行政管理文档归档与管理制度

行政管理文档归档与管理制度一、适用范围与常见应用场景本制度适用于企业内部各类行政管理文档的规范化管理，涵盖行政部、人力资源部、财务部、各业务部门在日常工作中产生或接收的各类文件资料。常见应用场景包括：日常行政事务处理：如会议纪要、通知公告、办公设备管理记录等；人力资源管理：如员工入职离职材料、培训记录、劳动合同等；合同与协议管理：如办公场地租赁、采购合同、服务协议等；审计与合规检查：如年度审计材料、合规性文件、整改报告等；部门交接与历史追溯：如岗位变动时的文件交接、过往项目资料调取等。二、文档归档管理全流程操作指南（一）文件分类：科学划分，便于检索一级分类：按部门或职能划分，如“行政部”“人力资源部”“财务部”“综合管理”等；二级分类：按文件性质划分，如“行政类”细分为“会议管理”“公文收发”“固定资产”；“人力资源类”细分为“招聘录用”“员工培训”“薪酬绩效”；三级分类：按文件类型或时间划分，如“会议管理”下分“年度会议”“月度例会”，“薪酬绩效”下分“季度考核”“年度薪资调整”。示例：行政部2024年第三季度部门例会纪要，分类路径为“行政部-会议管理-月度例会”。（二）文件收集：明确责任，全面覆盖收集范围：凡属本部门职责范围内办理完毕的具有保存价值的文件材料，均需纳入归档范围，包括纸质文件、电子文档、音视频资料等；收集责任：各部门指定专人（如“部门文档管理员*”）负责本部门文件收集；重要文件（如合同、审计报告）需在办理完毕后3个工作日内提交；电子文档需同步提交纸质版（如需签字盖章）及扫描件，保证双版本一致。（三）文件整理：规范标准，统一格式纸质文件整理：拆除金属夹、回形针等易锈蚀物品，检查文件完整性，缺页或模糊的及时补印；按时间顺序或逻辑顺序排序，左侧装订（厚度超过5cm的需采用胶装或活页装订）；加装统一封面，注明文件名称、分类编号、形成部门、日期、页数、整理人等信息。电子文件整理：命名规则：“部门代码-一级分类-二级分类-文件名-日期”，如“XZ-行政部-会议管理-2024年第三季度例会纪要-20240715”；存储路径：按分类层级建立文件夹，如“F：\2024年”；格式要求：文本文件优先采用PDF格式（防止篡改），图片文件采用JPG/PNG格式（分辨率不低于300DPI）。（四）文件归档：及时移交，规范登记归档时间：月度文件于次月5日前完成归档；年度总结、审计报告等专项文件于事项结束后10日内归档。归档流程：部门文档管理员整理完毕后，填写《文件归档登记表》（见模板一），连同文件移交至行政部档案室；档案管理员*核对文件数量、分类、完整性，确认无误后在登记表上签字接收，并更新《档案总目录》（见模板二）。（五）文件借阅：严格审批，全程留痕借阅权限：普通文件：经部门负责人审批后可借阅；涉密文件（如未公开合同、高管薪酬）：需经分管领导审批，仅限在档案室查阅，不得带出；外部单位借阅：需持单位介绍信，经行政部负责人及分管领导审批后，由档案管理员全程陪同。借阅流程：借阅人填写《文件借阅申请表》（见模板三），注明借阅文件名称、用途、归还期限；审批通过后，档案管理员按约定时间提供文件，借阅人当场核对签字；归还时，档案管理员检查文件完整性，确认无误后收回并登记归还日期。（六）档案保管：环境适宜，定期检查存储环境：纸质档案存放于专用档案柜，库房保持干燥（湿度40%-60%）、通风、避光，配备防火、防虫、防盗设施；电子档案存储于公司服务器或加密移动硬盘，定期（每季度）进行备份，备份数据异地存放。定期检查：档案管理员每半年对纸质档案进行一次清点，检查是否有霉变、虫蛀、损坏；电子档案每半年进行一次病毒查杀与数据恢复测试，保证可读性。（七）档案销毁：到期鉴定，规范处置销毁依据：根据档案保管期限表（见模板四），对超过保管期限且无保存价值的档案进行销毁；销毁流程：档案管理员编制《档案销毁清单》，注明文件名称、分类、销毁日期、数量，经行政部负责人及分管领导审批；销毁时需由2人以上（含档案管理员、监销人*）共同监督，采用碎纸机销毁（纸质）或彻底删除（电子），并在销毁清单上签字确认；《档案销毁清单》永久保存，以备追溯。三、配套工具表格模板模板一：文件归档登记表归档日期文件编号文件名称形成部门形成日期页数密级整理人接收人备注2024-08-01XZ-ZD-2024-07行政部2024年7月工作总结行政部2024-07-318普通张*李*无2024-08-01RL-ZP-2024-152024年第三季度新员工培训记录人力资源部2024-07-2015普通王*李*含签到表模板二：档案总目录（部分示例）一级分类二级分类档案编号文件名称归档日期保管期限存放位置状态行政部会议管理XZ-YH-2024-012024年度第一次行政工作会议纪要2024-01-1510年A柜-1层-3格在库行政部固定资产XZ-GD-2024-082024年第二季度固定资产盘点表2024-07-105年A柜-2层-1格在库人力资源部招聘录用RL-ZP-2024-222024年7月新员工入职登记表2024-07-05永久B柜-1层-5格借出模板三：文件借阅申请表借阅人部门联系方式借阅日期赵*市场部56782024-08-10文件信息文件名称档案编号借阅用途2023年度市场活动总结SC-HD-2023-12新项目参考审批意见部门负责人：刘*（签字）日期：2024-08-10行政部负责人：陈*（签字）日期：2024-08-10分管领导：周*（签字）日期：2024-08-10归还记录归还日期：2024-08-15档案管理员签字：李*文件状态：完好模板四：档案保管期限表（部分）一级分类二级分类文件类型保管期限备注行政部公文收发公司红头文件10年含通知、通报等行政部会议管理董事会会议纪要永久涉及重大决策人力资源部员工管理劳动合同合同到期后5年离职员工档案财务部财务记录薪资发放表15年含电子备份四、执行过程中的关键要点提醒责任到人，避免推诿：各部门需明确文档管理员，保证文件收集、整理、移交责任落实到人；档案管理员应定期对各部门文件管理情况进行检查，发觉问题及时督促整改。保密优先，防范风险：涉密文件需单独存放，借阅严格执行审批流程，电子档案加密存储，防止信息泄露；严禁在非工作设备上处理、存储涉密文件。动态更新，及时归档：文件形成后应尽快整理归档，避免长期积压；部门职能调整或文件类型新增时，需同步更新分类目录和保管期限表。电子与纸质协同管理：重要文件需同时保存纸质版和电子版，