采购流程规范化管理操作手册

采购流程规范化管理操作手册为规范企业采购行为，保证采购活动合规、高效、透明，降低采购成本，保障物资供应质量，特制定本操作手册。本手册旨在明确各环节职责、操作标准及风险控制要求，为采购相关人员提供统一指引，保证采购流程标准化、规范化运行。一、适用范围与应用场景本手册适用于企业所有采购活动，包括但不限于：日常运营采购：办公用品、生产辅料、服务类采购（如保洁、维修）等；项目专项采购：新建项目、技术改造项目所需的设备、材料采购；紧急采购：因突发情况（如设备故障、生产急需）导致的临时性采购。无论采购金额大小、品类差异，均需遵循本手册规定的流程要求，特殊情况下（如不可抗力导致的紧急采购）可启动应急流程，但事后需补全审批手续。二、标准化操作流程详解采购流程分为需求提报与审批、寻源与供应商选择、合同签订与执行、物资验收与结算四个核心阶段，各阶段需严格按步骤操作，保证责任到人、记录完整。（一）需求提报与审批目标：保证采购需求真实、必要，符合企业生产经营计划，预算可控。步骤1：需求部门发起申请操作内容：需求部门根据实际工作需要，填写《采购申请单》（表1），详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、到货时间等关键信息，并附相关支撑材料（如设备参数表、项目立项批复等）。责任主体：需求部门负责人（部门主管）及申请人（专员）。时限要求：常规采购至少提前3个工作日提报；紧急采购需在申请单中标注“紧急”字样，并说明原因，同步抄送采购部负责人。步骤2：部门负责人审核操作内容：部门主管核对《采购申请单》内容，确认需求合理性、必要性及预算匹配度，签字确认后提交至采购部。审核重点：是否为重复采购（可否通过库存调剂解决）、数量是否超实际需求、预算是否在部门年度预算范围内。责任主体：需求部门负责人。时限要求：1个工作日内完成。步骤3：采购部复核操作内容：采购专员（采购员）接收申请单后，重点审核：需求描述是否清晰、完整，规格参数是否明确；预估单价是否参考历史采购价或市场行情，是否超预算；是否存在更优替代方案（如性价比更高的同类产品）。复核通过后，按金额分级报批：金额≤5000元：采购部负责人（采购经理）审批；5000元＜金额≤50000元：采购经理审核后，报财务部负责人（财务总监）审批；金额＞50000元：需增加总经理（总经理）审批。责任主体：采购专员、采购部负责人、财务部负责人、总经理（按金额分级）。时限要求：常规采购2个工作日内完成复核与审批；紧急采购4小时内完成。（二）寻源与供应商选择目标：通过公开、公平、公正的方式选择合格供应商，保证采购性价比最优。步骤1：制定寻源方案操作内容：采购专员根据审批通过的《采购申请单》，制定寻源方案，明确寻源方式（公开招标、邀请招标、询价比价、单一来源采购等）、供应商资格要求（如营业执照、相关资质、业绩案例等）、时间节点。责任主体：采购专员。步骤2：实施寻源操作内容：公开招标：通过企业官网、采购平台等发布招标公告，邀请不少于3家潜在供应商参与；邀请招标：从合格供应商库中选取不少于3家具备资质、业绩良好的供应商发出邀请；询价比价：对金额≤10000元的标准化物资/服务，向至少3家供应商发出询价单，要求其在规定时间内提供报价单及产品说明；单一来源采购：仅适用于唯一供应商（如专利产品、紧急维修替换件）或从原供应商增购（需提供原合同及增购必要性说明），经采购经理及总经理审批后方可实施。责任主体：采购专员。时限要求：询价比价1-2个工作日；招标类3-5个工作日（视复杂程度调整）。步骤3：供应商评估与确定操作内容：成立评估小组（由采购部、需求部门、财务部人员组成，至少3人），按《供应商评估表》（表2）对供应商进行评分，评分维度包括：价格（40%）、资质（20%）、业绩（20%）、服务能力（15%）、履约记录（5%）。选取综合得分最高的供应商为候选方，若得分差距≤5分，需组织二次比选或现场考察。确定供应商后，填写《采购结果审批表》，附供应商报价单、评估表，按审批权限报批（审批流程同需求审批）。责任主体：评估小组、采购部负责人。时限要求：评估与确定1-2个工作日。（三）合同签订与执行目标：明确双方权利义务，规避合同风险，保障采购双方合法权益。步骤1：合同拟定操作内容：采购专员根据采购结果，使用《采购合同模板》（表3）拟定合同条款，内容需包括：双方基本信息、采购物品/服务名称规格数量、单价总价、质量标准、交付时间地点、验收方式、付款条件、违约责任、争议解决方式等。合同初稿需经需求部门确认技术条款，财务部确认商务条款（如付款方式、税务处理）。责任主体：采购专员、需求部门、财务部。步骤2：合同审批与签订操作内容：合同文本按审批流程报批：采购专员→采购经理→法务部（如设）→财务总监→总经理；审批通过后，由授权代表（总经理或其指定人）与供应商签订合同，合同文本需加盖企业公章及合同专用章，供应商需提供合法有效的营业执照复印件（加盖公章）作为附件。责任主体：采购专员、法务部、财务部、总经理。时限要求：合同拟定与审批2-3个工作日。步骤3：合同执行跟踪操作内容：采购专员负责跟踪合同履行情况，重点监控：供应商是否按约定时间交付（提前或延迟需书面沟通确认）；交付物资/服务是否符合合同约定的规格、数量要求；出现异常情况（如延期、质量问题）时，及时协调解决，必要时启动违约条款。每次交付需供应商提供《送货单》，采购专员核对无误后签收，同步更新《采购执行台账》。责任主体：采购专员。（四）物资验收与结算目标：保证采购物资/服务符合质量要求，完成资金结算，闭环采购流程。步骤1：物资验收操作内容：数量验收：需求部门根据《送货单》核对物资数量、外观是否完好，无破损、短缺；质量验收：对技术要求较高的物资（如设备、原材料），需联合质检部门（质检员）按合同约定的质量标准进行检测，出具《质量验收报告》；对服务类采购，需需求部门根据服务内容完成情况签署《服务验收确认单》。验收合格后，需求部门、质检部门（如需）、采购专员在《验收单》（表4）上共同签字确认；验收不合格，需当场拍照记录，出具《不合格品通知单》，要求供应商在规定时间内退换货或整改，整改后重新验收。责任主体：需求部门、质检部门（如需）、采购专员。时限要求：物资到货后1个工作日内完成验收；服务类在服务完成后3个工作日内完成。步骤2：结算申请与支付操作内容：采购专员根据审批通过的《采购申请单》《合同》《验收单》，填写《付款申请单》，附发票（或结算凭证）、供应商收款信息等，按审批流程报批（采购专员→采购经理→财务总监→总经理）。财务部收到审批通过的《付款申请单》后，在5个工作日内完成支付，并通过银行回单或系统截图确认付款状态。责任主体：采购专员、财务部。时限要求：付款申请审批2个工作日；财务支付5个工作日。步骤3：资料归档操作内容：采购专员负责将采购全流程资料（含《采购申请单》《审批记录》《询价比价表》《合同》《验收单》《付款申请单》及发票复印件等）整理归档，保证资料完整、可追溯，归档期限不少于5年。责任主体：采购专员。三、常用表单模板参考表1：采购申请单申请部门申请日期年月日申请人联系方式采购类别□物资□服务□工程预算金额物资/服务名称规格型号需求数量预估单价用途说明到货时间年月日附件清单□技术参数□立项批复□其他：需求部门负责人意见签字：日期：采购部意见签字：日期：财务部意见签字：日期：总经理意见签字：日期：表2：供应商评估表供应商名称评估日期年月日采购项目评估方式□招标□询价□现场考察评估维度评分标准（100分）得分加权得分价格（40%）市场最低价得40分，每高于最低价1%扣2分，最低0分资质（20%）完备得20分，每缺失1项关键资质扣5分业绩（20%）近3年同类项目≥3个得20分，每少1个扣7分服务能力（15%）售后响应及时率100%得15分，每降低10%扣3分履约记录（5%）无违约记录得5分，每出现1次违约扣5分综合得分评估小组意见签字：审批意见签字：日期：表3：采购合同模板（简化版）合同编号：_________甲方（采购方）：_________签约人：_________联系方式：_________乙方（供应商）：_________签约人：_________联系方式：_________根据《_________民法典》及甲方采购需求，甲乙双方经平等协商，就采购事宜达成一致，特签订本合同：采购内容：物资/服务名称规格型号单位数量单价（元）总价（元）合计金额（大写）：_________________________质量标准：按甲方提供的技术参数或国家/行业标准执行，乙方需提供质量保证书。交付时间：_______年_______月_______日前交付至甲方指定地点（_________________）。验收方式：甲方按本手册“验收流程”组织验收，验收合格视为交付完成。付款方式：验收合格后_______日内，乙方向甲方提供合法结算凭证，甲方支付合同总额的_______%。违约责任：乙方逾期交付，每逾期1日按合同总额的0.5%支付违约金；甲方逾期付款，每逾期1日按应付未付金额的0.5%支付违约金。争议解决：协商不成，提交甲方所在地人民法院诉讼解决。其他：本合同一式两份，甲乙双方各执一份，自双方签字盖章之日起生效。甲方（盖章）：_________乙方（盖章）：_________法定代表人：_________法定代表人：_________日期：_______年_______月_______日日期：_______年_______月_______日表4：验收单验收单号验收日期年月日采购申请单号合同编号供应商名称物资名称规格型号应收数量实收数量验收结果□合格□不合格验收情况说明需求部门意见签字：日期：质检部门意见签字：日期：采购部意见签字：日期：处理结果（如不合格）□退换货□整改□折价接收供应商确认：日期：四、关键控制点与风险提示需求真实性控制：需求部门不得虚报、瞒报需求，采购部需定期抽查需求合理性，杜绝“为采购而采购”现象；供应商廉洁控制：采购人员不得接受供应商回扣、宴请等不正当利益，一经发觉按企业规章制度严肃处理；合同风险控制：