采购竞争性谈判流程及档案范本

采购竞争性谈判流程及档案范本一、引言在政府采购与企业采购活动中，竞争性谈判凭借“程序灵活、效率优先、兼顾竞争”的特点，成为紧急项目、技术复杂项目或需求特殊项目的优选采购方式。规范的谈判流程与完善的档案管理，不仅是采购合规性的核心保障，更是应对审计、质疑投诉及后续项目复盘的关键支撑。本文结合《政府采购法》《政府采购非招标采购方式管理办法》等法规要求，系统梳理竞争性谈判全流程要点，并提供实用档案范本，助力采购从业者高效开展工作。二、竞争性谈判全流程详解（一）前期准备阶段1.项目立项与需求梳理采购人需结合项目特点（如紧急交付、技术方案需动态调整、供应商数量有限等），明确采用竞争性谈判的必要性。需求部门应联合技术、财务等团队，形成采购需求说明书，细化技术参数、商务条款（如交货期、付款方式、售后服务）、资格条件（如资质、业绩要求），避免需求模糊导致谈判偏差。2.采购方式审批依据单位内控制度或政府采购监管要求，履行采购方式审批手续。需提交《采购方式申请表》，说明采用竞争性谈判的理由（如“项目紧急，无法按招标流程耗时；技术方案需与供应商沟通优化”），经分管领导或采购监管部门审批后实施。（二）谈判启动与供应商邀请1.发布谈判公告/邀请书公开竞争性谈判：通过官方采购平台（如政府采购网、企业官网）发布竞争性谈判公告，内容包含项目名称、采购内容、供应商资格、响应文件提交截止时间/地点、谈判小组组成方式等。邀请式谈判：向3家以上符合资格的供应商发出谈判邀请书，注明项目概况、响应要求及谈判安排，确保邀请对象具有代表性（如行业内不同规模、不同地域的供应商）。2.组建谈判小组谈判小组由采购人代表和评审专家组成，总人数为3人以上单数。其中，专家人数不得少于小组总人数的2/3，且需从政府采购专家库或行业专家库中随机抽取（或直接确定，符合法规要求）。专家应具备项目相关专业背景（如货物采购选工程/技术专家，服务采购选管理/行业专家），且与供应商无利害关系。（三）响应文件接收与谈判实施1.响应文件提交供应商按要求提交响应文件（含报价、技术方案、资质证明、业绩案例、售后服务方案等），需密封并标注“响应文件”字样。采购人应在公告/邀请书约定的时间、地点接收文件，现场登记并由专人保管，避免提前拆封。2.谈判环节（多轮澄清与优化）谈判小组按“同标准、同程序”原则，与所有响应供应商分别谈判（避免供应商间串标）。谈判内容包括技术方案优化、商务条款调整（如报价、交货期、付款比例）、服务细节等。每轮谈判后，谈判小组应向供应商发出《谈判澄清/修改通知》，要求供应商在规定时间内以书面形式确认修改内容（如报价调整、方案优化），并作为响应文件的补充部分。*注意：谈判过程中，不得透露其他供应商的报价、技术方案等商业秘密；若实质性改变采购需求（如核心技术参数调整），需重新向所有供应商发出通知并重新谈判。*（四）成交供应商确定与合同签订1.最终报价与评审谈判结束后，谈判小组要求所有供应商在规定时间内提交最终报价（该报价为合同签订的依据，不得再更改）。小组结合供应商的响应文件、谈判记录、最终报价，按“质量和服务相等且报价最低”（或综合评分，依项目需求确定）的原则评审，形成评审报告，推荐成交候选人。2.成交公示与合同签订采购人在官方平台发布成交公告，公示成交供应商名称、报价、主要服务/货物内容，公示期不得少于1个工作日。公示无异议后，30日内与成交供应商签订采购合同，合同条款应与谈判结果、响应文件内容一致，明确双方权利义务（如履约保证金、验收标准、违约责任）。三、竞争性谈判档案管理要求与范本（一）档案管理核心要求1.归档范围：从项目立项到合同履行完毕的全流程文件，包括但不限于：前期文件：立项申请、采购需求说明书、采购方式审批表；谈判文件：谈判公告/邀请书、供应商响应文件（含报价、方案、资质）、谈判记录、澄清/修改通知、最终报价单；评审与成交文件：评审报告、成交公告、合同文本；履约文件：验收报告、付款凭证、争议处理记录（如质疑回复、投诉处理）。2.保存期限：政府采购项目档案保存期不少于15年，企业采购档案保存期依内部制度确定（通常不少于合同履行期+5年）。电子档案需备份，确保可检索、防篡改。（二）关键档案范本示例1.《竞争性谈判记录》（模板）谈判记录（第X轮）时间：XXXX年XX月XX日地点：XXX会议室谈判小组：采购人代表XXX（职务）、专家XXX（专业）、XXX（专业）供应商：A公司、B公司、C公司谈判内容：技术方案：针对XX参数，A公司提出XXX优化方案，B公司建议XXX，C公司承诺XXX；商务条款：A公司报价XXX，申请付款方式调整为XXX；B公司报价XXX，要求交货期延长至XXX；C公司报价XXX，提供XX免费服务；谈判小组意见：要求供应商于XX日前提交书面确认，明确技术方案细节及最终报价。记录人：XXX审核人：XXX2.《竞争性谈判评审报告》（模板）项目名称：XXX设备采购项目谈判小组组成：采购人代表1人，专家2人（专业：XX、XX）评审依据：响应文件、谈判记录、最终报价单评审过程：1.资格性审查：3家供应商均符合资格要求；2.符合性审查：A公司技术方案满足需求，B公司交货期偏离，C公司报价文件格式不规范（已澄清）；3.最终报价：A公司XXX元，B公司XXX元，C公司XXX元；评审结论：推荐成交供应商：C公司（报价最低，技术方案满足需求，服务承诺完整）；备选供应商：A公司（综合实力较强，报价次低）。谈判小组成员签字：XXX、XXX、XXX3.《竞争性谈判合同》（核心条款示例）合同编号：XXX-202X-XX甲方（采购人）：XXX单位乙方（成交供应商）：XXX公司标的内容：XXX设备（型号、参数见附件）价款与支付：总金额XXX元，预付款XX%（合同签订后XX日内），到货验收后付XX%，质保期满付XX%；履约期限：合同签订后XX日内交货，XX日内完成安装调试；验收标准：符合国家/行业标准及谈判约定的技术参数；违约责任：乙方逾期交货，每日按合同金额XX%支付违约金；甲方逾期付款，按LPR支付利息。四、注意事项与常见问题处理（一）合规性风险防控1.流程合规：严格遵循“3家以上供应商参与、谈判小组独立评审、最终报价唯一”原则，避免因供应商不足（如实际参与仅2家）导致流程无效。2.档案完整性：响应文件需加盖供应商公章，谈判记录需小组全员签字，合同条款与谈判结果一致，避免“阴阳合同”或口头约定。（二）常见问题应对1.供应商质疑/投诉：收到质疑后，7个工作日内书面答复（引用谈判记录、评审报告等档案作为依据）；若投诉至监管部门，配合提供全流程档案，证明程序合法。2.谈判小组履职风险：专家需签署《廉洁承诺书》，避免与供应商私下接触；采购人代表不得干预专家评审，确保“独立、客观、公正”