教师档案管理标准制度

教师档案管理标准制度一、制度制定背景与目的教师档案是记录教师职业发展全周期的核心载体，涵盖个人信息、教学实践、专业成长、考核评价等多维度内容，是学校人事管理、师资建设、教育决策的重要依据。为规范教师档案管理流程，保障档案的真实性、完整性、安全性与利用效率，依据《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》及教育行业档案管理规范，结合本校（或本区域）教师管理实际需求，制定本标准制度。二、档案管理基本原则（一）合法性原则档案管理全过程需符合国家法律法规与行业规范，归档材料的收集、整理、利用均需遵循《档案法》《个人信息保护法》等要求，严禁伪造、篡改档案内容，确保管理行为合法合规。（二）真实性原则档案内容需客观反映教师职业发展轨迹，所有归档材料（如学历证明、教学成果、考核结论等）应经审核验证，确保来源真实、内容准确，杜绝虚假材料入档。（三）完整性原则全面收集教师从入职到离职（或退休）全周期的档案材料，涵盖个人基本信息、教学科研、考核奖惩、培训发展等维度，确保“一人一档、一档完整”，避免关键材料缺失。（四）规范性原则档案整理需遵循统一标准，包括材料分类、编号规则、装订格式、电子档案元数据规范等，确保档案检索便捷、管理高效。（五）保密性原则严格保护教师个人隐私与敏感信息（如健康档案、未公开科研成果、学生评价原始数据等），档案利用需履行审批程序，严禁擅自泄露或违规使用档案内容。三、档案内容构成教师档案分为实体档案与电子档案（含数字化副本），内容涵盖以下类别：（一）个人基本信息类个人简历、入职登记表、离职（退休）审批表；学历、学位证书复印件（需与原件核对）、教育部学历认证报告；教师资格证书、专业技术资格（职称）证书及评审材料；身份证、户口本复印件（仅限户籍相关证明场景）；政治面貌材料（如入党/团志愿书、组织关系证明）。（二）教学工作类学期/学年教学计划、课程教案（含创新教学设计方案）；教学反思日志（每月至少1篇）、学生成绩分析报告（含期中/期末过程性评价）；听课评课记录（校内教研、外出观摩学习的听课笔记及评价反馈）；教学改革项目申报书、结项报告、教学成果获奖材料（如优质课、教学设计大赛奖项）；学生评教原始数据（匿名化处理后归档）、教学督导反馈报告。（三）科研与培训类科研项目申报书、立项通知书、研究报告、结题材料；公开发表的论文、著作（含ISBN/ISSN信息及检索证明）；专业培训证书（含继续教育、技能培训、学术会议等）；校本研修记录（含教研活动参与情况、校本课程开发材料）。（四）考核评价类年度考核表（含师德师风、教学业绩、科研成果等维度评价）；师德考核材料（含师德承诺书、师德师风评议记录、师德失范处理结果）；评优评先材料（如优秀教师、学科带头人评选申报表及审批文件）；职称评审申报材料（含评审表、业绩证明、专家评议意见）。（五）奖惩类奖励材料：荣誉证书、表彰文件（如校级及以上表彰）、奖金发放记录（脱敏处理）；处分材料：违规处理决定书、整改报告、复查结论（仅限有处分记录的教师）。（六）其他类健康体检报告（年度体检结果）；工会活动参与记录、社会服务证明（如支教、志愿活动）；劳动合同、聘用协议及变更记录；档案转递通知单、档案接收回执（调动或离职时使用）。四、档案管理流程（一）材料收集1.定期收集：每学期末集中收集教学类材料（含学期教案、教学计划、学生成绩分析报告等）；每年1月完成上一年度考核、培训、奖惩类材料的归档；职称评审工作结束后1个月内，同步收集并归档职称评审相关材料。2.即时收集：教师入职、离职、职称晋升、奖惩决定等事件发生后，7个工作日内完成材料收集与初审（初审需核对材料真实性、完整性）。3.补充收集：针对历史档案缺失的材料，由人事部门发函通知教师补充，限期30天提交，逾期未补需备注说明。（二）整理与归档1.分类排序：按“个人基本信息-教学工作-科研培训-考核评价-奖惩-其他”类别划分，每类内按时间倒序排列（最新材料在前）。2.编号装订：实体档案采用“年度-类别-序号”编号（如2024-JX-001，JX代表教学类），电子档案按相同规则建立文件夹结构，确保实体与电子档案编号一一对应。3.归档审核：整理完成后，由档案管理员与人事专员双人审核，签署《档案归档审核表》，确认无误后入档。（三）保管要求1.实体档案：档案室需满足“六防”要求（防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温），温度控制在14-24℃，湿度45%-60%；档案柜采用防磁、防潮材质，实体档案需装入无酸纸档案盒，每季度检查档案完好性，发现破损及时修复。2.电子档案：存储于学校专用服务器，采用“本地+云端”双备份（云端备份需加密），每月备份1次；电子档案需设置分级访问权限（如管理员、人事专员、教师本人），操作日志留存至少5年，确保可追溯。（四）利用与查阅1.内部利用：学校领导、人事部门因工作需要查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经部门负责人审批；教师本人查阅档案（如核对信息、补充材料），需持身份证办理，原则上在档案管理员陪同下查阅，严禁擅自涂改、抽取材料。2.外部利用：教育主管部门、审计机构等因公务需要调阅档案，需出具公函及经办人证件，经学校分管领导审批后，可提供复印件（加盖公章），严禁外借实体档案。（五）转递与销毁1.档案转递：教师调动（含离职）时，档案需密封包装，填写《档案转递通知单》，通过机要通道或专人送递，严禁个人自带档案；接收单位需在15个工作日内反馈《档案接收回执》。2.档案销毁：对保管期限届满的档案（如短期档案保管10年后），由档案鉴定小组（含人事、教学、纪检人员）进行鉴定，确认无保存价值后，填写《档案销毁清册》，经校长办公会审批；销毁需在指定场所进行，由2名以上监销人全程监督，销毁记录永久留存。五、保密与责任追究（一）保密范围教师个人隐私信息（如家庭住址、健康状况、收入情况）；未公开的科研成果、教学改革方案；学生评价原始数据、师德考核未公开结论；档案转递过程中的涉密信息（如机要通道编号）。（二）违规处理擅自泄露档案信息、违规提供档案材料的，视情节轻重给予警告、记过等行政处分；造成严重后果的（如教师名誉受损、学校声誉影响），依法追究法律责任；档案管理人员玩忽职守导致档案丢失、损毁的，调离岗位并承担赔偿责任，构成犯罪的移送司法机关。六、监督与考核（一）监督机制成立“教师档案管理监督小组”，由人事处、教务处、纪检室人员组成，每学期开展一次档案管理专项检查，内容包括：材料收集完整性（如是否存在漏档、缺档）；整理规范性（如分类是否清晰、编号是否准确）；保管安全性（如档案室环境、电子档案备份情况）；利用合规性（如查阅审批记录、外借登记情况）。（二）考核与奖惩将档案管理工作纳入部门绩效考核（人事处、教务处等），占比不低于5%；对档案管理规范、利用效率高的部门或个人，给予年度评优加分、专项奖励；对检查中发现的问题，限期15天整改，整改不力的扣减部门绩效分，约谈责任人。七、附则1.本制度自发布之日起施行，原