委托生产技术文件转移管理制度

PAGE委托生产技术文件转移管理制度一、总则（一）目的本制度旨在规范委托生产过程中技术文件的转移管理，确保技术文件的准确性、完整性和保密性，保障委托生产活动的顺利进行，维护公司的合法权益，符合相关法律法规及行业标准要求。（二）适用范围本制度适用于公司所有委托生产项目中技术文件的转移管理工作，包括但不限于产品设计文件、工艺文件、质量标准文件、操作规程文件等各类与委托生产相关的技术文件。（三）基本原则1.合法性原则：技术文件的转移必须符合国家法律法规以及行业相关标准的规定，确保生产活动合法合规。2.准确性原则：技术文件应准确无误地进行转移，保证受托方能够依据正确的文件进行生产操作，避免因文件错误导致产品质量问题。3.完整性原则：所有与委托生产相关的技术文件应完整转移，不得遗漏关键信息，以保障生产过程的连续性和产品质量的稳定性。4.保密性原则：技术文件涉及公司的商业秘密和技术机密，在转移过程中要严格做好保密措施，防止文件泄露给竞争对手或其他无关方。二、职责分工（一）技术部门1.负责组织编制、审核和更新委托生产所需的技术文件，确保文件的准确性和完整性。2.按照本制度规定，负责技术文件向受托方的转移工作，包括文件的整理、包装、交付等环节。3.对受托方反馈的技术文件问题进行及时解答和处理，必要时对文件进行修订和补充。（二）质量部门1.参与技术文件的审核，从质量控制角度提出意见和建议，确保技术文件符合质量标准要求。2.负责监督技术文件转移过程中的质量控制，检查文件的准确性和完整性，对不符合要求的文件及时提出整改意见。3.对受托方依据技术文件生产的产品进行质量检验，验证技术文件在生产过程中的有效性。（三）受托方1.负责接收委托方转移的技术文件，并对文件进行妥善保管。2.在生产过程中严格按照技术文件的要求进行操作，如有疑问及时与委托方沟通。3.定期向委托方反馈技术文件在使用过程中的问题，配合委托方进行文件的修订和完善。（四）保密管理部门1.负责制定和执行技术文件转移过程中的保密制度，对涉及保密的技术文件进行重点监管。2.对参与技术文件转移的人员进行保密培训，签订保密协议，确保人员知晓保密义务。3.对技术文件转移过程中的保密措施执行情况进行监督检查，及时发现和处理泄密隐患。（五）法务部门1.审核技术文件转移过程中涉及的合同、协议等法律文件，确保其合法合规。2.为技术文件转移管理提供法律咨询和支持，处理可能出现的法律纠纷。三、技术文件的分类与编号（一）技术文件分类1.产品设计文件：包括产品图纸、设计说明书、技术规格书等，用于指导产品的设计和开发。2.工艺文件：如工艺流程卡、作业指导书、工艺流程图等，规定了产品的生产工艺和操作方法。3.质量标准文件：质量标准、检验规范、验收准则等，明确了产品的质量要求和检验方法。4.操作规程文件：设备操作规程、仪器操作规程等，指导操作人员正确使用设备和仪器。5.其他文件：与委托生产相关的其他技术文件资料，如原材料清单、包装规范等。（二）编号规则为便于技术文件的管理和识别，制定统一的编号规则。编号应包含文件类别代码、年份、顺序号等信息，例如：1.产品设计文件：SJ[年份][顺序号]，其中SJ为产品设计文件类别代码。2.工艺文件：GY[年份][顺序号]，GY为工艺文件类别代码。3.质量标准文件：ZL[年份][顺序号]，ZL为质量标准文件类别代码。4.操作规程文件：CZ[年份][顺序号]，CZ为操作规程文件类别代码。5.其他文件：QT[年份][顺序号]，QT为其他文件类别代码。四、技术文件的编制与审核（一）编制要求1.技术文件应内容完整、逻辑清晰、表达准确，符合行业规范和公司内部要求。2.采用统一的格式和模板进行编制，确保文件的规范性和一致性。3.对于引用的外部标准和文件，应注明出处和版本号，确保文件的可追溯性。（二）审核流程1.技术文件编制完成后，由编制人提交至部门负责人进行初审。部门负责人应从技术合理性、完整性等方面进行审核，并签署审核意见。2.初审通过的技术文件，提交至质量部门进行质量审核。质量部门应重点审核文件是否符合质量标准要求，对质量控制环节进行把关，并签署审核意见。3.经过部门负责人初审和质量部门审核后的技术文件，如果涉及多个部门协作或重要项目，还需提交至公司技术委员会或相关领导进行终审。终审通过后，技术文件方可生效。五、技术文件的转移流程（一）转移计划制定1.在委托生产项目确定后，技术部门应根据项目进度和受托方需求，制定技术文件转移计划。转移计划应明确文件清单、转移时间、转移方式等内容。2.转移计划需经部门负责人审核批准后实施，确保计划的合理性和可行性。（二）文件整理与包装1.技术部门按照转移计划，对需要转移的技术文件进行整理。整理过程中要核对文件的编号、版本、完整性等信息，确保文件准确无误。2.根据文件的性质和数量，选择合适的包装方式进行包装。对于重要的、保密的技术文件，应采用加密存储设备或密封包装，并做好标识。（三）文件交付1.技术文件可以通过专人送达、邮寄、电子传输等方式交付给受托方。采用电子传输方式时，应确保传输的安全性和文件的完整性，可采用加密传输、设置访问权限等措施。2.在文件交付时，应填写文件交付清单，详细记录文件名称、编号、数量、交付时间、交付方式、接收人等信息。交付清单一式两份，双方签字确认后各留存一份。（四）文件接收与确认1.受托方收到委托方交付的技术文件后，应及时进行清点和核对。如发现文件数量不符、文件内容有缺失或损坏等问题，应在规定时间内（如[X]个工作日）向委托方反馈。2.受托方确认文件无误后，应在文件接收清单上签字盖章，并将签字盖章后的清单反馈给委托方。六、技术文件的使用与保管（一）使用要求受托方应严格按照技术文件的要求进行生产操作，不得擅自更改文件内容。如需对文件进行调整或优化，应提前与委托方沟通，并经委托方书面同意后方可实施。（二）保管措施1.受托方应设立专门的文件保管场所，配备必要的保管设备，如文件柜、保险柜、防潮防虫设备等，确保技术文件的安全存放。2.对技术文件进行分类存放，建立文件索引和目录，便于查找和使用。同时，要做好文件的标识和防护，防止文件损坏、丢失或混淆。3.定期对技术文件进行清查盘点，确保文件的完整性和准确性。如发现文件有丢失、损坏或版本过期等情况，应及时采取措施进行处理，并向委托方报告。七、技术文件的变更管理（一）变更申请1.当技术文件需要变更时，由提出变更的部门或人员填写技术文件变更申请表，详细说明变更的原因、内容、影响范围等信息。2.变更申请表需经部门负责人审核签字后提交至技术部门。（二）变更审核1.技术部门收到变更申请表后，组织相关人员对变更内容进行审核。审核内容包括技术可行性、对产品质量的影响、与其他文件的协调性等。2.审核通过后，变更申请表提交至质量部门进行质量审核。质量部门应评估变更对产品质量控制的影响，确保变更后的文件仍能满足质量标准要求。3.对于涉及重大变更的技术文件，还需提交至公司技术委员会或相关领导进行终审。终审通过后，变更申请方可批准实施。（三）变更实施与通知1.技术部门根据批准的变更申请，对技术文件进行修订。修订完成后，应进行严格的审核和校对，确保变更后的文件准确无误。2.技术部门将变更后的技术文件及时通知受托方，并提供详细的变更说明。受托方应按照新的技术文件要求进行生产操作调整。（四）变更记录对技术文件的变更过程进行详细记录，包括变更申请表、审核意见、变更后的文件版本等信息。变更记录应妥善保存，以便追溯和查询。八、技术文件的保密管理（一）保密协议签订1.在技术文件转移前，委托方与受托方应签订保密协议，明确双方在技术文件保密方面的权利和义务。2.保密协议应包括保密范围、保密期限、保密措施、违约责任等内容，确保技术文件的保密性得到有效保障。（二）人员培训与教育1.对参与技术文件转移和使用的人员进行保密培训，使其了解技术文件的保密重要性和相关保密规定。2.培训内容应包括保密意识教育、保密制度讲解、保密措施操作等，确保人员掌握保密技能和方法。（三）保密措施执行1.在技术文件转移过程中，采取加密传输、专人护送、密封包装等保密措施，防止文件在传输和交接过程中泄露。2.受托方应对技术文件的保管场所设置门禁系统、监控设备等安全防护设施，限制无关人员进入。同时，对接触技术文件的人员进行权限管理，严格控制文件的访问范围。（四）保密监督与检查1.保密管理部门定期对技术文件转移和使用过程中的保密措施执行情况进行监督检查，发现问题及时整改。2.对违反保密协议的行为进行严肃处理，追究相关人员的责任，并采取措施防止类似事件再次发生。九、技术文件的归档与销毁（一）归档要求1.委托生产项目结束后，技术部门应及时将技术文件进行归档。归档文件应包括项目过程中产生的所有技术文件，如原始文件、变更记录、审核意见等。2.归档文件应按照类别和编号进行整理，建立电子和纸质档案，确保档案的完整性和可追溯性。（二）销毁程序1.对于不再使用或已过期的技术文件，由技术部门提出销毁申请，填写技术文件销毁申请表，说明销毁文件的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.销毁申请表经部门负责