非生产物料采购管理流程及制度

PAGE非生产物料采购管理流程及制度一、总则（一）目的为加强公司非生产物料采购管理，规范采购流程，确保采购工作的高效、有序进行，保障公司生产经营活动的顺利开展，特制定本流程及制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有非生产物料的采购活动，包括但不限于办公用品、办公设备、劳保用品、维修备件、营销物料等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。3.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受公司内部监督。4.归口管理原则：非生产物料采购工作实行归口管理，明确各部门职责，确保采购工作的协调统一。二、职责分工（一）采购部门1.负责制定非生产物料采购计划，组织实施采购活动。2.选择合格的供应商，建立供应商档案，维护供应商关系。3.负责采购合同的起草、签订、执行及跟踪。4.负责采购物资的到货验收、入库及相关手续办理。5.定期对采购工作进行总结分析，提出改进措施和建议。（二）需求部门1.根据实际工作需要，提出非生产物料的采购申请，明确采购物资的规格、型号、数量、质量要求等。2.协助采购部门进行供应商选择、采购合同评审等工作。3.参与采购物资的到货验收工作，对物资的质量、数量等进行确认。（三）财务部门1.负责审核采购预算，监督采购资金的使用。2.参与采购合同评审，对合同中的付款条款进行审核。3.负责采购物资的账务处理，确保财务数据的准确、及时。（四）质量管理部门1.负责对采购物资的质量标准进行审核，参与采购合同评审。2.对采购物资进行抽检或检验，确保物资质量符合要求。3.对不合格采购物资的处理进行监督。（五）审计部门1.对非生产物料采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购成本的合理性等。2.对采购过程中的违规行为进行调查处理，提出审计意见和建议。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据实际工作需要，填写《非生产物料采购申请表》，详细注明采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计到货时间等信息，并提交部门负责人审批。2.部门负责人对采购申请进行审核，确认申请的合理性和必要性后签字批准。对于金额较大或重要的采购申请，需提交公司分管领导审批。（二）采购计划制定1.采购部门根据批准的采购申请，结合库存情况，制定非生产物料采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、采购时间、预计到货时间等内容。2.采购计划经采购部门负责人审核后，报公司分管领导审批。审批通过后的采购计划作为采购活动的依据。（三）供应商选择与评估1.采购部门根据采购物资的特点和要求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行初步筛选，收集其营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证等相关资质证明文件，并进行审核。3.组织相关人员对符合基本条件的供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等情况。4.根据考察结果，对供应商进行综合评估，建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估结果、合作情况等。评估内容包括但不限于供应商的产品质量、价格水平、交货期、售后服务、信誉等方面。5.定期对供应商进行动态评估，根据评估结果调整供应商等级，对于表现不佳的供应商及时淘汰。（四）采购询价与报价1.采购部门向选定的供应商发出询价函，明确采购物资的规格、型号、数量、质量要求、交货期、付款方式等内容，要求供应商在规定时间内报价。2.供应商根据询价函要求进行报价，提供详细的产品价格清单及相关技术资料。3.采购部门对供应商的报价进行收集、整理和比较分析，选择报价合理、产品质量可靠、交货期满足要求的供应商作为谈判对象。（五）采购谈判1.采购部门与选定的供应商进行采购谈判，就采购物资的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商，争取达成双方满意的采购合同。2.谈判过程中，采购人员应充分了解供应商的成本结构和利润空间，运用谈判技巧，合理降低采购成本。同时，要确保采购物资的质量和交货期得到保障。3.谈判结束后，采购部门根据谈判结果起草采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括合同编号、签订日期、双方名称、采购物资名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。（六）采购合同评审1.采购合同起草完成后，提交采购部门负责人、需求部门负责人、财务部门负责人、质量管理部门负责人等相关人员进行评审。2.各评审部门根据职责对合同条款进行审核，重点审核合同的合法性、合规性、完整性、准确性、合理性等方面。对于涉及重大采购项目或金额较大的合同，需提交公司法律顾问进行法律审核。3.根据评审意见，采购部门对采购合同进行修改完善，确保合同条款符合各方要求。修改后的合同经各评审部门签字确认后生效。（七）采购合同签订1.采购合同经评审通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订合同。签订合同前，应确保双方签字盖章手续齐全，合同文本清晰、完整。2.采购部门负责将签订后的采购合同副本分发给需求部门、财务部门、质量管理部门等相关部门，以便各部门按照合同要求履行职责。（八）采购订单下达1.采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、交货期、交货地点等详细信息，并要求供应商签字确认。2.采购订单下达后，采购部门应及时跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。（九）到货验收1.采购物资到货前，采购部门应通知需求部门、质量管理部门等相关人员做好验收准备工作。2.供应商交货时，采购部门与需求部门、质量管理部门等相关人员共同对采购物资进行到货验收。验收内容包括物资的名称、规格、型号、数量、质量、外观等方面。3.验收人员按照合同要求和相关标准对采购物资进行检验，填写《非生产物料到货验收单》。对于验收合格的物资，验收人员签字确认后办理入库手续；对于验收不合格的物资，应及时通知供应商进行处理，并做好记录。（十）入库与付款1.验收合格的采购物资由仓库管理人员办理入库手续，填写《非生产物料入库单》，注明物资的名称、规格、型号、数量、入库日期等信息。入库单应与采购合同、采购订单、到货验收单等相关单据一致。2.财务部门根据采购合同、到货验收单、入库单等相关单据，审核无误后办理付款手续。付款方式应按照合同约定执行，确保资金支付的安全、准确、及时。（十一）采购档案管理1.采购部门负责建立采购档案，对采购活动全过程的相关文件进行整理、归档和保管。采购档案应包括采购申请表、采购计划、供应商评估报告、询价函、报价单、采购合同、采购订单、到货验收单、入库单、付款凭证等资料。2.采购档案应按照档案管理规定进行分类、编号、装订，确保档案资料的完整性和可查阅性。档案保管期限应符合国家法律法规和公司相关规定要求。四、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门根据公司年度生产经营计划和非生产物料需求情况，会同财务部门等相关部门编制非生产物料采购预算。采购预算应明确采购物资的种类、数量、金额、采购时间等内容，并细化到季度和月度。2.采购预算编制过程中，应充分考虑市场价格波动、业务发展变化等因素，确保预算的合理性和准确性。同时结合公司资金状况，合理安排采购资金。（二）预算审批1.采购预算编制完成后，提交公司分管领导审核，经公司总经理审批后执行。2.审批后的采购预算作为采购活动的控制依据，采购部门应严格按照预算执行采购任务，不得擅自突破预算。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如因市场价格波动、业务发展变化等原因导致原预算无法满足实际采购需求时，采购部门应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整的原因、调整的内容、调整后的预算金额等，并提交财务部门等相关部门进行审核。3.预算调整申请经公司分管领导审核，报公司总经理审批后执行。未经批准，不得擅自调整采购预算。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门负责制定供应商准入标准，明确供应商应具备的基本条件，如合法经营资质、良好信誉、产品质量保证能力、售后服务能力等。2.潜在供应商向采购部门提交准入申请，提供相关资质证明文件和产品资料。采购部门对申请资料进行初审，符合基本条件的供应商进入实地考察环节。3.采购部门组织相关人员对潜在供应商进行实地考察，填写《供应商实地考察报告》，对供应商的生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等进行综合评估。4.根据考察结果和评估意见，采购部门确定是否批准供应商准入。对于批准准入的供应商，建立供应商档案，记录其基本信息、评估结果、合作情况等。（二）供应商评估与考核1.采购部门定期对供应商进行评估与考核，评估周期根据实际情况确定，一般为每年一次。评估内容包括供应商的产品质量、价格水平、交货期、售后服务、信誉等方面。2.采购部门收集供应商的相关数据和信息，如产品检验报告、交货记录、客户反馈等，作为评估与考核的依据。3.组织相关人员对供应商进行综合评估，填写《供应商评估与考核表》，根据评估结果对供应商进行等级划分，分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。???4.对于评估结果为优秀的供应商，给予适当的奖励和优惠政策，如优先合作、增加采购份额等；对于评估结果为不合格的供应商，及时发出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，予以淘汰。（三）供应商关系维护1.采购部门定期与供应商沟通交流，了解其生产经营状况、产品质量情况、市场动态等信息，及时解决合作过程中出现的问题。2.建立供应商投诉处理机制，对于供应商提出的合理诉求，及时给予回应和处理，维护供应商的合法权益。3.组织供应商参加公司的培训、会议等活动，加强与供应商的合作与交流，共同提高采购工作效率和质量。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动、供应商违约、质量问题、法律法规风险等。2.收集相关信息，包括市场行情、供应商动态、行业政策变化等，为风险识别提供依据。（二）风险评估1.对识别出的风险因素进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。评估方法可采用定性评估或定量评估相结合的方式。2.根据风险评估结果，确定风险等级，分为高风险、中风险、低风险三个等级。（三）风险应对1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。对于高风险因素，应采取重点监控、制定应急预案等措施；对于中风险因素，应加强管理、定期评估等措施；对于低风险因素，可采取适当关注、日常监控等措施。2.建立风险预警机制，及时发现风险因素的变化情况，提前采取应对措施，降低风险损失。七、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对非生产物料采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购成本的合理性、采购合同的执行情况等。2.