企业行政合同管理审核标准流程

企业行政合同管理审核标准流程工具模板一、适用范围与业务场景本流程适用于企业内部各类行政类合同的审核与管理，包括但不限于：办公场地租赁合同、办公设备采购与维保合同、物业服务合同、会议及活动服务外包合同、咨询类服务合同、办公用品供应合同等。覆盖企业行政部门主导发起的合同需求，涉及行政部门、法务部门、财务部门、业务需求部门及企业高层管理者的协同工作场景，保证合同签订前的合规性、风险可控性及经济合理性。二、审核流程分步详解（一）合同发起与需求提报责任主体：业务需求部门（如行政部门、采购部门等）操作说明：需求部门根据业务需求（如新增办公场地租赁、年度设备维保等），与合同相对方进行初步沟通，明确合作意向、核心需求（如服务范围、价格区间、合作期限等）。需求部门填写《合同审批申请表》（模板见第三章），附上合作方初步资质材料（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明、相关资质证书等）、业务需求说明及预算依据，提交至行政部门负责人初审。行政部门负责人对需求的合理性（如是否符合企业年度行政规划、预算是否在可控范围内）进行审核，确认无误后启动合同起草流程。输出成果：《合同审批申请表》、合作方初步资质材料、需求说明及预算依据。（二）合同起草与内部评审责任主体：行政部门（起草）、法务部门（合规评审）、财务部门（财务条款评审）操作说明：合同起草：行政部门根据合作意向及需求说明，参考企业标准合同模板起草合同文本，明确合同主体信息（双方全称、统一社会信用代码、法定代表人等）、合作内容（服务范围、标准、交付要求等）、权利义务（双方责任、违约条款等）、价格条款（金额、支付方式、税率等）、合同期限（起止时间、续约条件等）、争议解决方式（仲裁/诉讼管辖地）等核心条款。内部评审：行政部门内部评审：重点核对合作内容是否与需求一致、条款表述是否清晰、数据（如数量、金额）是否准确，形成《合同评审记录（部门版）》。法务部门评审：审核合同主体合法性（如合作方是否为存续企业、授权代表是否有效）、条款合规性（如是否存在法律风险、是否符合《民法典》等法律法规要求）、违约责任及争议解决条款的合理性，出具《合同审核意见表》（法务部门意见）。财务部门评审：审核价格条款是否与预算一致、支付方式是否符合企业财务制度（如预付款比例、进度款节点、发票要求等）、成本效益是否合理，出具《合同审核意见表》（财务部门意见）。修订完善：行政部门根据法务、财务部门的评审意见，与合同相对方沟通修订合同文本，直至评审意见均落实完毕，形成最终版合同草案。输出成果：合同最终版草案、《合同审核意见表》（法务、财务部门）、《合同评审记录（部门版）》。（三）合同审批与授权责任主体：企业审批人（根据合同金额及重要性分级审批，如部门负责人→分管副总→总经理→董事会）操作说明：行政部门将最终版合同草案、全套审核材料（《合同审批申请表》《合同审核意见表》等）提交至对应层级的审批人。审批人根据合同金额、业务重要性及审核意见进行审批：金额较小（如≤5万元）且风险较低的合同，由部门负责人及分管副总审批；金额较大（如5万-50万元）或涉及重要资源的合同，由分管副总、总经理审批；金额重大（如≥50万元）或可能影响企业核心利益的合同，需提交总经理办公会或董事会审批。审批通过后，由法定代表人或其授权代表（需附《授权委托书》，模板见第三章）签署合同；审批未通过的，由行政部门根据意见退回需求部门或重新谈判。输出成果：审批通过的合同文本、《授权委托书》（如需）、审批记录。（四）合同签署与用印责任主体：行政部门（用印管理）、法务部门（监督签署）操作说明：行政部门核对审批通过的合同文本与最终版草案一致性，确认无误后，按企业《印章管理办法》申请合同用印。用印时需由法务部门或行政部门负责人现场监督，保证合同文本与审批材料一致，用印页为合同关键页（如首页、签字页、金额页等），每页加盖骑缝章（多页合同）。签署完成后，行政部门收回合同正本（一般为2-3份，双方各执一份，企业存档一份），并签署《合同签收记录》（模板见第三章）。输出成果：签署完成的合同正本、《合同签收记录》。（五）合同履行与归档责任主体：需求部门（履行跟踪）、行政部门（归档管理）操作说明：履行跟踪：需求部门负责合同履行过程中的进度监控（如服务交付质量、付款节点触发条件等），定期向行政部门及财务部门反馈履行情况；发觉对方违约或履行异常时，及时上报并启动应对措施（如协商、索赔等）。付款审核：财务部门根据合同约定的支付条款，审核需求部门提交的付款申请（附履行证明材料、发票等），按流程办理付款。归档管理：行政部门在合同签署后10个工作日内，将合同正本、审批材料、审核意见表、履行记录等整理成册，编号归档（档案编号规则：年份-部门-合同类型-序号），并录入《合同登记台账》（模板见第三章）；电子版同步存入企业合同管理系统，保证档案完整、可追溯。输出成果：《合同履行报告》（定期）、《合同登记台账》、合同档案（纸质+电子）。三、常用模板表格参考（一）合同审批申请表申请部门申请日期合同名称合同相对方合作内容简述合同金额（万元）合同期限预算依据附件清单（资质材料等）需求部门负责人意见签字：日期：行政部门初审意见签字：日期：法务部门审核意见签字：日期：财务部门审核意见签字：日期：审批人意见签字：日期：（二）合同审核意见表合同名称审核部门审核人审核日期审核要点具体意见（可勾选或填写）合同主体□资质齐全□授权有效□其他：____________合同条款□合法合规□表述清晰□权责对等□其他：____________价格/财务条款□符合预算□支付方式合理□发票要求明确□其他：____________风险提示□违约责任不明确□争议解决方式争议□其他：____________审核结论□同意□修改后同意□不同意（请注明理由）审核人签字（三）合同登记台账合同编号合同名称签署日期相对方名称金额（万元）合同期限履行状态（进行中/已完成/终止）归档日期存档位置（四）授权委托书委托人（企业全称）统一社会信用代码法定代表人受托人姓名职务授权事项授权范围□合同谈判□合同签署□其他：____________授权期限自_年_月_日至_年__月__日委托人（盖章）法定代表人（签字）：日期：四、关键风险控制要点（一）合同主体资格审查审查合作方营业执照、相关资质证书（如物业服务需有物业管理资质）原件或加盖公章的复印件，保证主体合法、存续有效；核实合作方授权代表身份及授权范围，避免无权代理风险；涉及特殊行业（如食品、医疗器械）的，需核查行业许可证件。（二）合同条款完整性审核保证合同包含核心要素：双方主体信息、合作内容与标准、权利义务、价格与支付、违约责任、争议解决、合同期限、保密条款（如涉及商业秘密）、不可抗力条款等；避免使用模糊表述（如“大概”“左右”），关键数据（金额、数量、时间）需准确无误。（三）合规性与法律风险防控法务部门需重点审核条款是否符合《民法典》《合同法》等法律法规，是否存在“霸王条款”；违约责任条款需明确、对等，避免单方面加重企业责任；争议解决方式优先约定企业所在地法院或仲裁机构管辖。（四）财务与预算管理合同金额不得超过预算额度，超预算需履行额外审批流程；支付方式与企业财务制度一致，预付款比例一般不超过30%，尾款需验收合格后支付；明确发票类型（如增值税专用发票）、开具时间及交付要求。（五）履行过程监控与档案管理需求部门定