保密员岗位职责与工作流程手册

保密员岗位职责与工作流程手册一、前言本手册旨在明确保密员的核心职责与标准化工作流程，为单位保密管理工作提供清晰指引，助力保密员规范开展涉密事项管理、防范泄密风险，切实维护单位秘密安全与合法权益。二、岗位职责（一）保密管理体系建设1.制度建设：牵头制定单位保密管理制度、实施细则及操作规范，结合业务调整动态修订，确保制度覆盖涉密文件、信息系统、人员管理等全领域，且符合国家保密法律法规要求。2.密级管理：依据《中华人民共和国保守国家秘密法》及单位实际，对拟公开、流转的文件、项目资料等进行密级审核（含确定、变更、解除），建立密级台账并动态更新。（二）涉密文件全流程管控1.收发与流转：接收涉密文件时，核对文号、份数、密级，登记后移交至指定涉密存储区域，同步录入电子台账；发文时，审核内容合规性，按密级要求封装、标注，通过机要通道或指定载体传递，全程跟踪流转轨迹。2.存储与保管：涉密文件、载体（U盘、硬盘等）需存放于符合保密标准的保险柜/涉密存储设备，定期检查存储环境（防潮、防磁、防非法接入）；电子涉密文件需加密存储，设置访问权限，禁止与非涉密设备、网络交叉使用。3.销毁处置：对过期、失效的涉密文件，分类登记后，通过碎纸机粉碎（纸介质）或专业机构消磁/销毁（电子介质）处理，留存销毁记录并归档。（三）保密宣传与培训组织1.结合国家保密宣传周、单位业务特点，策划保密教育活动（如专题讲座、案例分享、线上课程），提升全员保密意识；2.针对新入职、涉密岗位人员，开展岗前保密培训，考核通过后方可上岗；定期组织在岗人员复训，更新保密知识储备。（四）保密监督与风险防控1.定期开展保密自查：检查涉密区域门禁、监控、存储设备运行情况，排查文件流转、信息发布中的泄密隐患；2.监督涉密人员行为：核查外出携带涉密载体、个人终端使用涉密信息等行为的合规性，对违规操作及时制止并上报；3.参与外部检查配合：对接上级保密部门、第三方审计机构的检查工作，提供真实完整的保密管理资料，落实整改要求。（五）泄密事件应急处置1.发现或接报泄密线索（如文件遗失、信息违规传播），立即启动应急预案：封存涉事载体、锁定传播路径，第一时间向单位保密领导小组及上级主管部门报告；2.配合调查取证，梳理事件经过、责任环节，提出整改与追责建议，形成《泄密事件处置报告》。三、工作流程规范（一）涉密文件处理流程（以收文为例）1.签收登记：收到涉密文件后，核对信封编号、密级标识，在《涉密文件收文登记簿》记录“来文单位、文号、密级、份数、签收人、时间”；2.初审与定密：会同业务部门初审内容，按规定确定（或调整）密级，标注“秘密/机密/绝密”及保密期限；3.分发与跟踪：根据文件要求，仅传递至具备知悉权限的涉密人员，同步登记传阅轨迹；定期检查文件归还情况，超期未还时提醒催办；4.归档与销毁：文件到期后，审核是否需延长保密期限，无需延长的按销毁流程处置；需归档的移交至单位档案室，标注密级后单独存放。（二）保密宣传教育流程1.需求调研：通过问卷、访谈了解不同岗位的保密知识薄弱点（如科研岗关注技术保密，行政岗关注文件流转）；2.方案策划：结合调研结果，制定培训计划（含主题、形式、时间、考核方式），报保密领导小组审批；3.实施与反馈：开展培训后，通过测试、座谈会收集效果反馈，优化后续教育内容；将培训记录（签到表、课件、考核结果）归档留存。（三）泄密事件处置流程1.初步响应：接报后1小时内到达现场，隔离涉事载体（如关闭电脑、收回文件），禁止无关人员接触；2.信息上报：2小时内向单位保密领导小组提交《泄密事件初步报告》，说明事件类型（文件遗失、网络泄露等）、涉及密级、可能影响范围；3.调查与整改：配合成立的调查组开展取证（如调取监控、询问当事人），5个工作日内完成原因分析，提出整改措施（如强化门禁管理、升级加密系统）；4.总结与归档：处置结束后，形成《泄密事件处置总结》，报上级部门备案；将处置过程中的文书、证据等归档，作为后续培训案例。四、保障与支持机制（一）资源保障1.单位应配置符合国家保密标准的设备（如涉密计算机、碎纸机、密码柜），定期维护更新；2.为保密员提供参加外部保密培训、研讨会的机会，拓宽行业视野。（二）考核与激励1.建立保密工作考核机制，将文件管理合规性、培训开展效果、泄密事件处置效率等纳入年度考核；