会议纪要撰写标准化指南

会议纪要撰写标准化指南一、适用会议类型与场景本指南适用于各类企业内部会议的纪要撰写，包括但不限于：常规例会：如周例会、月度总结会，侧重工作进展回顾与计划同步；专项推进会：如项目启动会、问题解决会，聚焦任务分工、时间节点与风险应对；决策会议：如预算审议、方案评审，需明确决议结论、执行依据与责任人；跨部门协调会：如资源对接、流程优化会，突出协作共识与责任边界；临时性会议：如突发事件处理会，强调关键信息传递与即时行动要求。二、会议纪要撰写全流程步骤（一）会前准备：奠定记录基础明确会议核心信息向会议组织者确认会议主题、目标、预期成果，避免记录偏离方向；获取会议议程（如有），提前梳理议题逻辑，标注需重点关注的环节（如决策点、争议点）。收集背景资料调取与会议相关的历史纪要、项目文档、数据报表等，熟悉议题背景；整理待讨论的议案、提案材料，提前预判关键讨论点。准备记录工具电子化记录：优先使用会议纪要模板（如Word、飞书文档），设置好标题预留填写空间；辅助工具：准备录音设备（需提前告知参会人员）、速记符号（如“△”表示重点、“→”表示行动项），保证记录效率。（二）会中记录：捕捉关键信息实时记录核心要素基本信息：会议时间（精确到分钟，如“2024年6月15日14:00-16:30”）、地点（线上会议需注明平台及会议号）、参会人员（区分主持人、发言人、列席人员，用“”代替人名，如“主持人总监”“市场部*经理”）、缺席人员及原因（如有）。讨论过程：按议题顺序记录，重点关注“讨论背景—不同观点—共识分歧”逻辑，避免逐字记录，提炼核心观点（如“研发部*提出：技术方案需兼容旧系统，开发周期延长2周”）。决议事项：明确记录“结论性意见”（如“同意采用A方案，预算控制在50万元内”），标注“决策依据”（如“基于用户调研数据”）。行动项：逐条记录“任务内容+责任人+完成时间+资源支持”（如“完成产品原型设计：设计部，6月25日前，需协调开发部提供技术参数”）。标记特殊信息对“待确认事项”“需后续跟进的问题”单独标注（如“△预算明细需财务部*补充确认”）；对“争议点”客观记录各方观点，不加入主观判断（如“销售部主张优先开拓华东市场，运营部建议先巩固华南市场，未达成一致”）。（三）会后整理：形成规范初稿信息核对与补充对照录音（如有）补全遗漏信息，重点核对人名、数据、时间等关键要素；向参会人员确认模糊内容（如“*关于‘用户留存率提升目标’的表述是否准确？”），保证信息无误。结构化梳理内容按“会议基本信息—会议主题与议程—讨论要点—决议事项—行动计划—后续安排”框架组织内容；剔除无关信息（如与会议目标无关的闲聊、重复表述），保持语言简洁（每项决议/行动项控制在3句话内）。格式规范排版标题统一为“《[会议名称]纪要》”（如“《2024年Q3产品规划研讨会纪要》”）；层级清晰：一级标题用“一、二、三”，二级标题用“（一）（二）（三）”，行动项用“1.2.3.”编号；重点内容可加粗或使用项目符号（如“决议事项：”“行动项：”）。（四）审核与分发：保证有效性三级审核机制自审：撰写人检查信息完整性、逻辑连贯性、格式规范性；交叉审：交由会议主持人或核心参会人确认决议、行动项的准确性（如“’完成时间6月25日’是否符合实际？”）；终审：需提交上级领导（如部门总监）签字确认（电子版可使用审批流程）。规范分发与归档分发范围：所有参会人员、需知晓的部门/人员（如抄送相关领导、协作部门）；分发时限：会议结束后24小时内发出（紧急会议可缩短至12小时内）；归档要求：电子版按“[年份]-[月份]-[会议名称]”命名（如“2024-06-产品规划研讨会纪要”），存储至指定共享文件夹，保存期限不少于2年。三、标准化模板与填写说明《[会议名称]纪要》模板会议基本信息内容会议名称（例：2024年Q3产品规划研讨会）会议时间（例：2024年6月15日14:00-16:30）会议地点（例：公司3号会议室/线上会议（腾讯会议ID：））主持人（例：产品部*总监）参会人员（例：产品部、研发部、市场部、设计部、运营部*）缺席人员及原因（例：销售部*，因外出拜访客户）记录人（例：产品部*专员）会议主题与议程内容会议主题（例：明确Q3产品功能优先级与开发计划）议程1.Q2产品复盘；2.用户需求梳理；3.功能优先级讨论；4.开发计划确认讨论要点|议题：[议题名称]讨论背景：[简要说明议题背景]主要观点：-[发言人*部门]：[核心观点1]-[发言人*部门]：[核心观点2]共识/分歧：△共识：[结论性共识]△分歧：[未统一的争议点，需后续跟进]|

|（示例：议题：用户登录功能优化讨论背景：当前登录转化率仅60%，低于行业平均水平主要观点：-产品部：简化登录流程，增加一键登录-技术部：需评估数据安全风险，建议先做短信验证码登录共识：优先优化短信验证码登录流程，7月内上线）|决议事项序号决议内容决策依据1同意Q3产品上线“用户登录功能优化”模块基于用户调研数据，提升转化率2预算控制在50万元内，由产品部*负责申请参考历史项目成本数据行动计划序号任务内容责任人完成时间资源支持1完成登录功能原型设计设计部*6月25日产品部*提供需求文档2技术方案评审研发部*7月5日技术总监*审核3用户测试与反馈收集运营部*7月20日测试账号权限开通后续安排|1.下次会议时间：2024年7月10日14:00，地点：3号会议室，议题：开发进度复盘2.纪要附件：[《Q3产品需求文档》《用户调研报告》]|四、撰写要点与常见问题规避（一）信息准确：避免“想当然”人名核对：务必确认参会人员姓名及职务，用“”代替（如“”写为“”），避免错写；数据溯源：记录数据时注明来源（如“据市场部*调研报告显示”），模糊表述（如“大概”“可能”）需标注“待确认”；时间明确：行动项完成时间需精确到“日”，避免“尽快”“月底”等模糊词汇。（二）重点突出：拒绝“流水账”聚焦目标：围绕会议主题筛选内容，与目标无关的讨论（如技术细节争执）可简化记录；区分层级：用“决议事项”“行动项”“待办事项”等标签明确内容性质，方便快速定位关键信息；结论先行：讨论要点部分先写共识，再写分歧，避免逻辑混乱。（三）语言规范：做到“简洁客观”口语转书面：将“我觉得这个方案不行”改为“*认为该方案存在风险，需优化”；避免主观评价：不加入“”“”“不切实际”等情绪化词汇，客观记录事实；统一术语：如“用户留存率”“开发周期”等术语需与会议讨论表述一致。（四）保密管理：严守“信息边界”涉密内容标记：对未公开的财务数据、战略规划等，需标注“内部机密，禁止外传”；分发范围控制：仅向必要人员发送，避