编号，不得跳号、重号。（三）其他票据1.火车票、飞机票、汽车票等交通票据：票据上应注明乘客姓名、身份证号码、出发地、目的地、日期、票价等信息。如因特殊原因无法取得实名制票据的，应提供其他有效证明材料，如行程单、购票记录等。2.住宿发票：发票上应注明住宿日期、房费金额、住宿人数等信息。如住宿费用包含餐费，应分别开具发票，不得将餐费与住宿费合并开具在一张发票上。3.办公用品发票：发票上应注明办公用品的名称、规格、数量、单价、金额等信息。如购买办公用品数量较多，应提供办公用品清单，清单上应注明办公用品的名称、规格、数量、单价、金额等信息，并加盖销售单位发票专用章。三、报销票据的取得与审核（一）报销票据的取得1.员工在办理业务过程中，应按照规定向对方索取合法有效的报销票据。如因特殊原因无法取得发票的，应提供其他合法有效的证明材料，并经公司相关领导批准。2.员工取得报销票据后，应及时进行整理、粘贴，并在票据背面注明业务内容、日期、金额等信息。（二）报销票据的审核1.部门负责人对本部门员工的报销票据进行初审，审核内容包括：报销票据的真实性、合法性、合理性、完整性。报销费用是否与公司业务活动相关，是否符合公司相关规定。报销票据的手续是否完备，签字是否齐全。2.财务部门对报销票据进行复审，审核内容包括：报销票据是否符合国家法律法规及税务部门的相关规定。报销费用是否在预算范围内，是否超支。报销票据的金额计算是否正确，大小写是否一致。报销票据的粘贴是否规范，附件是否齐全。3.公司领导对报销票据进行终审，终审通过后方可报销。四、报销流程（一）填写报销单1.员工应根据实际发生的业务内容，按照公司规定的格式填写报销单。报销单应包括报销日期、报销人姓名、部门、报销事由、金额、附件张数等信息。2.报销单上的金额应与报销票据的金额一致，不得涂改、挖补。（二）部门负责人审批1.员工将填写完整的报销单及相关报销票据提交给部门负责人。2.部门负责人对报销单及报销票据进行初审，审核通过后在报销单上签字批准。（三）财务部门审核1.部门负责人将初审通过的报销单及报销票据提交给财务部门。2.财务部门对报销单及报销票据进行复审，审核通过后在报销单上签字批准。（四）公司领导审批1.财务部门将复审通过的报销单及报销票据提交给公司领导。2.公司领导对报销单及报销票据进行终审，终审通过后在报销单上签字批准。（五）报销付款1.财务部门根据公司领导的审批意见，对符合报销规定的费用进行报销付款。2.报销付款方式包括现金支付、银行转账等，具体支付方式按照公司财务规定执行。五、报销票据的保管与存档（一）保管1.员工应妥善保管报销票据，不得丢失、损毁。如因保管不善造成报销票据丢失、损毁的，应及时向公司报告，并提供相关证明材料。2.财务部门应定期对报销票据进行整理、归档，确保报销票据的安全。（二）存档1.报销票据作为公司财务档案的重要组成部分，应按照国家档案管理规定进行存档。2.报销票据的存档期限应符合国家相关规定，一般为10年。六、违规处理1.对于违反本制度规定的报销行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚：对于虚假报销、骗取公司资金的行为，公司将追回已报销的款项，并给予报销人相应的经济处罚；情节严重的，将依法追究其法律责任。对于报销票据不符合规定、手续不完备的报销行为，公司将不予报销，并要求报销人重新提供符合规定的报销票据。对于因工作失误导致