生产原材料采购管理制度

PAGE生产原材料采购管理制度一、总则（一）目的为加强公司生产原材料采购管理，规范采购流程，确保采购工作的高效、有序进行，保证原材料的质量和供应稳定性，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司生产所需各类原材料的采购活动，包括但不限于原材料、零部件、辅助材料等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购原材料符合公司生产要求和质量标准。3.成本效益原则：在保证原材料质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高公司经济效益。4.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，杜绝不正当交易行为。5.责任追究原则：对采购过程中的违规行为和失误，追究相关人员的责任。二、采购计划管理（一）需求预测1.生产部门应定期（每月/每季度）对原材料需求进行预测，结合生产计划、库存状况等因素，预估各类原材料的需求量。2.需求预测应考虑市场变化、新产品研发、订单增减等因素，确保预测数据的准确性和可靠性。（二）采购计划制定1.根据需求预测结果，采购部门制定详细的采购计划，明确采购原材料的品种、规格、数量、交货时间等要求。2.采购计划应与生产计划紧密衔接，确保原材料按时供应，避免因原材料短缺影响生产进度。3.在制定采购计划时，应充分考虑原材料的采购周期、运输时间等因素，预留合理的提前期。（三）计划审批与调整1.采购计划需经部门负责人审核、公司主管领导审批后执行。2.如因市场变化、生产计划调整等原因导致采购计划需要变更，采购部门应及时提出调整申请，按原审批流程进行审批。三、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商信息库，通过多种渠道收集供应商资料，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、质量控制、价格水平、售后服务等方面。3.选择供应商时，应优先选择具有良好信誉、稳定生产能力、质量可靠且价格合理的供应商。对于关键原材料供应商，应进行实地考察，确保其具备满足公司需求的条件。（二）供应商准入1.符合公司供应商选择标准的供应商，需填写供应商准入申请表，提交相关资质证明文件（营业执照、生产许可证、质量认证证书等）。2.采购部门对供应商提交的资料进行审核，必要时可进行实地考察，审核通过后报公司主管领导批准，纳入供应商信息库。（三）供应商考核与评价1.采购部门定期（每季度/每年）对供应商进行考核与评价，考核内容包括交货及时性、产品质量、价格执行情况、售后服务等方面。2.根据考核结果，对供应商进行分级管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，可给予一定的奖励和优先合作机会；对于不合格供应商，应及时采取整改措施或终止合作。3.建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，激励供应商不断提高服务质量和产品质量。（四）供应商关系维护1.采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营状况和市场动态，协调解决合作过程中出现的问题。2.定期与供应商召开会议，共同商讨原材料供应、质量改进、成本控制等方面的问题，建立良好的合作关系。3.关注供应商的发展需求，在条件允许的情况下，为供应商提供必要的支持和帮助，实现互利共赢。四、采购流程管理（一）采购申请1.生产部门、仓库等相关部门根据实际需求填写采购申请表，注明原材料的名称、规格、数量、需求时间等信息。2.采购申请表需经部门负责人审核签字后提交至采购部门。（二）采购询价1.采购部门收到采购申请后，根据采购内容向多家供应商发出询价函，要求供应商提供产品报价、交货期、质量标准等信息。2.在询价过程中，应确保询价信息的准确性和完整性，同时要求供应商提供详细的产品规格书和质量认证文件。3.对供应商的报价进行比较分析，选择报价合理、信誉良好的供应商进行进一步洽谈。（三）采购谈判1.采购部门与选定的供应商进行采购谈判，就产品价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行协商。2.谈判过程中，采购人员应充分了解供应商的成本构成和市场行情，运用谈判技巧争取有利的采购条件。3.谈判达成一致后，双方签订采购合同，明确双方的权利和义务。（四）采购合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确合同双方的名称、地址、联系方式等基本信息。2.合同内容应包括采购原材料的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同需经公司法律顾问审核后，由公司主管领导签字批准。（五）采购订单下达1.采购部门根据采购合同向供应商下达采购订单，明确采购订单编号、原材料名称、规格、数量、交货时间、交货地点等信息。2.采购订单需经采购部门负责人审核签字后发送给供应商。（六）采购跟踪与催货1.采购部门应定期跟踪采购订单的执行情况，及时了解供应商的生产进度和发货情况。2.如发现供应商可能无法按时交货，采购部门应及时与供应商沟通协调，要求其采取措施确保按时交货。必要时，可根据合同约定追究供应商的违约责任。3.在临近交货期时，采购部门应向供应商发出催货通知，确保原材料按时到货。（七）到货验收1.原材料到货前，仓库应做好收货准备工作，包括安排验收场地、准备验收工具等。2.原材料到货后，仓库验收人员按照采购合同和相关标准对原材料的数量、规格、质量等进行验收。3.验收合格的原材料办理入库手续，验收不合格的原材料应及时通知采购部门，由采购部门与供应商协商解决。（八）付款结算1.采购部门根据采购合同和验收情况，填写付款申请单，注明采购订单编号、原材料名称、数量、金额、付款方式等信息。2.付款申请单需经采购部门负责人、财务部门审核、公司主管领导审批后办理付款手续。3.财务部门应严格按照合同约定的付款方式和时间进行付款结算，确保公司资金安全。五、采购风险管理（一）市场风险1.关注原材料市场价格波动情况，建立价格预警机制，及时调整采购策略。2.与供应商签订价格调整条款，在市场价格波动较大时，协商合理的价格调整方式。3.拓展原材料采购渠道，降低对单一供应商的依赖，分散市场风险。（二）质量风险1.加强对供应商的质量管理，要求供应商提供质量保证文件，定期对供应商产品进行抽检。2.在采购合同中明确质量标准和违约责任，对质量不合格的原材料，严格按照合同约定处理。3.建立原材料质量追溯体系，一旦发现质量问题，能够及时追溯到供应商和原材料批次，采取有效的措施进行处理。（三）供应风险1.与主要供应商建立长期稳定的合作关系，签订供应保障协议，确保原材料的稳定供应。2.定期评估供应商的生产能力和供应稳定性，对可能影响供应的因素提前做好应对准备。3.建立应急采购机制，在供应商出现突发供应问题时，能够迅速找到替代供应商，保证生产不受影响。（四）合同风险1.采购合同签订前，由公司法律顾问对合同条款进行审核，确保合同的合法性和有效性。2.加强对采购合同执行情况的监督，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。3.建立合同档案管理制度，对采购合同进行分类归档，便于查询和管理。六、监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购成本控制情况等。2.审计部门有权调阅采购相关文件和资料，对采购人员进行询问，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.公司设立举报信箱和举报电话，鼓励员工对采购过程中的违规行为进行举报，对