企业行政管理任务标准化操作手册

企业行政管理日常任务标准化操作手册前言本手册旨在规范企业行政管理日常工作的操作流程，明确各环节责任分工，提升行政工作效率与服务质量，保证行政工作标准化、规范化、有序化开展。手册适用于公司全体行政人员及需配合行政工作的各部门人员，涵盖会议组织、办公用品管理、访客接待、档案归档、车辆调度等高频行政任务场景。一、会议组织与管理标准化操作任务适用场景公司内部各类会议，包括但不限于：周/月度例会、项目推进会、部门协调会、专题评审会、年度总结会等；外部合作会议（如供应商对接会、客户交流会）的会务支持工作。标准化操作流程1.会议筹备阶段明确会议基本信息：由会议发起人（部门负责人或项目负责人）填写《会议需求申请表》，明确会议主题、时间（精确到分钟）、地点（会议室名称/线上会议）、参会人员（部门/职务）、会议议程及预计时长。会议室与资源确认：行政人员根据需求申请，在会议室预约系统中预订会议室（优先选择符合参会人数、设备需求的场地），同步确认所需设备（投影仪、麦克风、视频会议终端、白板等）状态，保证设备正常可用；如需茶水、文具等，提前准备到位。会议通知发布：至少提前1个工作日通过企业/邮件发送会议通知，包含会议主题、时间、地点（线上会议附）、参会人员、议程及会议材料（如有，提前附通知附件），并在通知中注明“请提前10分钟到场签到”。2.会议进行阶段签到与引导：会议开始前30分钟，行政人员到达会场，开启设备，摆放席卡（如有）、会议材料、茶水；参会人员到场时，引导至指定座位，协助签到（可通过纸质签到表或线上签到工具）。现场支持：会议进行中，行政人员全程在场，负责设备调试（如麦克风无声、投影故障等及时处理）、茶水补充、计时提醒（如议程超时需提醒主持人控制节奏），保证会议有序进行。3.会议收尾阶段资料整理：会议结束后，行政人员收集会议签到表、会议纪要（由记录人*整理）、原始材料（如演示文稿、纸质文件），核对无误后归档。会议室复原：关闭设备（投影仪、灯光、空调），整理桌椅，清理会场垃圾，保证会议室恢复原状。纪要与跟进：会议纪要需在会后1个工作日内经主持人审核无误后，分发至参会人员及相关部门；对会议中明确的待办事项，同步跟进落实情况，并在下次例会中反馈。标准化表格模板表1-1会议需求申请表会议主题时间（年/月/日时分-时分）地点参会人员（部门+职务）议程安排预计时长所需资源特殊要求1.分钟投影仪2.分钟麦克风申请人部门*联系方式申请日期表1-2会议签到表会议主题时间地点序号姓名部门12记录人表1-3会议纪要模板会议纪要会议主题：时间：年月日时分-时分地点：主持人：参会人员：缺席人员（及原因）：会议议程及内容：议题一：讨论内容：决议：待办事项（责任人*、完成时间）：议题二：（同上格式）下一步工作安排：分发范围：记录人：审核人：日期：操作关键提示会议通知需明确“是否需要准备材料”“是否允许带助理”等细节，避免信息遗漏；线上会议需提前测试、音频设备，保证参会人员顺利接入；重要会议（如评审会、总结会）需提前准备备用设备（如备用麦克风、投影仪），应对突发故障；会议纪要需客观记录讨论内容及决议，避免主观表述，待办事项需明确责任人和时间节点。二、办公用品申领与发放管理标准化操作任务适用场景员工日常办公所需物品的申领、发放与库存管理，包括：文具类（笔、本、文件夹）、耗材类（打印纸、墨盒、硒鼓）、设备配件类（鼠标垫、键盘、电源线）、劳保类（口罩、消毒湿巾）等。标准化操作流程1.用品申领阶段提交申领申请：员工通过OA系统/行政部邮箱填写《办公用品申领单》，注明申领物品名称、规格、数量、申领理由（如“日常办公使用”“新员工入职补充”）、申领人及所属部门。部门审批：部门负责人*审核申领需求的合理性（如是否为必需品、数量是否合理），审批通过后提交至行政部。2.采购与入库阶段需求汇总与采购：行政部每周五17:00前汇总各部门申领需求，核对库存台账，制定采购清单；优先从合格供应商处采购（需签订年度供货协议），保证物品质量与价格合理。验收入库：物品到货后，行政人员对照采购清单核对物品名称、规格、数量、质量，确认无误后在《办公用品入库登记表》中登记（入库日期、物品信息、供应商、经手人*），并将物品分类存放至指定仓库（标注清晰名称、规格）。3.发放与登记阶段物品发放：员工凭审批通过的《办公用品申领单》至行政部领取，行政人员核对单据信息与实物，发放物品并请申领人签字确认；对于批量申领（如部门新入职员工），可由部门助理统一领取后分发。库存更新：发放后及时更新《办公用品库存台账》，减少对应物品库存数量，保证账实一致。4.库存盘点阶段定期盘点：行政部每月末最后一个工作日对办公用品进行全面盘点，核对台账库存与实际库存，编制《月度库存盘点表》，对差异物品（如盘亏、盘盈）分析原因（如发放漏登记、自然损耗），并上报行政主管*处理。库存预警：对于库存低于安全库存量的物品（如A4纸剩余5包），及时启动采购流程，避免断供。标准化表格模板表2-1办公用品申领单申领日期部门*申领人联系方式物品名称规格型号申领数量用途说明部门负责人审批行政部审核表2-2办公用品入库登记表入库日期物品名称规格型号数量供应商经手人*表2-3办公用品库存台账物品名称规格型号安全库存上月结存本月入库本月出库当前库存负责人*表2-4月度库存盘点表盘点日期盘点人*物品名称账面数量实际数量差异数量差异原因处理意见操作关键提示申领数量需遵循“按需申领、杜绝浪费”原则，非必需品（如高端文具）需额外说明理由；采购需选择资质齐全的供应商，保留采购凭证（如合同、订单），便于财务审计；发放时需核对申领单与实物，避免错发、漏发，重要物品（如设备配件）需登记设备编号；盘点时需保证所有物品状态完好，对过期、损坏物品及时登记并申请报废处理。三、访客接待与引导标准化操作任务适用场景外部访客（客户、合作伙伴、部门人员、应聘者等）到访公司的接待、引导与服务工作，包括预约访客、临时访客的接待流程。标准化操作流程1.访客预约与信息登记预约登记：访客发起人（对接部门员工*）提前通过电话/企业向行政部预约到访时间，提供访客姓名、单位、职务、到访事由、人数、预计停留时间、联系方式及对接人信息；行政部在《访客预约登记表》中记录，并向访客发送《到访温馨提示》（含公司地址、交通路线、停车信息、入馆须知）。信息确认：到访前1个工作日，行政部再次与访客及对接人确认到访信息，避免临时变更导致接待混乱。2.接待准备环境准备：根据访客级别（如重要客户、普通合作伙伴）及到访事由，布置接待区（如摆放公司宣传册、茶水、水果）；如需洽谈，提前准备洽谈室（保证桌椅整洁、设备正常）。信息同步：提前告知前台/保安访客信息（姓名、单位、车牌号、到访时间），保证访客到访时能快速识别。3.现场接待与引导迎接与签到：访客到访时，前台人员主动起身迎接，确认访客身份（核对证件号码/预约信息），引导至接待区填写《访客登记表》（含姓名、单位、事由、到访时间、离访时间、联系方式、证件号码号，信息需准确无误但注意隐私保护，证件号码号仅登记后四位）。引导与介绍：对接人*或行政人员到接待区迎接，向访客介绍公司环境（如“这边是企业文化墙，这边是办公区”），引导至洽谈室/会议室；引导时走在访客左前方，途中可简要介绍公司情况或天气等轻松话题，避免涉及敏感信息。4.接待服务与送别服务支持：洽谈期间，行政人员适时提供茶水（如绿茶、咖啡，提前询问访客偏好）、纸巾等服务，保持洽谈室安静，避免频繁打扰；如访客需要参观办公区，需提前对接部门负责人，保证不影响正常办公。送别与反馈：访客离访时，对接人*或行政人员送至公司门口，礼貌道别（如“感谢您的到访，期待下次合作”）；行政人员整理《访客登记表》，记录离访时间，并向对接人反馈接待情况（如“访客对接项目表示满意”）。标准化表格模板表3-1访客预约登记表预约日期到访日期到访时间（时分-时分）预计停留时间访客姓名单位职务联系方式到访事由接待部门*对接人*访客人数是否需要停车是否需要参观办公区特殊需求（如dietaryrestrictions）预约人联系方式行政部确认人*确认日期表3-2访客登记表到访日期时间访客姓名单位职务证件号码号（后四位）联系方式到访事由接待部门*对接人*是否停车（是/否）车牌号接待人员离访时间访客签字操作关键提示重要访客（如大客户、领导）需提前制定专项接待方案，对接部门负责人全程陪同；访客信息需严格保密，严禁泄露访客联系方式、单位信息等隐私；接待过程中需注意言行举止（如使用礼貌用语、保持微笑），展现公司良好形象；对于临时未预约访客，需先联系对接人确认是否接待，再按流程登记，避免冒昧接待。四、企业档案归档管理标准化操作任务适用场景公司各类具有保存价值的文件、资料、记录的归档管理，包括：行政类（制度、通知、会议纪要）、合同类（业务合同、服务协议）、人事类（员工档案、招聘记录）、项目类（项目方案、验收报告）、财务类（报销凭证、预算表，需配合财务部门）等。标准化操作流程1.档案分类与编号制定分类标准：行政部根据公司业务特点，制定《档案分类目录》，将档案分为一级类目（如行政、人事、财务、项目）、二级类目（如行政下的制度、通知、会议纪要）、三级类目（如会议纪要下的例会、评审会），保证分类清晰、无重叠。档案编号规则：采用“一级类目代码-二级类目代码-年份-流水号”格式（如“XZ-ZY-2024-001”表示“行政-制度-2024年-第1号”），编号唯一，便于检索。2.档案收集与整理收集范围：各部门在文件办理完毕后（如会议纪要签发后、合同签订后），需在3个工作日内将原件（或加盖公章的复印件）移交至行政部，移交时填写《档案移交清单》。整理规范：行政人员对收集的档案进行核对（检查文件是否齐全、字迹是否清晰、盖章是否规范），去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，破损文件需修补；按编号顺序整理，装订成册（重要文件需加装档案盒）。3.档案归档与存储归档登记：整理完毕的档案在《档案归档登记表》中登记（档案编号、名称、分类、归档日期、移交部门、经手人*、存放位置），并录入档案管理系统（如电子档案系统），实现纸质与电子档案同步管理。存储要求：纸质档案存放于专用档案柜（防火、防潮、防虫），标注清晰类目标识；电子档案存储于公司服务器（定期备份），设置访问权限（仅授权人员可查阅）。4.档案借阅与利用借阅申请：因工作需要借阅档案的员工，填写《档案借阅申请表》，注明档案编号、名称、借阅理由、借阅期限、用途，经部门负责人*审批后提交至行政部。借阅与归还：行政人员核对申请表信息，确认无误后办理借阅手续（纸质档案需借阅人签字登记，电子档案需开通临时访问权限）；借阅期限一般不超过5个工作日，到期需归还；如需续借，需提前1天重新申请。保密管理：涉密档案（如未公开合同、战略规划）需经总经理*审批，借阅时需在指定区域查阅，严禁带出公司或复印；借阅过程中需保证档案完好，如有损坏或丢失，需按公司规定承担责任。5.档案鉴定与销毁定期鉴定：行政部每3年对档案进行鉴定，对失去保存价值的档案（如过期通知、已终止合同）编制《档案销毁清单》，经行政主管及法务部门（如有）审核后，报总经理批准。销毁流程：批准销毁的档案需由2名以上行政人员监销，采用碎纸机销毁（纸质档案）或彻底删除（电子档案），并在《档案销毁登记表》中记录销毁时间、档案名称、监销人*，保证信息无法恢复。标准化表格模板表4-1档案分类目录（示例）一级类目代码一级类目二级类目代码二级类目三级类目（示例）XZ行政ZY制度人事管理制度、财务制度XZ行政TZ通知公司红头文件、部门通知XZ行政HYJY会议纪要周例会、项目评审会RS人事XDA档案员工入职档案、离职档案XM项目FAA方案项目立项书、验收报告表4-2档案移交清单移交日期移交部门*移交人接收人*档案编号档案名称份数移交日期备注表4-3档案借阅申请表借阅日期部门*借阅人联系方式档案编号档案名称借阅理由借阅期限部门负责人审批行政部审核表4-4档案销毁清单销毁日期监销人*档案编号档案名称归档日期销毁原因审批人*操作关键提示档案分类需保持稳定性，避免频繁调整编号规则，影响检索效率；电子档案需定期备份（如每周1次），防止数据丢失；借阅档案时需检查档案完整性，如有破损需及时修复并记录；销毁档案需严格履行审批手续，严禁私自销毁或丢弃，保证合规性。五、公司车辆使用调度标准化操作任务适用场景员工因公外出（如客户拜访、业务洽谈、异地参会）需使用公司车辆的申请、调度、使用及归还管理，包括公司自有车辆及租赁车辆的调度流程。标准化操作流程1.用车申请与审批提交申请：员工需提前1-3个工作日（异地用车需提前3个工作日）通过OA系统填写《车辆使用申请单》，注明用车事由、出发时间/返回时间、目的地、乘车人员、预计行驶里程、所需车型（如轿车、商务车）、申请人及所属部门。审批流程：部门负责人*审核用车必要性（如是否为必须用车、是否可替代为公共交通），审批通过后提交至行政部；行政部根据车辆调度情况（如车辆是否空闲、司机是否在岗）进行审批，如无法安排，需及时反馈申请人并说明原因（如“车辆已全派，建议改用租车”）。2.车辆调度与准备车辆安排：行政部审批通过后，根据申请需求安排车辆（优先安排自有车辆，如自有车辆不足，联系合作租车公司）；提前1天通知申请人车辆信息（车牌号、司机联系方式、取车时间/地点）。发车前检查：司机需在发车前1小时对车辆进行全面检查，包括：油量（保证油量充足）、车况（刹车、灯光、轮胎、空调等）、随车工具（千斤顶、三角警示牌、灭火器）、证件（行驶证、驾驶证、保险单），检查后在《车辆检查记录表》中记录，保证车况良好。3.车辆使用与归还取车与交接：申请人按约定时间到指定地点取车，与司机核对车辆信息，检查外观（如是否有划痕、凹陷），确认无误后在《车辆使用登记表》中签字（取车时间、里程数）。行驶规范：司机需遵守交通规则，安全驾驶，严禁超速、酒驾、疲劳驾驶；如需改变行程（如临时增加目的地），需提前向行政部及申请人报备。归还检查：车辆返回后，司机需对车辆再次检查，确认无损坏、油量充足（如使用期间加油，需保留加油发票），申请人核对里程数、油量后签字确认（归还时间、车辆状况）。4.费用结算与维护费用报销：司机整理用车期间产生的费用（如过路费、停车费、加油费），附发票及《车辆使用登记表》提交至行政部审核，财务部在5个工作日内完成报销。车辆维护：车辆每行驶5000公里或每月进行1次常规保养（更换机油、滤芯等），由行政部联系4S店/维修厂安排；如车辆在行驶中出现故障，司机需立即停车联系行政部及维修单位，不得擅自维修。5.租赁车辆管