标准化采购申请单与审批流程模板

标准化采购申请单与审批流程模板一、采购申请单的应用场景与核心价值日常办公物资采购：如文具、耗材、设备配件等常规性采购；生产运营物资采购：如原材料、零部件、生产设备等与业务直接相关的采购；服务类采购：如咨询、维护、外包服务等非实物采购；固定资产采购：如电脑、办公家具、仪器设备等长期使用资产的采购。通过标准化申请单与审批流程，可实现采购需求的规范化提报、透明化审批及高效化执行，有效避免采购随意性、控制成本风险、提升跨部门协作效率，同时为后续采购审计与数据分析提供基础依据。二、标准化采购操作全流程指南步骤1：采购需求发起与确认操作主体：需求部门经办人（如行政专员、生产主管等）操作内容：需求部门明确采购物品/服务的名称、规格、数量、用途及期望到货时间，确认采购的必要性与合理性（如为重复性采购，需参考历史采购记录；为新需求，需附简要需求说明）。与采购部初步沟通采购可行性（如物品市场供应情况、预算匹配度），避免申请后因无法采购导致流程延误。注意事项：需求需符合公司年度/季度采购计划，若为计划外采购，需额外说明紧急原因或新增必要性。步骤2：填写标准化采购申请单操作主体：需求部门经办人操作内容：登录公司采购管理系统或纸质版《标准化采购申请单》（模板见第三章），逐项填写完整信息，保证：基本信息：申请部门、申请人、联系方式、申请日期、需求日期等无遗漏；采购明细：物品/服务名称、规格型号、单位、数量、预估单价、预估总价等准确清晰（规格型号需明确执行标准，如“A4纸80g/m²白色”）；用途说明：简要填写采购目的（如“替换报废打印机”“补充部门Q3季度办公用纸”）；预算来源：标注对应的项目编号或预算科目（如“行政办公经费-2024-”）。附件准备：根据采购类型补充必要材料，如：大额采购（如单笔超5万元）：需提供至少2家供应商的报价单或市场调研报告；定制化采购：需提供技术规格书或需求确认函；服务类采购：需提供服务范围说明、交付标准等。注意事项：预估单价需基于近期市场行情或历史采购数据，总价偏差超过20%时需重新核实；附件需与申请单一并提交，保证审批人可全面判断需求合理性。步骤3：部门内部审核操作主体：需求部门负责人（如部门经理、主管）操作内容：审核采购需求的真实性、必要性及与部门工作目标的关联性；核对采购明细的准确性（如数量、规格是否匹配实际需求）及预算是否在部门可用额度内；审核通过后，在申请单“部门审核”栏签字并注明日期，若审核不通过，需注明原因并退回经办人修改。注意事项：部门负责人需对审核结果负责，不得随意签字或推诿审核责任。步骤4：财务预算合规性审核操作主体：财务部审核专员操作内容：核对申请单的预算科目与公司年度预算是否匹配，确认预算额度是否充足；审核预估总价的计算准确性（如数量×单价是否正确）及成本合理性（如市场价格是否异常偏高）；若预算不足，需与需求部门沟通调整采购方案（如降低数量、更换替代品）或申请预算调整；审核通过后，在“财务审核”栏签字并注明日期，未通过则注明退回原因。注意事项：财务部需重点关注预算执行的合规性，避免超预算或无预算采购。步骤5：分级审批（根据采购金额）根据采购金额实行分级审批，保证审批权责匹配：小额采购（如单笔≤5000元）：由采购部经理审批，重点审核采购品类是否属于常规采购、供应商选择是否符合公司规定；中额采购（如5000元＜单笔≤50000元）：由分管副总（如运营副总）审批，重点审核采购的必要性及成本效益；大额采购（如单笔＞50000元）：由总经理审批，必要时提交总经理办公会集体审议，重点评估战略匹配度及投资回报。审批人需在“管理层审批”栏签署意见并注明日期，若审批不通过，需明确退回理由（如“超预算”“非必需采购”）。步骤6：采购执行与跟踪操作主体：采购部专员操作内容：收到审批通过的申请单后，1个工作日内启动采购流程：常规标准化物品：从合格供应商库中比价选择，优先签订长期框架协议供应商；定制化或特殊物品：组织3家及以上供应商竞价或招标，保证性价比最优；与供应商确认交货期、交付方式、付款条件等细节，签订采购合同（金额超2万元需签订正式合同）；实时跟踪采购进度，及时向需求部门反馈预计到货时间，若遇延迟需协调供应商给出明确解决方案。注意事项：采购部需严格执行公司供应商管理规定，禁止违规指定供应商或接受不正当利益。步骤7：验收与资料归档操作主体：需求部门经办人、采购部专员、财务部专员操作内容：物品验收：到货后，需求部门经办人对照申请单核对物品名称、规格、数量、质量等，确认无误后在《到货验收单》上签字；若存在不符（如型号错误、损坏），需拍照留证并联系采购部处理（如退换货、索赔）。付款申请：采购部凭审批通过的申请单、验收单、发票（或收款凭证）提交财务部付款，发票需与采购明细一致（如名称、金额、税号等）。资料归档：采购部将申请单、审批记录、报价单、合同、验收单、发票等资料整理成册，电子版存档至采购管理系统，纸质版保存期限不少于3年。注意事项：验收环节需由需求部门独立完成，采购部不得替代；发票需为合规增值税发票，避免接受不合规票据。三、标准化采购申请单模板标准化采购申请单申请编号（系统自动，如CG-2024-X）申请日期年月日申请部门申请人联系方式需求日期年月日一、采购明细序号物品/服务名称规格型号单位数量预估单价（元）预估总价（元）用途说明12……合计预估总价（元）（大写）_________________________（小写）¥___________二、预算信息预算科目：_________________________预算编号：_________________________预算余额：_________________________三、审批流程审核环节审核人职务审批意见签字日期部门审核部门负责人年月日财务审核财务部专员年月日采购部意见采购部经理年月日分级审批分管副总/总经理年月日四、附件清单（请勾选并注明附件名称，如：□报价单□技术规格书□市场调研报告□其他：_________）五、备注（其他需要说明的事项，如紧急采购说明、特殊要求等）_________________________申请人签字：_____________日期：年月日四、关键注意事项与风险提示信息完整性：申请单所有带“*”项为必填项，填写时不得漏填或错填，规格型号、用途说明需清晰具体，避免模糊表述（如“一批办公用品”）。预算刚性约束：无预算或超预算采购需提前履行预算调整流程，严禁“先采购后补预算”或拆分采购金额规避审批。紧急采购处理：如遇突发紧急需求（如生产设备故障需立即更换），需在申请单顶部标注“紧急”字样，同步邮件通知审批人加急处理，事后3个工作日内补全书面手续。供应商合规性：采购部需从公司《合格供应商名录》中选择供应商，名录外供应商需经过资质审核（如营业执照、相关资质证书）后方可合作。审批时效管理：各环节审批人需在1-2个工作日内完