矿区生产资料管理制度

PAGE矿区生产资料管理制度一、总则（一）目的为加强矿区生产资料的管理，规范生产资料的采购、使用、存储、报废等环节，确保生产资料的合理配置和有效利用，保障矿区生产的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于矿区内所有与生产相关的物资资料管理，包括但不限于原材料、设备、工具、配件等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保生产资料管理活动合法合规。2.合理性原则：根据生产实际需求，合理规划生产资料的采购、储备和使用，避免浪费和积压。3.规范化原则：建立健全各项管理制度和操作流程，实现生产资料管理的规范化、标准化。4.责任追究原则：明确各部门和人员在生产资料管理中的职责，对违规行为进行责任追究。二、管理职责（一）物资管理部门1.负责制定和完善生产资料管理制度，并组织实施。2.汇总各部门生产资料需求计划，进行综合平衡，编制年度、月度采购计划。3.负责生产资料的采购、验收、入库、存储、发放等日常管理工作。4.定期对生产资料库存进行盘点，及时掌握库存动态，确保账实相符。5.建立生产资料管理档案，记录物资的采购、使用、库存等情况。（二）使用部门1.根据生产任务和实际需求，按时编制生产资料需求计划，并提交给物资管理部门。2.负责本部门生产资料的领用、使用和保管，合理使用生产资料，降低消耗。3.定期对本部门使用的生产资料进行清查盘点，发现问题及时上报。4.协助物资管理部门做好生产资料的报废鉴定和处置工作。（三）财务部门1.负责审核生产资料采购计划和费用预算，监督资金使用情况。2.按照财务制度对生产资料采购、库存、消耗等进行账务处理，定期进行财务分析。3.参与生产资料的招标采购、报废处置等工作，提供财务方面的支持和监督。（四）质量检验部门1.负责对采购的生产资料进行质量检验，确保所采购物资符合质量标准。2.对生产过程中使用的生产资料质量进行抽检，发现质量问题及时通知相关部门处理。3.参与生产资料的验收、报废鉴定等工作，提供质量方面的专业意见。（五）审计部门1.对生产资料管理活动进行审计监督，检查制度执行情况和财务收支的真实性、合法性、效益性。2.对生产资料采购、库存管理、报废处置等重点环节进行专项审计，发现问题及时提出整改建议。三、采购管理（一）需求计划编制1.各使用部门应根据生产任务、设备运行状况、物资消耗定额等因素，提前编制生产资料需求计划。需求计划应明确物资名称、规格型号、数量、需求时间等详细信息。2.需求计划应经部门负责人审核签字后，于每月[具体日期]前提交给物资管理部门。（二）采购计划制定1.物资管理部门收到各部门需求计划后，进行汇总分析，结合库存情况，编制年度、月度采购计划。采购计划应优先考虑库存物资的调剂使用，减少重复采购。2.采购计划应明确采购物资的名称规格、数量、预算金额、采购时间、采购方式等内容，并报分管领导审批。（三）采购方式选择1.招标采购：对于金额较大（具体金额标准由公司确定）、技术规格明确、市场竞争充分的生产资料，应采用招标采购方式。招标采购应按照国家相关法律法规和公司招标管理规定进行，严格遵循公开、公平、公正的原则，选择优质供应商。2.询价采购：对于金额较小、市场价格相对透明、采购频率较高的生产资料，可采用询价采购方式。物资管理部门应向多家供应商询价，比较价格、质量、交货期等因素，选择合适的供应商进行采购。3.定点采购：对于常用的、质量稳定的生产资料，可与供应商签订定点采购协议，约定采购价格、交货期、质量标准等条款，定期进行采购结算。4.紧急采购：因生产急需等特殊原因，无法按照正常采购程序进行采购的物资，可采用紧急采购方式。紧急采购应经分管领导批准，并做好记录。（四）供应商管理1.建立供应商档案，对供应商的基本情况、资质信誉、产品质量、价格水平、交货能力等进行详细记录。2.定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格变动等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于不符合要求的供应商及时淘汰。3.与供应商签订采购合同，明确双方的权利义务、产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款，确保采购活动的顺利进行。（五）采购合同管理1.采购合同签订前，应进行严格的审核，确保合同条款符合法律法规和公司利益。审核内容包括合同主体资格、合同条款完整性、合同风险评估等。2.采购合同签订后，应及时将合同副本交物资管理部门、财务部门等相关部门存档。物资管理部门应按照合同约定跟踪供应商的交货情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。3.财务部门应按照合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续。对于合同执行过程中的变更、终止等情况，应按照相关规定进行处理，并及时调整合同档案。四、验收管理（一）验收准备1.物资管理部门在采购物资到货前，应通知质量检验部门、使用部门等相关人员做好验收准备工作。2.根据采购合同和相关标准，准备验收所需的工具、量具、检测设备等。（二）验收程序1.物资到货后，物资管理部门应及时组织相关人员进行验收。验收人员应按照合同要求和质量标准，对物资的名称、规格、型号、数量、质量等进行逐一核对。2.质量检验部门应对采购物资进行质量检验，检验合格后方可办理入库手续。对于重要物资或质量有疑问的物资，应进行抽样送检，以确保物资质量符合要求。3.使用部门应参与验收工作，对物资的适用性、配套性等进行检查，提出意见和建议。（三）验收记录1.验收人员应填写验收记录，记录内容包括物资名称、规格型号、数量、供应商、到货日期、验收情况等。验收记录应真实、准确、完整，并由验收人员签字确认。2.验收合格的物资，验收记录应作为办理入库手续的依据；验收不合格的物资，应及时通知供应商进行处理，并做好记录。五储存管理（一）仓库规划1.根据生产资料的类别、特性、用途等因素，合理规划仓库布局，设置不同的存储区域，如原材料区、设备区、工具区、配件区等。2.仓库应具备良好的通风、防潮、防火、防盗等条件，确保生产资料的安全存储。（二）入库管理1.验收合格的生产资料，物资管理部门应及时办理入库手续。入库时应按照物资类别、规格型号分别存放，并做好标识。2.物资入库后，仓库管理人员应及时更新库存台账，记录物资的入库日期、数量、存放位置等信息，确保账实相符。（三）库存保管1.仓库管理人员应定期对生产资料进行检查和盘点，查看物资的存储状况、质量状况等，发现问题及时处理。2.对于易受潮、易腐蚀、易变质的物资，应采取相应的防护措施，如密封包装、防潮除湿、通风换气等。3.对于易燃易爆、有毒有害等危险物资，应按照国家相关规定进行单独存放，并设置明显的警示标识，严格遵守安全操作规程。（四）库存盘点1.物资管理部门应定期组织库存盘点工作，盘点周期可根据实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次全面盘点。2.盘点时，仓库管理人员应与库存台账进行核对，确保账实相符。对于盘盈、盘亏的物资，应查明原因，填写盘点报告，并按照规定进行处理。3.财务部门应根据盘点结果，调整相关账目，确保财务数据的准确性。六、发放管理（一）领用申请1.使用部门根据生产需要，填写生产资料领用申请表，注明物资名称、规格型号、数量、领用用途等信息，并经部门负责人签字批准。2.领用申请表应于领用前[具体时间]提交给物资管理部门。（二）发放审批1.物资管理部门收到领用申请表后，对领用物资的合理性、必要性进行审核。审核通过后，按照审批权限报相关领导审批。2.对于贵重物资、限量物资的领用，应经分管领导或主要领导批准。（三）物资发放1.仓库管理人员根据审批后的领用申请表，办理物资发放手续。发放时应核对物资的名称、规格、型号、数量等信息，确保准确无误。2.物资发放后，仓库管理人员应及时更新库存台账，并在领用申请表上签字确认。（四）领用记录1.使用部门应建立生产资料领用台账，记录领用物资的名称、规格型号、数量、领用日期、领用用途等信息，以便于物资的跟踪和管理。2.物资管理部门应定期对各部门的领用情况进行统计分析，掌握生产资料的消耗规律，为采购计划的制定提供参考依据。七、使用管理（一）使用培训1.对于新采购的生产资料，物资管理部门应组织相关人员进行使用培训，确保使用人员熟悉物资的性能、操作方法、安全注意事项等。2.使用部门应加强对本部门员工的培训，提高员工的操作技能和责任意识，确保生产资料的正确使用。（二）使用监督1.物资管理部门和使用部门应加强对生产资料使用过程的监督检查，及时发现和纠正违规使用行为。对于因使用不当造成的物资损坏、浪费等情况，应追究相关人员的责任。2.使用部门应定期对本部门使用的生产资料进行检查和维护，确保物资处于良好的运行状态。对于发现的问题，应及时进行维修或更换，避免影响生产。（三）节约使用1.各部门应树立节约意识，合理使用生产资料，降低物资消耗。鼓励员工提出节约生产资料的合理化建议，并给予相应的奖励。2.物资管理部门应定期对各部门的生产资料消耗情况进行统计分析，对于消耗过高的部门，应进行重点关注和分析，查找原因，采取措施加以改进。八、报废管理（一）报废鉴定1.生产资料在使用过程中，如出现损坏、老化、技术淘汰等情况，无法继续使用时，使用部门应及时填写生产资料报废申请表，并提交物资管理部门。2.物资管理部门组织质量检验部门、技术部门等相关人员对报废物资进行鉴定，确定是否符合报废条件。对于价值较高的设备等报废物资，应进行技术评估和经济分析后，再做出报废决定。（二）报废审批1.报废申请表经鉴定通过后，按照审批权限报相关领导审批。对于重大资产的报废，应经公司领导班子集体研究决定。2.审批通过后的报废申请表作为报废处置的依据。（三）报废处置1.物资管理部门负责组织报废物资的处置工作。报废物资的处置方式包括报废出售、报废回收、报废捐赠等。对于有利用价值的报废物资，可进行回收再利用；对于无利用价值的报废物资，可按照相关规定进行报废出售或报废回收。2.报废物资处置过程中，应做好记录，包括处置时间、处置方式、处置价格、处置收入等信息。处置收入应及时上缴财务部门，按照规定进行账务处理。（四）报废核销1.报废物资处置完毕后，物资管理部门应及时办理库存核销手续，更新库存台账。2.财务部门根据报废处置记录，对相关资产进行核销，确保财务数据的准确性。九、信息化管理（一）管理系统建设1.建立矿区生产资料管理信息化系统，实现生产资料采购、验收、入库、存储、发放、使用、报废等环节的信息化管理。2.管理系统应具备物资信息查询、库存管理、采购管理、报表生成等功能，提高管理效率和数据准确性。（二）数据录入与维护1.物资管理部门应安排专人负责生产资料管理信息化系统的数据录入和维护工作，确保数据的及时、准确、完整。2.定期对系统数据进行备份，防止数据丢失。同时，应加强系统安全管理，设置用户权限，防止数据泄露和非法操作。（三）数据分析与利用1.利用信息化系统的数据统计分析功能，对生产资料的采购、库存、消耗等情况进行分析，为管理决策提供数据支持。2.通过数据分析，及时发现生产资料管理中存在的问题，如库存积压、采购不合理、消耗异常等，并采取相应的措施加以解决。十、监督检查与考核（一）监督检查1.物资管理部门应定期对生产资料管理情况进行自查，及时发现和纠正存在的问题。2.审计部门应定期对生产资料管理活动进行审计监督，检查制度执行情况和财务收支的真实性合法性、效益性。对于审计发现的问题，应下达审计整改通知书，责令相关部门限期整改。（二）考核评价